Hoe en waarom van algemene voorwaarden
Algemene voorwaarden en uw bedrijf
Elke ondernemer moet aandacht besteden en de tijd nemen om algemene voorwaarden op te stellen en te deponeren. Deze voorwaarden bepalen immers de regels die gelden bij elke dienst die hij gaat verlenen. Het opstellen ervan is een tijdrovende, vervelende klus. In het geval van een startende ondernemer: die heeft wel meer aan zijn hoofd dan dit administratieve karwei. Toch kunnen de algemene voorwaarden een belangrijke rol spelen bij de verdere bedrijfsactiviteit. Wat is het belang ervan dan?
Ik ben de baas en dit zijn onze Algemene Voorwarden
► Met het opstellen van de 'Algemene voorwaarden' bepaalt de ondernemer hoe hij zijn zaak wil gaan runnen, zijn eigen spelregels als het ware. Hij bepaalt hiermee immers wat er in zijn contract(en) staat als u een beroep om hem doet.
► Dat kan gaan over de garantietermijn die hij geeft, wanneer u zijn factuur moet betalen, levertijd, wat er gebeurt bij een eventueel meningsverschil tussen u en hem, wie aansprakelijk is en hoe lang een uitgebrachte offerte geldt.
► Tip voor de consument: heeft u een probleem van welke aard dan ook met een product of dienst: lees dan altijd de algemene voorwaarden. Die moet u ergens kunnen raadplegen (website, achterkant factuur of afzonderlijk ontvangen document).
Zin of onzin?
Algemene voorwaarden hebben wel degelijk zin! Als ondernemer bent u nu zeker van uw rechten en plichten, niet van uzelf als ondernemer maar ook van de ontvanger van uw diensten.
Moet ik dat zelf doen?
Ja en nee! Er zijn op diverse plaatsen voorbeelden van 'Algemene voorwaarden' te downloaden. Die passen niet altijd bij uw bedrijf dus u moet er zelf ook nog aan sleutelen. De beste en goedkoopste gang van zaken is vervolgens om, nadat u de inhoud op uw maat heeft aangepast, toch een advocaat of juridisch adviseur inschakelt voor een laatste, kritische blik.
Geen eenrichtingsverkeer!
♦ Het handigste is om uw algemene voorwaarden zodanig op te stellen dat de koper/consument/uw klant altijd de pineut is, toch!? U loopt dan als ondernemer geen enkel risico…
♦ Dat kan uiteraard niet! Er zijn een aantal richtlijnen bepaald in de wet waaraan u zich moet houden. Er is zelfs een zwarte lijst met 14 bepalingen die sowieso verboden zijn. Daarnaast is er ook nog een grijze lijst met bepalingen die ‘op het randje’ zijn!
Hoe brengt u uw klanten op de hoogte?
Nadat u de moeite heeft genomen om 'Algemene voorwaarden' op te (laten) stellen, moet u ze natuurlijk ook nog bekend maken aan uw klanten. Dat is zelfs wettelijk verplicht (en logisch) en bij voorkeur vóór of tijdens het sluiten van overeenkomst(en). Dat kan op verschillende manieren:
1) Door ze te overhandigen aan uw klant;
2) Door ze per post tijdig te versturen. Het is zelfs raadzaam om ergens een lijst bij te houden met alle namen aan wie u ze heeft verstuurd (met een kopie van de gestuurde brief)!
3) Door ze op de achterzijde van uw contracten of offerte op te nemen.
Tip!: uw klant is niet verplicht om de achterzijde te lezen: dit gekibbel kunt u vermijden door op de voorzijde van uw contract(en) of offerte(s) nadrukkelijk te vermelden naar de achterzijde!
4) Fax: nog een tip! Denk eraan dat als u iets faxt, de achterzijde niet automatisch bij de ontvanger belandt!
5) Website: u kunt, bij voorkeur reeds op uw intropagina, verwijzen naar uw 'Algemene voorwaarden' of een apart kopje voorzien met als titel 'Algemene woorwaarden'. Een andere optie is om op elke pagina met een zogenaamde voetnote te verwijzen naar de 'Algemene voorwaarden' die u dan ook voorziet als onderdeel van uw website (als PDF).
Waarom deponeren?
Als u uw 'Algemene voorwaarden' heeft gedeponeerd, dat kan bij de Kamer van Koophandel of de griffie van de rechtbank, dan heeft u in elk geval een bewijs dat ze bestaan! U krijgt immers een datum en nummer en dat kunt u op uw briefpapier of andere gerelateerde documenten vermelden.
Toch … bent u niet verplicht om uw algemene voorwaarden te deponeren!
Wat kost dit? In 2009 was dat € 18 per voorwaarde/per jaar! U krijgt dus jaarlijks een nieuwe rekening!