Tips bij het beheer van de administratie

Het beheer van de administratie

Het beheer van de administratie bestaat niet alleen uit het vastleggen in Exact of ander boekhoudkundig programma. Het fysiek goed opbergen van de documenten bespaart veel tijd en geld achteraf. Niet alleen is het makkelijk zaken weer terug te vinden maar het vergemakkelijkt ook het beantwoorden van eventuele vragen van de belastingdienst.

Waarop moet je letten

Mapindeling

Een standaard administratie met kas kan het beste als volgt worden ingedeeld:

Bankmap

Hierin worden alle afschriften op nummervolgorde opgeborgen met betalingsbewijzen van de aankopen en eventuele ontvangstbewijzen achter het betreffende afschrift. Dit is het makkelijkste manier en zijn betalingen achteraf snel te controleren.

Inkomende facturen map

Deze map hoeft alleen te worden aangelegd als er wordt gekozen als de werkwijze invoeren en betalen van facturen. De facturen worden op datumvolgorde gerankschikt onder de tab te betalen facturen. Als de facturen betaald zijn worden ze overgeheveld naar de tab betaalde facturen. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan de inkomende facturen map weer onderverdeeld worden in betaalde en niet betaalde facturen.

Uitgaande facturen map

Kopien van de uitgaande facturen worden op nummervolgorde geraanschikt in deze map. Als de facturen betaald zijn worden ze overgeheveld naar de tab betaalde facturen. Afhankelijk van de grootte van de organisatie kan de inkomende facturen map weer onderverdeeld worden in betaalde en niet betaalde facturen.

Kasmap

In deze map worden de kasstaten op datum vastgelegd met de betallingsbewijzen van de aankopen en eventuele ontvansgtbewijzen achter de bereffende kasstaat.

Algemene map

In deze map worden verschillende tabbladen aangelegd. In deze map worden o.a. volgende onderwerpen opgenomen.

Kopieen van bewijs van betaling BTW

Kopieen van bewijs van betaling sociale premies en loonbelasting

Investeringen, facturen en bijbehorende informatie

Lening gegevens

Contracten met leveranciers en afnemers

Correspondentie met eilandsontvanger en andere instanties

Salarisgegevens

Jaarrekening voorgaande jaren

Voorraadtellijsten

Transacties

Betaal zoveel mogelijk via een factuur of pinpas. Administratief zijn dit de makkelijkste manieren van verwerken. Het contant opnemen van geld en daarmee aankopen doen kan alleen als de bonnetjes en het wisselgeld via de kasstaat worden verwerkt. Alle betalings- en ontvangstbewijzen moeten gearchiveerd worden. Kostenposten zonder onderliggende documenten worden door de eilandsontvanger niet geaccepteerd.

Alle banktransacties dienen vanaf het bankafschrift in het boekhoudkundig programma te worden verwerkt. Het rechtstreeks boeken van bijvoorbeeld eencheck of stortingsbewijs maakt de administratie onoverzichtelijk.

Door te boeken vanaf het bankafschrift geeft de zekerheid dat alle transacties verwerkt zijn. Controle op de volledigheid vindt plaats door de “balance” van de bank continue te controleren met het afschrift tijdens het boeken. Andere controles die zelf kunnen worden uitgevoerd zijn o.a. het controleren of alle ingebrachte journaalposten wel in evenwicht waren. Indien er JP niet in evenwicht waren wordt het saldo geboekt op Opening balance equity. Periodiek dient deze rekening gecontroleerd te worden of deze nog op nul staat.

Kalender

Maandelijks zijn er een aantal adminstratieven deadlines die gehaald moeten worden om enerzijds problemen te voorkomen met de verschillende instanties en anderzijds om ervoor te zorgen dat de administratie upbtodate blijft. Hier moet u zeker goed in de gaten houden om boete's te voorkomen.