Hoe is een zakelijke brief opgebouwd

Inleiding

Als je een zakelijke brief schrijft, wil je natuurlijk dat deze brief er goed uit ziet en goed overkomt op de ontvanger. Om dit te bereiken moet een zakelijke brief aan een bepaalde, vaste opbouw voldoen. Zo begint een brief altijd met een briefhoofd en eindigt deze met een ondertekening en eventuele bijlagen. Een zakelijke brief schrijven is dus niet zo makkelijk. Maar hoe is een zakelijke brief opgebouwd en welke punten moeten er zeker in voor komen? Waar moet je rekening mee houden bij het schrijven van een zakelijke brief?

Informatie boven de brief

Voordat je daadwerkelijk begint met het schrijven van een zakelijke brief, moet je er eerst een aantal gegevens op vermelden. Een zakelijke brief begint altijd met een briefhoofd. Dit briefhoofd bevat te allen tijde de naam van het bedrijf, de instelling of de afzender en het adres.

Wanneer je deze gegevens hebt genoteerd, is het belangrijk om de geadresseerde op de brief te zetten. Zowel op de envelop als in de brief staat de geadresseerde. Wees in de adressering zo volledig en precies mogelijk. Noem bijvoorbeeld niet alleen de naam van het bedrijf, maar ook de afdeling en de naam van de ontvanger. Je kunt hierbij de afkorting t.a.v. gebruiken, dat betekent ‘ter attentie van’. Zo richt je de brief aan één persoon binnen een afdeling of bedrijf. Ook moet je er rekening mee houden tussen de vier cijfers van de postcode en de twee letters één spatie te zetten. Tussen de letters en de plaatsnaam zet je vervolgens twee spaties. Dit ziet er als volgt uit:

Bevers BV

t.a.v. de heer B. Bever

Waterdamstraat 1

1234 AB  Beverdijk 

Nu is het tijd voor de plaats en datum. Voor de ontvanger is het belangrijk om te weten wanneer de brief is geschreven. In een reactie op een brief wordt dan ook vaak verwezen naar de datum waarop deze brief is ontvangen (‘Na aanleiding van uw brief die ik ontvangen heb op 01-01-’13 wil ik u melden...’). Eerst schrijf je de plaatsnaam voluit. Vervolgens zet je een komma en noteer je de dag (in cijfers), de maand (in letters) en het jaar (wederom in cijfers). Dit ziet er als volgt uit:

Amsterdam, 4 februari 2013

Vervolgens is het belangrijk om de lezer kort en bondig te vertellen waar de brief over gaat. Dit doe je met het woordje ‘Betreft’. Achter ‘Betreft’ staat een dubbele punt met daarachter het onderwerp van de brief. Probeer dit onderwerp zo kort mogelijke te noteren, in enkele woorden. Vaak wordt er nog niet eens een persoonsvorm gebruikt. Denk eraan dat je het onderwerp met een kleine letter begint, bijvoorbeeld:

Betreft: declaratie waterschade 

De aanhef en inleiding 

Nu je het voorbereidende werk hebt gedaan, is het tijd om echt te beginnen met je brief. De brief begint natuurlijk met een aanhef. Wees zorgvuldig bij het aanspreken van de geadresseerde. Wanneer je een naam noteert, controleer dan of deze helemaal correct gespeld is. Sluit je aanhef af met een komma. De aanduiding waarmee je iemand aanspreekt (mevrouw, meneer, heer) schrijf je niet met een hoofdletter. Er zijn verschillende manieren om je geadresseerde aan te spreken. Wanneer je naar een bedrijf schrijft, kan je de volgende aanheffen gebruiken:

• Geachte dames en heren,
• Geachte directie,
• Geacht bestuur,

Wanneer je aan personen in een bedrijf schrijft waarvan je de naam en het geslacht weet, zijn de volgende zinnen een mogelijkheid: 

• Geachte mevrouw In het Rood,
• Geachte heer Brekelmans, 

Wanneer je het geslacht of de naam van de geadresseerde niet weet, kan je de volgende constructies gebruiken:

• Geachte mevrouw, geachte heer, 
• Geachte meneer/mevrouw, 

Bij het schrijven van een aanhef is het belangrijk dat je voorzetsels bij namen altijd voluit schrijft. Gebruik dus geen afkortingen zoals v.d. (van de). Ook mag je geen voornaam of voorletters gebruiken in de aanhef, gebruik slechts de achternaam. Wanneer deze begint met een voorvoegsel, dan schrijf je dit voorvoegsel met een hoofdletter.

