Wat zijn de voordelen van document management voor het MKB

Het verwerken van documenten binnen een organisatie kost geld. Er bestaan vele soorten documenten, zoals facturen, orderlijsten, pakbonnen en salarisstroken. Het maken en verwerken van een document kan volgens experts wel tot tien euro per stuk kosten. Deze experts schatten dat dagelijks in Nederland 4 miljoen facturen, pakbonnen, salaris stroken etc. worden gemaakt. Door deze stroom documenten te automatiseren is geld te besparen. Gelet op de omvang van de markt gaat het (met 40 miljoen per dag) dus om grote belangen.

Document management is een middel om bedrijfsdocumenten te volgen van creatie tot verwerking. Dat lijkt logisch, maar is het niet. Het goed managen van deze documenten kan de steeds groeiende informatiestroom beheersbaar houden. Op de markt zijn hiervoor verschillende aanbieders die complete oplossingen bieden. Voor het MKB zijn er zelfs mogelijkheden om deze oplossingen als SaaS dienst af te nemen. De afkorting Saas staat Software as a service. Voordeel van SaaS is dat er niet vooraf geïnvesteerd hoeft te worden in hardware, opslag en beheer. Hieronder volgt een beknopt overzicht met alle overige voordelen helder op een rij.

iDocLogicx

Alle organisaties van groot tot klein in alle branches hebben dagelijks met documenten te maken. Bijna elke kantoor medewerker heeft een computer met Microsoft Office tot zijn of haar beschikking en creëert, verstuurt, leest en verwerkt dagelijks correspondentie, rapporten, presentaties en andere documenten. Dit kost veel tijd en dus geld.

iDocLogicx™ is een generieke oplossing voor het automatiseren van alle Office sjablonen. Met iDocLogicx™ worden alle documenten voorzien van invulschermen en business rules, (ook wel conditionele documenten genoemd). De toepassing van de huisstijl kan met iDocLogicx™ centraal worden geregeld. Hierdoor verminderen de onderhoudskosten voor de bedrijfssjablonen. Afdelingen kunnen hun individuele documenten en teksten decentraal kunnen onderhouden. Altijd gegarandeerd conform de huisstijl. iDocLogicx™ kan worden geïntegreerd met de bestaande applicaties en databases. Gegevens hoeven niet meer te worden overgetypt, want iDocLogicx™ haalt data op uit tientallen verschillende database systemen en andere gegevensbronnen.

Xerox Docushare

Met de Xerox DocuShare connector kan iDocLogicx gemakkelijk integreren met Xerox DocuShare. Dit heeft als voordeel dat documenten direct nadat ze zijn aangemaakt automatisch op de juiste plek in Xerox DocuShare opgeslagen worden. De plaats van een document kan op veel verschillende manieren worden bepaald, bijvoorbeeld aan de hand van het onderwerp (type document, zoals factuur, offerte, contract, enz.), de afdeling, de auteur, bedrijfsonderdeel, enzovoorts.

Met Xerox DocuShare wordt de kans op fouten verminderd bij opslag en archiveren, zodat informatie achteraf gemakkelijker terug te vinden. Met de Microsoft SharePoint connector kunt u iDocLogicx gemakkelijk integreren met Microsoft SharePoint. Alle genoemde oplossingen zijn geschikt voor Microsoft Office 97, 2000, XP, 2003 en 2007.

Conclusie over document management

De concurrentie in deze markt is groot. Aangenomen dat de schattingen van experts kloppen over het huidige marktvolume, is dat begrijpelijk.

Links naar document management

Meer over Docushare op www.xerox.com en

www.idoclogicx.com

Andere links naar oplossingen voor het MKB

Er zijn vele slimme oplossingen voor het MKB. Er zijn verschillende oplossingen voor andere vormen van ct dienstverlening.