Wat zijn belangrijke punten van een formele brief

Inleiding

Formele brieven worden voornamelijk geschreven door bedrijven en instellingen. Ze zijn vaak ook gericht aan deze instanties. In een formele brief is het niet de bedoeling een person met ‘je’ aan te spreken, maar juist met ‘u’. De toon en de omgangsvormen van een formele brief zijn anders dan die van een persoonlijke brief. Er zijn een paar belangrijke aspecten waarmee je rekening moet houden. Dit betreft zowel de inhoud als de opmaak van een brief. Maar wat zijn eigenlijk de belangrijke punten van een formele brief?

Inhoud van de brief

Een zakelijke brief wordt meestal gebaseerd op vijf kernpunten. De brief moet allereerst duidelijk zijn. Bedenk voordat je een formele brief schrijft wat je met de brief wil bereiken. Bedenk ook welke informatie de lezer van de brief nodig heeft om dit doel te bereiken. Gebruik niet meer informatie dan nodig is. Op deze manier houd je de brief efficiënt. Een zakelijke brief moet niet langer zijn dan één A4-tje tekst. Is dit wel het geval, dan is de zakelijke brief vaak te langdradig. Kijk op dat moment waar je in moet korten. Ook moet een brief gericht zijn aan de juiste persoon. Bedenk voor dat je de brief schrijft wie de ontvanger is en welke rol of functie hij/zij heeft. Schrijf je brief ook echt aan deze persoon. Zodra je namelijk weet aan wie je schrijft, kan je informatie weglaten die de persoon al weet (of hoort te weten) en kan je informatie toevoegen die de persoon waarschijnlijk nog niet weet. Bedenk je ook goed wat het belang van de ontvanger in de betreffende zaak of kwestie is.

Verder is het belangrijk dat een brief aantrekkelijk is om te lezen. De toon van je brief is afhankelijk van het doel van de brief en wie de ontvanger is. Er zijn voor elke zakelijke brief echter enkele punten waarmee je altijd rekening moet houden. Zo moet je altijd beleefdheid en respect hebben voor je lezer. Ook moet je in eerste instantie zo neutraal mogelijk proberen te blijven. Zelfs wanneer het om een klacht of probleem gaat. Met vijandelijkheid los je doorgaans niet op, maar door respectvol te zijn krijg je ook (vaak) respect terug. Verder moet je je formulering zorgvuldig kiezen. Maak geen onnodige taal- of spelfouten. Laat moeilijke constructies waarvan je niet zeker weet hoe je ze schrijft achterwege. Een goed verzorgde brief en correct geschreven brief zonder fouten komt overtuigender over dan een brief die vol spelfouten staat.

Opbouw van de brief

Een formele brief heeft een vaste opbouw en bevat minstens drie alinea’s: de inleiding, het middenstuk (de kern) en het slot. Een inleiding van een zakelijk brief maakt direct duidelijk wat de aanleiding van het schrijven van de brief is. Ga dus nergens om heen draaien, maar zeg direct waar het op staat. Als je bijvoorbeeld een klacht in wilt dienen of een afspraak wilt maken, zeg dit dan in de inleiding zodat de ontvanger weet waar hij aan toe is.

Het middenstuk is inhoudelijk het belangrijkste gedeelte van een zakelijke brief. In één of meerdere alinea’s moet je uitleg of toelichting geven bij het onderwerp. De alinea’s van een formele brief zijn vaak kort en zakelijk. Sommige alinea’s zijn zelfs maar één zin lang! Geef geen ellelange uitleg over een onderwerp als je hetzelfde ook in één of twee zinnen kan zetten. Door je informatie kort en bondig te houden komt het beter over en zal de ontvanger de brief ook met meer aandacht lezen.

In het slot maak je het doel van de brief nog een keer duidelijk en stip je alle belangrijke punten uit je brief nogmaals aan. Vervolgens is het de bedoeling dat je de ontvanger duidelijk maakt wat je precies van hem verwacht na het lezen van de brief. Wil je dat de ontvanger contact met je op neemt? Geef dit dan duidelijk aan. Wanneer je niet duidelijk bent in je bedoelingen, zal de actie ook minder snel uitgevoerd worden. Duidelijkheid speelt een sleutelrol bij het schrijven van een formele brief.

Briefindeling

Er zijn ook nog een aantal punten waaraan een zakelijke brief met voldoen qua briefindeling. Wanneer de ontvanger de brief voor zijn neus krijgt, moet in een oogopslag duidelijk worden:

Wie de brief geschreven heeft, je zet je eigen naam dus duidelijk (bovenaan) in de brief.
Wanneer de brief geschreven, vermeldt de datum expliciet.
Wie de geadresseerde is.
Waarover de brief gaat, vaak wordt hiervoor het kopje ‘Betreft’ boven aan een brief gebruikt. Je schrijft dan in één bondige zin of woordgroep op waar de brief over gaat.

De onderdelen op een brief staan ook op vaste plaatsen. Tussen de alinea’s staat een witregel. Ook moet er rekening gehouden worden met de marges: zowel aan de linker- als rechterkant van de brief is een ruime marge. Zo kan de ontvanger aantekeningen maken, mocht dit nodig zijn. De adresgegevens staan altijd bovenaan de brief, daaronder staat de datum, vervolgens het kopje “Betreft” en daarna begin je met de aanhef.

Conclusie

Een formele brief schrijven is niet makkelijk. Er moet rekening gehouden worden met verschillende punten. Inhoudelijk moet een formele brief voldoen aan vijf kernpunten. De brief moet namelijk duidelijk en efficiënt zijn. Ook moet de brief gericht zijn aan de juiste person en aantrekkelijk geschreven. Als laatste is het natuurlijk belangrijk dat je correct spelt. Een formele brief heeft een driedeling: inleiding-kern-slot. De gehele brief bestaat uit minstens 3 alinea’s. Deze alinea’s hoeven niet lang te zijn. Ook moet in één oogopslag duidelijk worden wie de brief geschreven heeft, wanneer deze geschreven is, aan wie de brief geschreven is en waarover deze gaat. Door de brief kort en overzichtelijk te houden is deze het beste leesbaar.

Bron afbeelding: factuurstart.net