Inleiding

Mijn eerste ervaring met een spreadsheet was Lotus1-2-3, voor de meeste mensen is dit een volkomen onbekend spreadsheet. Maar toen de eerste spreadsheets ontstonden was dit het belangrijke spreadsheet dat door veel bedrijven gebruikt werd. Tegenwoordig kent iedereen voornamelijk Microsoft Office Excel en sommige mensen zijn ook bekend met OpenOffice Calc of Google Docs Spreadsheet.

Een spreadsheet

Op zich lijkt een spreadsheet of in goed Nederlands een rekenblad doodeenvoudig. Je opent het programma en je krijgt een menu-, werk-, opmaakbalk en heel veel lege vakjes. Als je niet weet wat je daarmee moet dan zit je echt te kijken waar je moet beginnen. Sommige mensen adviseren dan om maar meteen te beginnen met je spreadsheet op te slaan. Andere zullen zeggen dat je gewoon meteen kunt beginnen. Als je met Google Docs werkt krijg je meteen nadat je het eerste vakje of cel hebt gevuld de melding dat je werkt in een niet opgeslagen spreadsheet.

Maar zo eenvoudig als een spreadsheet er uitziet, de menu- en werkbalken zien er niet veel anders uit dan in Microsoft Office Word of in OpenOffice Writer of iWorks Pages, zo ingewikkeld kun je het maken. Waar je in een tekstverwerker leuk een plaatje kunt invoegen of een link of een koppeling naar een database om een mailing te maken, daar kun je veel meer met een spreadsheet.

Zo kun je in een spreadsheet plaatjes opnemen en links en een koppeling naar een database. Maar je kunt ook zelf gegevens invoeren en dan ook nog van verschillende soorten. Je kunt kiezen uit tekst of alfa-numeriek zoals dat zo mooi heet in programmeursjargon. Je kunt er ook voor kiezen om getallen of de datum in te voeren. Vervolgens kun je die informatie ook nog eens een bepaalde opmaak meegeven en positie in de cel, maar ook bijvoorbeeld onveranderbaar maken.

Je kunt het eigenlijk bijna niet bedenken of het kan wel in een spreadsheet. Maar dan heb je ook nog eens verschillen tussen spreadsheets. Zo is het spreadsheet van Microsoft heel uitgebreidt wat betreft de mogelijke formules. Terwijl je in Google Docs koppelingen kunt maken naar databases van Google. In iWorks Numbers kun je weer verschillende soorten opmaken samenvoegen op een pagina. Maar wat ze allemaal kunnen is je cijfer informatie omzetten in grafieken. Heb je bijgehouden hoeveel bezoekers je per dag hebt, ze maken er allemaal een grafiek van. Het je bijgehouden wat het percentage rente is en hoeveel dat ieder jaar oplevert, je spreadsheet maakt er wel een grafiek van.Een spreadsheet is dus meer dan een soort groot kladblok met cellen waarin je gegevens stopt en waarmee je berekeningen kunt uitvoeren.

Truukjes

Zo kennen alle spreadsheet een aantal standaard truukjes. Je kunt ze bijvoorbeeld heel eenvoudig een oplopende reeks getallen laten creëren. Of je kunt ze in plaats van een som laten berekenen een aantal laten tellen. Verder kun je door de IF of Als formule te gebruiken je spreadsheet vreemde dingen laten doen als de ene cel wel met een uitkomst vullen maar de andere niet. Je kunt een spreadsheet laten zoeken in een verzameling getallen en de uitkomst daarvan weer gebruiken om een berekening uit te voeren. Als je het kunt bedenken en het bevat cijfers dan kun je het vaak wel realiseren met een spreadsheet. Wil je weten hoeveel dagen het geleden is dat je geboren bent, type je geboorte datum in in een spreadsheet, trek die datum af van vandaag en je weet hoeveel dagen het is. Je kunt het zelfs uitrekenen tot op de minuut of seconde precies afhankelijk van de instelling die je meegeeft.

Vanwege die trukjes is het spreadsheet ook zo gewaardeerd in de financiële wereld. Je kunt namelijk zelfs invoerschermen maken en vervolgens een uitvoerscherm creëren, zonder dat je daarvoor een programmeur moet inschakelen. Of zoals in Google Docs waarbij je een vragenformulier kunt maken dat je kunt verspreiden onder de mensen aan wie je een vraag wilt stellen. Vervolgens worden de antwoorden opgeslagen in een spreadsheet.

Waarschuwing

Je kunt dus nogal wat in een spreadsheet, zonder dat je nu meteen een programmeur hoeft te zijn. Het enige wat je moet hebben is fantasie en de tijd om uit te uitzoeken hoe je het kunt maken. Maar dat is ook meteen de tekortkoming van het spreadsheet. Omdat iedereen er mee kan werken, kan ook iedere sloddervos er mee aan de gang. Met als gevolg dat je over twee maanden of twee jaar niet meer weet hoe dat spreadsheet dat je had gemaakt ook al weer werkte. Net als met programmeren vraagt werken met een spreadsheet een grote mate van beheersing, maar vooral documentering. Want voor je het weet laat je je spreadsheet dingen doen, waarvan je naderhand niet meer weet hoe je dat voor elkaar gekregen hebt.