Werken bij een uitzendbureau

Vooraf

Uitzendbureau's zijn er in veel verschillende soorten en maten, elk met hun eigen werkwijze en visie. Toch is er veel overlap te vinden in de werkzaamheden en de taken binnen de uitzendbureau's. Hieronder wordt besproken wat de meest voorkomende taken zijn van de intercedenten, ook wel consulenten of arbeidsbemiddelaars genoemd, afhankelijk van het uitzendbureau.

De taken zijn onderverdeeld in 3 delen, te weten:

• Werving en selectie
• Commercie (Acquisitie en Klantbeheer)
• Administratie 

Ben je geïnteresseerd in het werken bij een uitzendbureau, dan is deze informatie zeker handig voor jou!

Werving en selectie

Een van de grootste taken van een uitzendbureau is de werving en selectie van de juiste uitzendkrachten. Deze taak bestaat grofweg uit onderstaande onderdelen:

Opstellen van vacatures en bekendheid geven aan de vacatures

De verkregen vacatures moeten op de juiste manier beschreven worden, zodat deze interessant zijn voor de werkzoekenden. De intercedent moet er hierbij voor zorgen dat de vacatureteksten goed aansluiten bij de beoogde doelgroep, zodat deze de allerbeste kandidaat voor kan stellen. Daarnaast zal de intercedent ervoor moeten zorgen dat de vacatures bij de juiste doelgroep terecht komen. Hier zijn verschillende middelen voor. De meeste uitzendbureau's hebben een eigen website waar ze hun werkaanbod op plaatsen, maar gebruiken hiernaast ook vacaturesites (zoals www.werk.nl, www.nationalevacaturebank.nl en www.uitzendbureau.nl). Verder zie je vaak op de vestiging van het uitzendbureau het werkaanbod in de raamhangers zitten.

(voor)Selectie gesprekken voeren met kandidaten

Op basis van de vacatures zullen er zich ongetwijfeld kandidaten melden bij het uitzendbureau. De kandidaten die zich melden zijn echter lang niet altijd de meest geschikte persoon voor de vacature. Daarom zal een intercedent altijd (voor)selectie gesprekken gaan voeren met de kandidaten. Deze gesprekken zijn ervoor bedoelt om een beter beeld te krijgen van de capaciteiten (kennis en kunde) van de kandidaat om te bepalen of de kandidaat de functie naar behoren zal kunnen uitvoeren. Als dit allemaal in orde is, dan is de volgende stap om de kandidaat in te schrijven in het systeem.

Inschrijven van de juiste kandidaten

Door middel van het inschrijven van kandidaten in het systeem is het mogelijk om makkelijker en sneller passende vacatures te vinden voor deze kandidaat. Ook al wordt een kandidaat meestal ingeschreven naar aanleiding van een vacature, wil dit nog niet zeggen dat de kandidaat de vacature ook zal vervullen. Daarom houdt een intercedent er altijd rekening mee dat er vaker voor de kandidaat vacatures gezocht dienen te worden. En als de kandidaat de functie wel aangeboden krijgt, dan zijn de gegevens nodig om het contract en de uitbetalingen in orde te maken.

Kandidaten voorstellen bij de opdrachtgever

Na de (voor)selectie van de intercedent worden er een aantal kandidaten doorgestuurd naar de opdrachtgever. Deze moet uit de geselecteerde kandidaten kiezen of er een voor hem interessante kandidaat tussen zit. Is dit het geval, dan worden er meestal gesprekken gevoerd tussen de kandidaat en de opdrachtgever. Bij de relatief simpele klussen (schoonmaakwerk en productiewerk) wordt er meestal vertrouwd op het oordeel van de intercedent. Zitten er geen geschikte kandidaten tussen, dan bestaat de mogelijkheid dat de intercedent weer opnieuw kan beginnen of dat de vacature bij een concurrent uitgezet wordt.

