Hoe schrijf ik een zakelijke brief

Inleiding

Een groot deel van de zakelijke contacten binnen een bedrijf, verloopt tegenwoordig nog steeds via de zakenbrief. De afgelopen 10 jaar zijn er miljarden zakenbrieven verzonden via TNT Post binnen Nederland. Dit ondanks de enorme toename van het gebruik van de telefoon, fax en email. Hoe kun je zelf een zakelijke brief schrijven? Dat lees je in dit artikel.

Lay-out

In tegenstelling tot vroeger, toen er nog echt strikte regels golden voor de indeling van brieven, is er tegenwoordig meer vrijheid op dit gebied. De Hollandse en de Amerikaanse briefindeling zijn de twee meest gebruikte lay-outs. Hierop treffen we tegenwoordig vele varianten aan. Toch is er één variant die het meest wordt gebruikt, namelijk de Amerikaanse indeling nieuwe stijl. Deze vorm heeft 3 kenmerkende eigenschappen:

de onderdelen beginnen in dezelfde positie aan de linkerkant
de alinea's worden gescheiden door een witregel
de volgorde van de onderdelen ligt vast

De volgorde van deze onderdelen kan bijvoorbeeld zijn:

afzender
geadresseerde
plaats en datum
referentieregel(s)
aanhef
brieftekst
slotformule
ondertekening
bijlagen
kopie

Briefconventies

Er bestaan geen vaste regels voor het schrijven van een brief. Er wordt volgens de briefconventie getoetst wat het taalgebruik en de lay-out van een brief moeten zijn. Een briefconventie is afhankelijk van de gebruiken en de etiquette van een bepaalde tijd. Vanwege twee oorzaken zijn er in Nederland de laatste jaren veel conventies veranderd. De eerste oorzaak is, dat de omgang met elkaar in het bedrijfsleven en bij de overheid minder formeel is geworden. Dit heeft een grote invloed op de aanspreekvorm en de toon en stijl van het taalgebruik in de brief. De tweede oorzaak is, dat het bedrijfsleven en de overheid tegenwoordig niet meer alleen uit mannen bestaan. Werd zo'n 10 jaar geleden nog Mijne Heren als aanhef aanbevolen, tegenwoordig kan dit echt niet meer.

De vaste onderdelen van een zakelijke brief

De adressering

Deze bestaat uit:

de naam van de organisatie waar de brief voor bestemd is, letterlijk overgenomen dus compleet met hoofdletters en leestekens.
t.a.v. dit betekent ter attentie van, hierachter komt de naamsvermelding.
het adres, bij voorkeur met postbusnummer
de postcode en plaatsnaam

De plaats en datum

De datum wordt voluit vermeld, dus bijvoorbeeld 12 juni 2009, hierachter hoeft geen punt komen te staan. Als de plaatsnaam al in het briefhoofd wordt vermeld, dan hoeft deze niet ook nog eens voor de datum te komen. Anders dus wel.

De referentieregels

Deze bestaan uit:

uw kenmerk, meestal een combinatie van cijfers en letters
uw kenmerk, ook een letter- cijfercombinatie
de datum
behandeld door, degene die verantwoordelijk is voor de inhoud van de brief
het doorkiesnummer
betreft of onderwerp, een korte aanduiding van het onderwerp van de brief

Aanhef

De keuzemogelijkheden voor de aanhef, waarin de lezer van de brief wordt aangesproken:

geachte dames en heren,
Geachte heer, mevrouw (Geachte heer/mevrouw wordt niet meer gedaan
Geachte heer... (naam),
Geachte mevrouw... (naam),

De aanhef wordt altijd afgesloten met een komma.

Beginzinnen

Vaak worden nog ouderwetse en deftige formuleringen gebruikt aan het begin en eind van een brief. Deze zinnen horen niet meer thuis in de moderne zakelijke brief. Voorbeelden hiervan zijn:

Naar aanleiding van uw schrijven...
Hierbij zend ik u...
Onder referte...
Hierbij delen wij u mede...
Ingesloten vind u...
Langs deze weg...
In vervolg op...
Middels deze brief...
Bijgaand zenden wij u...
In aansluiting op...
Naar aanleiding van onze telefonische afspraak
Hierbij wil u mededelen...

