Wat is een Office Manager

Inleiding

Als office manager zijn je werkzaamheden heel divers. Naast dat je werkt voor de directie, dat ligt aan de grote van het bedrijf en of er een Directie secretaresse aanwezig is. Zorg je er ook voor dat het kantoor er netjes uit ziet ook wel facilitaire werkzaamheden genoemd. Met name het MKB neemt vaak office managers aan. Zodra een bedrijf groter is worden de werkzaamheden vaak in verschillende afdelingen onderverdeelt. Mijn ervaring is dat het werken als office manager enorm divers is en je leert een hoop. Aan de andere kant zijn er ook nadelen want je moet echt heel veel zelf oplossen. In een groot bedrijf kun je een collega bellen die het probleem oplost. Als office manager in een klein bedrijf moet je hiervoor externe bedrijven gaan benaderen. Offertes vergelijken en de beste eruit kiezen. Daarnaast ben je vaak verantwoordelijk voor een bepaald budget. Je onderhandelingsvaardigheden zijn absoluut nodig in deze veelzijdige baan.

Wat doet een office manager

De office manager werkt gedeeltelijk ondersteunend en daarnaast zeer zeker zelfstandig want hij of zij managed de office en geeft vaak leiding aan het secretariaat of receptie. In de regel werkt de Office Manager niet constant voor dezelfde mensen. Dit doet een Directie secretaresse wel. De office manager is meer een meewerkend voorman en verricht vaak de complexe werkzaamheden. De officemanager is met name leidinggevend, houdt zich bezig met personeels werkzaamheden, facilitaire diensten, projecten en geeft leiding. Ook de projecten komen vaak bij de office manager te liggen. Zoals 1 keer per jaar de kerstpakketten inkopen, de maandelijkse borrel of een verhuizing. De kracht van een office manager is dat ze goed prioriteiten kan stellen, cijfermatig is i.v.m. budget bewaking en heel goed het overzicht kan behouden. Het is een combinatie van zelf doen, maar ook delegeren.

Waar moet je op letten bij een functie van Office Manager

Als je op zoek gaat naar een baan als office manager is het belangrijk dat de functie niet is ingedeeld als afdelings secretaresse. Als je voor teveel mensen als office manager moet werken dan ben je namelijk een afdelings secretaresse. Door de standaard secretaresse werkzaamheden heb je dan helemaal geen ruimte meer om de andere werkzaamheden te verrichten zoals hierboven omschreven. In de regel valt de Office manager direct onder de Directeur.

Wat is er ook zo leuk aan een office manager functie

De functie van Office Manager is afwisselend. Je kunt vanuit een MKB bedrijf enorm veel naar je toe trekken. Verder ben je voornamelijk zelfstandig werkzaam en het kan voorkomen dat je deel uitmaakt van het MT. Initiatief tonen en efficiency toepassen is een vereiste bij deze functie.

Welke opleiding heb je nodig

Voor de functie van Office Manager is een aantal jaren werkervaring als secretaresse wel heel belangrijk. De functie wordt voornamelijk ingeschaald op HBO werk en denk niveau. Met name door de afwisselend werkzaamheden en de complexere taken heb je wel minimaal 5 jaar werkervaring nodig. Daarbij is aantoonbare ervaring op het gebied van leiding geven wel handig.