Hoe sepa bedrijfsmatig implementeren
Sepa wat en hoe
Een februari 2014 lijkt nog veraf. Dit is de uiterste datum voor bedrijven om Sepa klaar te hebben voor gebruik. Alleen IBAN of International Bank Account Number wordt dan het rekeningnummer. En er komen nieuwe standaarden voor overschrijvingen en incasso’s.
Doel
Waarom deze omschakeling? Het streven is Europese uniformiteit: vanaf 1 februari 2014 betaalt iedereen in Europa met euro’s op dezelfde manier. Het maakt dan niet meer uit of je cash betaalt, pint, betaalt met betaalpas of euro’s moet overschrijven. En dit niet alleen voor bedrijven maar ook als particulier moet je met IBAN werken, bijvoorbeeld met PC banking. De huidige rekeningnummers zijn na 1 februari 2014 niet meer te gebruiken.
Bedrijven
Voor bedrijven is er werk aan de winkel. Trouwens: niet alleen voor bedrijven: ook banken en de overheid moet aan de bak. Maar met name bedrijven kunnen er bij voorkeur ruim op tijd mee beginnen. Wat moet er allemaal gebeuren?
1) Administratie aanpassen;
2) Software aanpassen;
3) Debiteurenbeheer aanpassen;
4) Correspondentie, in elk geval de financiële, aanpassen.
Enkele voorbeelden: zorg ervoor dat het IBAN nummer van het bedrijf op salarisstroken, facturen, briefpapier en website staat. Dit op zich is al een hele klus die tijd vraagt. Alle IBAN nummers van het personeel, van leveranciers, van klanten moeten worden opgevraagd en geïmplementeerd. Bij het incassobeheer moeten alle machtigingen worden gecontroleerd en zo nodig aangepast. Temeer omdat er voor het verzenden van grote hoeveelheden overschrijvingen en incasso’s een nieuw bestandsformaat komt: XML ISO 20022.
Plan van aanpak
Hulp van de bank(en)
1) De banken waarmee de bedrijven zaken doen, helpen ook een handje. Ze hebben hiervoor een weliswaar tijdelijke service ingericht waar de bedrijven grote bestanden met rekeningnummers met een klik ‘oude’ rekeningnummers kunnen omtoveren in IBAN. De link die bij deze service hoort: www.ibanbicservice.nl
2) Dan is er de tabel waarmee alle BIC codes (Bank Identifier Code) van alle banken in Nederland kunnen worden opgezocht. Hiermee vind je dus alle Nederlandse IBAN codes met bijbehorende BIC codes. Link: Tabel BIC uit IBAN (juni 2012).
3) Ook het automatisch omzetten van adresboeken voor internetbankieren is mogelijk.
4) De Nederlandsche Bank (DNB) is op 9 mei 2012 gestart met de promotie van de nationale campagne ‘Over op IBAN’.
Hulp van de overheid: grote voorlichtingscampagne.
Er komen advertenties, tv-commercials, banners en de speciale campagnewebsite 'overopIBAN.nl'. Op de website is ook een speciale toolkit voor bedrijven te vinden met een checklist voor het maken van een plan van aanpak.
Eind augustus werd de 'OveropIBAN'-app voorgesteld: IBAN binnen smartphone-bereik. Rekeningnummer invoeren en vanzelf verschijnen de bijbehorende International Bank Account Number (IBAN) en Bank Identifier Code (BIC) te zien krijgt. De app kun je downloaden via de website OveropIBAN.nl
Conclusie
Eén advies: stel een plan van aanpak op. Wat moet er gebeuren? Wanneer wil je wat bereikt hebben? Met welke afdelingen binnen het bedrijf moet er worden overlegd? Hoe de veranderingen op ICT-gebied aanpakken? Op welke manier gaan we de IBAN codes van klanten, leveranciers, relaties, personeel verzamelen? Welke formulieren gaan we daarvoor gebruiken? Wie ontwerpt die formulieren? Wie is contactpersoon voor de bank(en)? Hoe pakken we incasso aan? Moet het briefpapier e.d. worden aangepast?
Dit zijn maar enkele voorbeelden van problemen waar je als bedrijf mee te maken krijgt. Of wil je dit alles extern uitbesteden?
Hulptools
https://www.ibanbicservice.nl/
http://www.overopiban.nl/ speciale campagnewebsite + App!