Beter kun je beginzinnen gebruiken zoals:

Voor de bepaling van tijd

Gisteren...
Vorige week...
In het telefoongesprek van...
Tijdens de vergadering van...
Vanmorgen hebt u mij gevraagd

Voor de bepaling van plaats

In uw brief van...
In de krant van...
In de notulen van...

Graag

Graag informeren wij u over...
Graag nodigen wij u uit...

U/Uw

U weet dat ons bureau...
U hebt mij gevraagd...

Zoals

Zoals afgesproken...
Zoals beloofd...

Overige bepalingen

Hartelijk gefeliciteerd...
Met veel plezier/genoegen...

"Verhaaltje"

Het komt in de praktijk maar al te vaak voor..
Recente berichten in de pers...
Wij hebben goed nieuws voor alle medewerkers...

Slotzinnen

Een brief afsluiten met een prachte, formele volzin hoeft tegenwoordig ook niet meer. Denk hierbij aan zinnen als:

Hopende u hiermee van dienst te zijn geweest,
Inmiddels verblijven wij,
In de hoop spoedig van u te vernemen,
Ik zie uw reactie gaarne tegemoet,
In afwachting van uw spoedige reactie,
Omgaande uw antwoord tegemoet ziende,

Als in de brief het onderwerp goed is verwoord, dan is dit ook voldoende en zijn deze beleefdheidsformules ook niet meer nodig. Als je reële informatie geeft dan kun je wel een slotzin gebruiken, zoals:

Hebt u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met...
Wilt u meer informatie...

Als afsluiting van een brief wordt door de meeste organisaties tegenwoordig gekozen voor Met vriendelijke groet, of in een zeer formele brief met Hoogachtend.

De ondertekening

De ondertekening komt onder de slotformule te staan. Dit is een handtekening en daaronder vaak de naam van het bedrijf en in de meeste gevallen ook de naam van de ondertekenaar. Als iemand anders de brief ondertekend, bij afwezigheid van de briefschrijver, dan wordt er b.a. (bij afwezigheid) of i.o. (in opdracht) bij vermeld. Soms staat de functie van de ondertekenaar achter of onder de naam vermeld. Hou er rekening mee, dat er genoeg ruimte is om de handtekening te plaatsen, zodat deze niet over de naam van het bedrijf en/of de ondertekenaar zal worden geschreven.

Kopie en bijlage

Onder aan de brief, dus onder de ondertekening, wordt aangegeven of de brief kopieën en/of bijlagen bevat. Dit kan op verschillende mogelijkheden. Voorbeelden hiervan zijn:

C.C.: Bijlage
c.c.: Bijlagen
Kopie aan: Bijlage: +aantal(=1)
Kopie: Bijlagen + aantal(=1)
Afschrift aan: Bijlage + naamsvermelding
(alfabetische volgorde): Bijlagen: + aantal

De vervolgbladen

Meestal zijn bedrijven in het bezit van speciaal voorgedrukte vervolgbladen. Deze bevat meestal een beknopt briefhoofd. Als er geen voorgedrukt vervolgblad beschikbaar is, dan kunnen de volgende gegevens bovenaan op een blanco bladzijde worden getypt:

de naam van de geadresseerde, met of zonder plaatsnaam en adres
ons/uw kenmerk
de datum
het nummer van de bladzijde

Op het eerste blad kan met een cijfer of een speciaal teken worden aangegeven, dat de brief bestaat uit meerdere bladen.

De structuur

De structuur is bepalend voor de leesbaarheid van de brief. Hiermee wordt bedoelt, of de inhoud van de brief op de juiste manier wordt overgebracht. Dus of de lezer begrijpt waar de tekst over gaat. De structuur geef je aan de brief door de indeling en opbouw van de onderdelen in een bepaalde volgorde te zetten. Dit kan bijvoorbeeld zijn:

Inleiding: met een onderwerp, aanleiding en een doel
Kern: een hoofdthema, uitgesplitst in deelthema's
Slot: samenvatting, actie en informatie

De structuur kan het beste vooraf bepaald worden, aangezien deze heel belangrijk voor de brief om verwarring en/of misverstanden te voorkomen. In korte, eenvoudige brieven wordt de kern vaak in de eerste alinea vermeld. Voor "moeilijke" brieven wordt vaak begonnen met een inleiding in de eerste alinea. De alinea begint met een zin waarin staat waar de alinea over gaat. Een alinea bestaat nooit uit maar één zin. Wél kan als afsluiting of inleiding worden gekozen voor maar één zin.