Gesprekken regelen

Als alles goed gaat, dan worden er gesprekken geregeld. De intercedent geeft het goede nieuws door aan de kandidaat en regelt in overleg met de opdrachtgever een datum en tijdstip. Ook zorgt de intercedent ervoor dat de kandidaat goed geïnformeerd is over de opdrachtgever en de inhoud van de functie, zodat de kandidaat de beste kansen heeft. Na het gesprek krijgt de intercedent de uitslag van de opdrachtgever en kan de intercedent de kandidaat blij maken of juist teleurstellen.

Commercie (Acquisitie en Klantbeheer)

Een andere grote taak en verantwoordelijkheid van de intercedenten is de commercie. Hier vallen met name de acquisitie en het klantbeheer onder. De werving en selectie heeft namelijk geen enkele nut als er geen nieuwe vacatures binnen komen bij het uitzendbureau. Daarom zal er een groot deel van de tijd besteed worden aan acquisitie en klantbeheer.

Acquisitie

Uitzendbureau's zullen veel aandacht moeten besteden aan acquisitie en zijn hier dan ook zeer bedreven in. De meest simpele vorm is het oppakken van de telefoon en een potentiële opdrachtgever bellen en vragen of er ook nog vacatures zijn waar de intercedent op mag mee zoeken. De praktijk wijst echter uit dat dit niet de meest effectieve vorm is. Daarom worden er bijzonder veel verschillende acties op touw gezet, om zo origineel en opvallend te wezen naar potentiële opdrachtgevers toe. Er moet iets zijn dat hem aan zal spreken, anders zal hij de intercedent de vacature niet gunnen. Dit kan zijn een goede concurrerende prijs, een solide dienstverlening of juist een betrouwbare intercedent. Elke opdrachtgever is verschillend, dus elke opdrachtgever zal anders bereikt moeten worden.

Klantbeheer

Als een opdrachtgever voor een uitzendbureau gekozen heeft en de vacatures aan de intercedent toevertrouwd, dan is de intercedent er nog steeds niet. Elke dag zullen andere uitzendbureau's proberen om zijn opdrachtgevers bij de intercedent weg te kapen. Er moet daarom steeds voor gezorgd worden dat de dienstverlening die de intercedent biedt aan zijn klanten boven verwachting is. Dit houdt in dat de intercedent goed op de hoogte moet zijn van de (wisselende) wensen van de opdrachtgever en hier op de juiste manier op in speelt. En dit betekent non-stop in gesprek zijn met de opdrachtgever.

Administratie

Achter deze taken van werving en selectie en de commercie zit natuurlijk een grote administratie. Zo moeten er contracten opgesteld worden voor de startende uitzendkrachten, uitbetalingen gedaan worden aan de werkende uitzendkrachten en er is uiteraard sprake van dossiersvorming bij de uitzendkrachten. Daarnaast worden er diverse papieren bewaard over de opdrachtgevers en worden afspraken met opdrachtgevers (bij voorkeur) vastgelegd op papier.

Een carrière bij het uitzendbureau

Waarom is werken bij een uitzendbureau interessant?

Ten eerste omdat de werkzaamheden en verantwoordelijkheden divers en uiteenlopend zijn. Hiermee krijg je een solide basis om je carrière mee te beginnen en doe je in een korte periode erg veel ervaring op. De functie van intercedent wordt dan ook vaak als springplank gebruikt om het verder te schoppen in de commerciële wereld, de zakelijke dienstverlening of de human resources.

Ten tweede omdat je veel in contact komt met diverse bedrijven, waarmee je in no-time een zeer groot netwerk creëert. Daarnaast zit je dichtbij het vuur, voor wat betreft vacatures. Je zal niet de eerste intercedent zijn die bij een van zijn opdrachtgevers aan het werk zal gaan.

Afsluiting

Zoals vooraf al aangegeven werd zijn uitzendbureau's allemaal verschillend. Zo ook in de taken. Er zijn uitzendbureau's waar de intercedent verantwoordelijk is voor alle hierboven genoemde taken (de manusjes van alles), maar er zijn ook uitzendbureau's die alle taken apart verdeeld hebben (de specialisten). Heb je interesse om te gaan werken voor een uitzendbureau, zorg er dan goed voor dat je de verschillen in werkwijzen goed voor ogen hebt. Alleen dan kun je een juiste beslissing nemen hierin.