Wat zijn de nieuwe regels voor incassokosten
Inleiding
Incassokosten worden ook wel buitengerechtelijke kosten genoemd. Er bestaat bij de meeste mensen veel onduidelijkheid over de rechtmatigheid van deze kosten en de hoogte ervan. In dit artikel wordt aan de orde gesteld welke regels er gelden inzake die kosten. Deze materie is vooral interessant voor personen en bedrijven die regelmatig te maken hebben met openstaande facturen/vorderingen. Vanwege een wetswijziging zijn er op dit moment twee clusters aan regels: het ene heeft betrekking op vorderingen waarbij de debiteur in verzuim is geraakt voor 1 juli 2012 (het oude regime) en het andere heeft betrekking op vorderingen waarbij de debiteur na die datum in verzuim is geraakt (het nieuwe regime). Het oude regime zal met het verstrijken van de tijd steeds minder van belang worden, aangezien er steeds minder incassozaken komen waarbij het verzuim intrad voor 1 juli 2012.
Eerst zal nog even kort het oude regime besproken worden en aangegeven worden voor welke situatie dat nog geldt. Vervolgens wordt het nieuwe regime uitgebreid uiteengezet.
Kern/onderwerp (beschrijven in je eigen woorden)
Het oude regime
Voor vorderingen waarbij de debiteur in verzuim is geraakt voor 1 juli 2012 gelden de oude regels inzake toewijzing door de rechter van incassokosten nog. In het kort komen die hierop neer dat ingevolge het zogenoemde Rapport Voorwerk II van de rechterlijke macht, toewijzing van incassokosten door de rechter alleen kan plaatsvinden als sprake is van een combinatie van twee of meer van de volgende werkzaamheden: het sturen van schriftelijke aanmaningen, het treffen van een betalingsregeling en het voeren van schikkingsonderhandelingen. Het alleen sturen van aanmaningen is niet voldoende. Als echter na bemoeiing van de incassogemachtigde de hoofdsom geheel of grotendeels wordt betaald, geldt het criterium inzake de combinatie van werkzaamheden echter in beginsel niet en worden, als gedagvaard wordt voor alleen incassokosten (en eventueel rente), de incassokosten toegewezen als gevolg van een (grotendeels) geslaagde incasso. In dat geval geldt Rapport Voorwerk II niet. Dat rapport ziet dus op situaties waarin geprocedeerd wordt zonder dat eerst in de minnelijke fase de hoofdsom is geïncasseerd. Er zijn evenwel rechters die dit niet door hebben en toch altijd Rapport Voorwerk II toepassen. Dat zou niet moeten kunnen, maar het is helaas een feit.
Het nieuwe regime
Voor vorderingen waarbij de debiteur in verzuim is geraakt na 1 juli 2012 gelden de regels van Rapport Voorwerk II niet meer. In plaats daarvan geldt het nieuwe regime dat is gebaseerd op artikel 6:96 lid 2 sub c, lid 4 en lid 5 van het Burgerlijk Wetboek en het daarin bedoelde Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
Het nieuwe regime heeft slechts betrekking op geldvorderingen die voortvloeien uit een overeenkomst en derhalve niet op vorderingen tot vergoeding van schade, zoals schade als gevolg van een onrechtmatige daad (bv. zaakschade en letselschade). Uitzonderingen hierop zijn de verbintenis tot schadevergoeding die is vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst en de verbintenis tot vervangende schadevergoeding in de zin van art. 6:87 BW; in het eerste geval is namelijk toch weer sprake van een overeenkomst en in het tweede geval is de basis van de vordering immers een overeenkomst (omzetting van verbintenis tot nakoming van die overeenkomst in een verbintenis tot vervangende schadevergoeding).
Indien de schuldenaar (debiteur) een consument is (natuurlijk persoon niet handelend in de uitoefening van een beroep of bedrijf), is het nieuwe regime van dwingend recht, in die zin dat niet ten nadele van die consument afgeweken kan worden van de regels ingevolge het nieuwe regime. Wel kan dus ten voordele van die consument afgeweken worden. Indien toch, middels een overeenkomst, ten nadele van de consument wordt afgeweken van de regels, is die afspraak vernietigbaar. Indien de schuldenaar geen consument is, kan wel worden afgeweken van de regels, mits die afwijking is overeengekomen tussen de partijen. Indien de schuldenaar geen consument is en er geen afwijking van de regels is overeengekomen, geldt dus ook bij die schuldenaren de nieuwe wettelijke regeling.
