Processen en procedures

De overeenkomst

Cake

Op het eerste oog of oor hebben we bij de begrippen processen en procedures het idee dat ze hetzelfde zijn. Voor ons gevoel is een procedure eigenlijk alleen maar een vastgelegd proces. Zo is het bakken van een cake bijvoorbeeld een procedure. Je hebt ingedrediënten, apparatuur, een bakblik en brandstof nodig en dan moet je bepaalde handelingen in een bepaalde volgorde uitvoeren en heb je een cake. Het bakken van de cake in de oven is echter een proces, de ingrediënten reageren door de hoge temperatuur met elkaar en veranderen van vorm en worden een cake. Maar rond die procedure van het bakken van de cake is ook een proces gaande. Ik bak de cake bijvoorbeeld omdat ik mensen op bezoek krijg en ze iets bij de koffie en thee wil aanbieden. Processen en procedures lijken dus wel op elkaar, maar zijn niet hetzelfde.

8 Index

Processen en procedures

Roltrap

In het dagelijkse leven willen we de begrippen processen en procedures wel eens door elkaar gebruiken. Welke procedure gaan we volgen? Wat is hier het proces? In beide gevallen hebben we het over ‘hoe gaan we hier te werk?’ Welke stappen gaan we doorlopen en welk doel willen we met die stappen realiseren?

Een proces is echter iets heel anders. Een proces heeft namelijk nooit een eindpunt. Een proces heeft misschien wel een doel, maar als dat doel bereikt is dan begint het proces gewoon opnieuw of kan het gewoon opnieuw beginnen. Zo is leven een proces. Ik moet bijvoorbeeld iedere dag eten en drinken om te kunnen leven. Ik kan er namelijk niet mee volstaan om vandaag te eten en dan de rest van mijn leven niet meer. Terwijl eten als activiteit een procedure is. Ik moet zorgen voor eten. Vervolgens moet ik het eten klaar maken. Tenslotte moet ik het eten opeten. Maar tegen de tijd dat het verteringsproces klaar is, moet ik weer eten. Eten heeft dus een doel dat eindig is en dat beschreven kan worden in de vorm van een aantal stappen. Daarin lijken procedures en processen ook wel op elkaar. Beide kennen onderdelen die beschreven kunnen worden. Bij een procedure zijn die beschreven stappen echter eindig. Terwijl bij een proces ik steeds dieper in kan gaan op de beschreven stappen. Binnen een procedure kan ik misschien nog een aantal andere procedures beschrijven, maar als ik twee of drie lagen beschreven heb dan ben ik wel klaar, afhankelijk van de complexiteit van de procedure. Binnen een proces kan ik steeds kleinere en kleinere processen beschrijven tot op het sub-atomaire niveau als ik dat zou willen. Zelfs op het sub-atomaire niveau zou ik nog processen kunnen vinden die bijdragen aan het sub-atomaire niveau.

8 Index

Voorbeeld

De uitkomsten van procedures en processen lijken ook op elkaar. Maar bij een proces is het mogelijk om met verschillende processen dezelfde uitkomst te realiseren. Verschillende procedures veroorzaken bijna altijd verschillende uitkomsten. Een mooi voorbeeld is de administratieve bestraffing van overtreders van de snelheidslimieten die we tegenwoordig kennen. Het doel van de huidige en de oude procedure was en is een vermindering van het

Snelheidscontrole

aantal overtreders. Wat in werkelijkheid gebeurt, is dat de overheid extra geld verdient aan alle snelheidsovertredingen. Was de bestraffing in handen gebleven van de officier van justitie en het gerecht, dan hadden we nu waarschijnlijk een overbelast justitieel apparaat en geen extra inkomsten voor de overheid. Twee verschillende procedures met vergelijkbare doelen, maar verschillende uitkomsten. Binnen deze twee procedures zijn echter wel processen te vinden, waardoor beide procedures verschillende uitkomsten hadden. Het zijn dan ook die processen die het verschil veroorzaken. De administratieve bestraffing is van begin tot eind een procedure. Rij je te hard, dan krijg je een boete. De justitiële bestraffing is een combinatie van procedures en processen. De justitiële procedure brengt namelijk mensen bij elkaar, de rechter, de officier van justitie en de overtreder. Deze drie partijen komen in een proces tot een beslissing, waarbij alle drie hun invloed uitoefenen op het proces. Het gevolg is dat de justitiële procedure bij iedere overtreder tot andere uitkomsten kan leiden.

8 Index

Processen

Chemie

Er zijn nogal wat processen in deze wereld. Zo bestaat er een hele industrie onder de naam procesindustrie, waarmee dan chemische processen bedoeld worden om producten als benzine of plastic te maken. Maar in het gewone leven kennen we ook allerlei processen. Zo is de omgang tussen mensen een interactief proces, waarbij de actie van de één een reactie van de ander oproept. Dat zijn geen procedures omdat ze niet zijn vastgelegd, ook al probeert de mens met wet- en regelgeving voortdurend procedures te maken van processen. Zo is het verkeer een proces, ook al lijkt het door de verkeerswetgeving op een procedure. Wat je aan het verkeer kunt zien is dat een proces procedures kan bevatten en procedures gebaseerd kunnen worden op processen.

Het punt met processen is echter dat het gebonden is aan tijd, activiteiten en uitvoerders. Terwijl procedures vastgelegde handelingen zijn, zonder een tijd of uitvoerders relatie, waardoor ze op ieder moment en door iedereen uitgevoerd kunnen worden. Overigens kunnen procedures wel tijdslimieten bevatten en een beschrijving van wie ze moeten uitvoeren, maar daarmee zijn het geen processen geworden. Processen zijn daarnaast flexibel. De ene keer kan een proces onderdeel langer duren dan een andere keer en door een ander uitgevoerd worden dan de vorige keer. Processen vragen ook om voortdurende aandacht van de uitvoerder, met uitzondering van de meeste chemische processen. Terwijl procedures onbewust gedrag kunnen worden, door ze voortdurend te herhalen. Iets waar we bijvoorbeeld dankbaar gebruik van maken als we fietsen.

Processen en procedures lijken dus misschien wel op elkaar, maar ze zijn niet hetzelfde.