Wanneer je de juiste aanhef hebt gekozen, kan het schrijven pas echt beginnen. Hoewel de aanhef eindigt met een komma, begint de eerste alinea, in tegenstelling tot  bij vele andere talen, met een hoofdletter. Alle nieuwe alinea’s beginnen tegen de linkerkantlijn aan. Laat een alinea dus niet inspringen. Het is niet zo mooi en zelfs onbeleefd om een zakelijke brief met “ik” te beginnen, probeer dit daarom ook te  vermijden. In de rest van de brief mag je een zin wel met “ik” beginnen. Je kunt het gebruiken van “ik” voorkomen, door een van de volgende constructies te gebruiken: 

• Naar aanleiding van uw brief...
• Graag zou ik...
• Hierbij wil ik u feliciteren met...
• Op 2 februari jl. heb ik van u...

Het middenstuk

In de alinea’s van het middenstuk worden de deelonderwerpen van de zakelijke brief uitgewerkt. Gebruik voor elk deelonderwerp een nieuwe alinea. Laat tussen twee alinea’s een witregel staan en probeer met signaalwoorden te werken om je brief structuur te geven. Ben niet te langdradig en probeer de brief zo kort mogelijk te houden. Kwantiteit is geen kwaliteit. Bij een zakelijke brief is het belangrijk dat je kort en bondig blijft.  Het middenstuk heeft verder geen vaste indeling waar je je aan moet houden bij het schrijven. 

De afsluiting en bijlagen

In de laatste alinea staat nog een keer expliciet de bedoeling van de brief vermeldt. Ook vermeld je precies wat je verwacht van de ontvanger: welke acties deze moet ondernemen of welke manier van antwoorden je verwacht. Daarna is het tijd voor een afronding. Vaak worden hiervoor bepaalde standaardzinnen gebruikt, zoals:

• Alvast vriendelijk bedankt voor uw medewerking.
• Ik zie uw reactie met interesse/belangstelling tegemoet.

Nu is het tijd voor de afsluiting. Ook bij een afsluiting worden vaak formele standaardzinnen gebruikt. De meest voorkomende zijn: 

• Hoogachtend,
• Met vriendelijke groet,

De eerste afsluiting is hierbij formeler dan de tweede afsluiting. Let erop dat de aanhef en de afsluiting van je brief goed bij elkaar passen. Begint je brief bijvoorbeeld met ‘Geachte directie,’ dan is het ongepast om af te sluiten met ‘Groetjes,’.  Na de afsluiting volgt altijd een komma.

Hierna volgt de ondertekening van de brief. Door een handtekening onder de brief te zetten krijgt deze rechtsgeldigheid. Als je een brief schrijft namens een bepaald bedrijf, noem je eerst de bedrijfsnaam en daarna pas de handtekening. Onder de handtekening staat de naam van de afzender geschreven met eventueel een functievermelding.

Het kan voor komen dat je ook een bijlage bij de zakelijke brief wil stoppen, zoals een curriculum vitae (CV) of aansprakelijkheidsverzekering. Deze bijlagen noem je onderaan in de brief. Nummer de bijlagen, zodat het duidelijk is welke bijlage wat voorstelt. Stuur nooit de originele bestanden mee, maar maak altijd een kopie. 

Conclusie

Bij het schrijven van een zakelijke brief wordt een bepaalde opbouw gevolgd. Een zakelijke brief begint altijd met een briefhoofd, waarin het adres en de naam van de afzender genoemd worden. Vervolgens volgen achter elkaar het adres van de geadresseerde, de plaats en datum en het kopje ‘betreft’. Na deze voorbereidingen is het tijd om de echte brief te schrijven. Een brief begint altijd met een passende aanhef. Bedenk goed aan wie je de brief schrijft en wat je over de ontvanger weet, pas je aanhef daarop aan. Na de aanhef volgt de eerste alinea, de inleiding. Begin de inleiding met een hoofdletter en nooit met het woordje “ik”, want dat is onbeleefd. In het middenstuk werk je het onderwerp in kleine deelonderwerpen uit. Begin bij ieder deelonderwerp een nieuwe alinea en gebruik witregels. Houd het middenstuk kort en bondig. In de laatste alinea vermeld je nog een keer expliciet het doel van de brief en sluit op een gepaste manier af. Voeg daarna nog een ondertekening en eventuele bijlagen toe en je hebt een duidelijke, zakelijke brief geschreven! 

Bron afbeelding: factuurstart.net