Automatische opmaak in de Outlook agenda
Inleiding
Categoriseren in Outlook is een erg handige functie om overzicht te houden in je agenda. Zie voor meer informatie daarover ook mijn artikel over Categoriseren in Outlook Categoriseren in de Outlook Agenda: Snel overzicht
In dit artikel gaat het erom dat je het opmaken en kleuren van afspraken in Outlook automatisch kan laten verlopen.
Stappen
- Ga naar de Agenda in Outlook.
- Klik met de rechtermuisknop op een willekeurige plek in de agendaweergave:
- Klik op Automatische opmaak...
- Dit venster verschijnt:
Voor mijn eigen privacy heb ik mijn automatische categorieën verborgen.
- In het scherm dat je voor je ziet staan waarschijnlijk nog geen categorieën. Dit is omdat er nog geen automatische categorieën zijn. Hier gaan we verandering in brengen. In dit voorbeeld ga ik de categorie Verjaardag aanmaken. Om dit te doen klik ik op Toevoegen.
Er verschijnt een naamloze categorie. Deze naam kan je onmiddellijk veranderen: hij staat geselecteerd. Ik typ hier Verjaardag. In het pijltje bij Kleur kies ik voor Geel.
- Nu moeten we een voorwaarde instellen. Een voorwaarde is een woord dat in het onderwerp moet zitten waardoor Outlook kan zien of het wel of niet een verjaardag is. Om de voorwaarde in te stellen klik op Voorwaarde....
Er verschijnt weer een nieuw scherm:
Bij Zoeken naar de tekst: typ ik: Verjaardag. Hiermee geef ik aan dat in het onderwerp van de afspraak Verjaardag moet zijn. Als Outlook dit constateert in de onderwerpregel dan wordt de afspraak automatisch geel gemaakt (of een andere gekozen kleur).
- Vul de voorwaarde(n) in voor de afspraak. Dit kunnen er meerdere zijn. Klik hierna op OK in het scherm Voorwaarden en vervolgens op OK in het scherm Automatische opmaak.
- Om te testen of de automatische opmaak werkt ga ik een verzonnen verjaardag invoegen. Het is wel nodig dat je verjaardag in de onderwerpregel typt.
Ik heb de in de afspraak Verjaardag Piet getypt. Outlook herkende Verjaardag in de onderwerpregel en maakte de afspraak automatisch geel.
Automatisch opmaken IS NIET categoriseren
Twee dingen die je niet moet verwarren zijn het automatisch opmaken (het automatisch een kleur geven van een afspraak) en het categoriseren. Bij categoriseren wordt er daadwerkelijk een soort label aan de afspraak meegegeven terwijl een afspraak bij Automatische opmaak alleen een kleur krijgt!
Extra aandachtspunt: Je kan categoriseren en Automatische opmaak samen gebruiken. Ik gebruik zelf de kleur Geel voor Werken. Als ik Werken in mijn agenda typ dan maakt Outlook de afspraak Geel. Mijn categorie-kleur voor Werken is ook geel. Pas op dat je kleuren niet door elkaar gaat halen!
Ook als video beschikbaar!
Om deze functie nog duidelijker te maken heb ik bij dit artikel ook een filmpje gemaakt: Youtube Filmpje. Hier zie je hoe ik daadwerkelijk de functie instel en gebruik. Reacties/verbeteringen zijn welkom!
Gerelateerd artikel
Dit artikel gaat over het categoriseren in Outlook: Categoriseren in de Outlook Agenda: Snel overzicht