Volgens deze nieuwe wettelijk regeling heeft een schuldeiser recht op vergoeding van buitengerechtelijke kosten, als aan alle volgende voorwaarden is voldaan:
1) de vordering is opeisbaar;
2) de schuldenaar moet in verzuim zijn;
3) nadat de schuldenaar in verzuim is geraakt, is er een schriftelijke aanmaning verzonden (en door de schuldenaar ontvangen), waarin is vermeld: a) dat de schuldenaar binnen een termijn van veertien dagen aanvangende de dag na ontvangst van de aanmaning dient te betalen, b) de hoogte van het bedrag aan buitengerechtelijke kosten dat in rekening wordt gebracht als niet tijdig binnen die termijn wordt betaald, en c) in het geval de schuldeiser de BTW niet kan verrekenen en een derde (meestal een incasso-organisatie) is ingeschakeld: de mededeling dat de BTW niet verrekend kan worden en de buitengerechtelijke kosten dus worden verhoogd met het BTW-percentage;
4) de termijn in de laatstgenoemde aanmaningsbrief is verstreken.
In de hierop volgende correspondentie kunnen ook de buitengerechtelijke kosten worden meegevorderd.
Kortom, het doet niet ter zake of de vordering al dan niet uit handen is gegeven aan een externe partij die de incasso ter hand neemt, en evenmin doet het ter zake welke buitengerechtelijke werkzaamheden er al dan niet naast de laatstgenoemde aanmaningsbrief zijn verricht.
Let wel, de schuldenaar moet dus wel in verzuim zijn geraakt. Er zijn twee situaties te onderscheiden waarin men in verzuim geraakt: 1) de voor voldoening bepaalde termijn (die eindigde na 30 juni 2012) is verstreken, zonder dat gedaagde partij betaald heeft. Een voorbeeld is een bij overeenkomst al bedongen betalingstermijn, die overschreden is, waardoor het verzuim automatisch intreedt. En 2) er is een schriftelijke aanmaning verzonden waarin men in gebreke is gesteld en tegelijk een redelijke termijn is gesteld om de vordering alsnog te betalen, waarna niet binnen die gestelde termijn (die eindigde na 30 juni 2012) is betaald. Een voorbeeld is een geval waarbij over de betalingstermijn niets is overeengekomen en waarin niet betaald is na de vervaldatum van de factuur; na die vervaldatum dient dan dus nog apart aangemaand te worden om verzuim te doen intreden.
Het kan ook een probleem worden als de schuldenaar beweert de aanmaningsbrief niet te hebben ontvangen. Verzending per aangetekende brief aan het juiste adres of middels een fax (waarbij het verzendbewijs wordt bewaard) kan dus nodig zijn om de buitengerechtelijke kosten veilig te stellen.
Als er meerdere vorderingen openstaan en er nog geen aanmaning is verzonden, dienen bij het sturen van een aanmaning die vorderingen te worden opgeteld en verwerkt te worden in die ene aanmaning.
Als er al een aanmaning is verzonden voor een vordering en er daarna pas een nieuwe vordering vervalt, zoals een nieuwe huurtermijn, mag voor die nieuwe vordering een aparte aanmaning worden verzonden en mag, zodra aan de voorwaarden is voldaan, over die nieuwe vordering wederom een bedrag aan buitengerechtelijke kosten gevorderd worden, dus naast de buitengerechtelijke kosten die al gevorderd werden inzake die eerdere vordering.
De hoogte van de incassokosten in het oude regime en in het nieuwe regime
De hoogte van de incassokosten die voor toewijzing in aanmerking komen volgens het oude regime, is geregeld in de zogenoemde Kantonrechterstaffel voor kantonzaken, maar in zaken voor de Rechtbank, sector civiel, geldt een maximum gelijk aan twee punten van het liquidatietarief dat wordt gehanteerd bij toewijzing van proceskosten. Op rechtspraak.nl kunt u de Kantonrechterstaffel vinden en tevens de verschillende hoogten van het liquidatietarief; net als de Kantonrechterstaffel is dat tarief afhankelijk van de hoogte van de vordering (hoofdsom plus eventuele rente).
De hoogte van de buitengerechtelijke kosten volgens het nieuwe regime is afhankelijk van de hoofdsom (dus exclusief rente) en bedraagt 15% over de eerste € 2.500,00 (met een minimum van € 40,00), 10% over de volgende € 2.500,00, 5% over de volgende € 5.000,00, 1% over de volgende € 190.000,00 en 0,5% over de volgende € 800.000,00. Over het deel van de vordering dat meer dan € 1000.000,00 bedraagt, mag niets gevorderd worden aan buitengerechtelijke kosten.
Conclusie
Door de nieuwe regels is de vrijheid van de rechter om te bepalen of buitengerechtelijke kosten terecht zijn gevorderd, eigenlijk verdwenen. Er is geen sprake meer van interpretatie in het kader van toetsing aan inhoudelijke criteria, maar van duidelijke formele regels. Voordeel is dat dit meer rechtszekerheid biedt en dus in beginsel geen ruimte overlaat voor willekeur.
mr. J.J.F. de Geus, procesjurist