Hoe zet je een bedrijfsadministratie op
.//. Administratie wil zeggen: alle gegevens over uw onderneming die u op papier (ook kladaantekeningen) of elektronisch (bijvoorbeeld met de computer) vastlegt.
Het is belangrijk om een goede administratie op te zetten en bij te houden. Niet alleen omdat u als ondernemer wettelijk verplicht bent om een goede administratie bij te houden en te bewaren. Het helpt u ook om op tijd nieuwe ontwikkelingen te voorzien, daarop in te spelen en op het juiste moment de juiste beslissingen te nemen. Met een goede administratie legt u vast wat er in uw onderneming gebeurt en houdt u overzicht. Het is dan ook veel gemakkelijker om uw aangifte in te vullen.
Hoe zet u de juiste bedrijfdadministratie op?
Eisen Belastingdienst
Voor een wettelijk goed uitgevoerde bedrijfsadministratie zijn de volgende onderdelen belangrijk:
- De facturen (de inkomende inkoopfacturen en uitgaande verkoopfacturen).
- Gegevens over uitgaven en ontvangsten, meestal per bank of giro.
- Gegevens over de verhouding privé-zakelijk van goederen en diensten.
Belangrijk materiaal
Om aan de bovengenoemde eisen te voldoen is er veel verschillende soort materiaal dat bewaard moet worden. Je kan hierbij denken aan financiele documenten: Alle gegevens over uw onderneming die u vastlegt op papier of in elektronische vorm, horen bij uw administratie. Voorbeelden hiervan zijn:
- kasadministratie (ook kladaantekeningen) en kassabonnen;
- financiële aantekeningen, zoals het inkoop- en verkoopboek;
tussentijds gemaakte controleberekeningen;
- ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen;
- bank- en giroafschriften;
- contracten, overeenkomsten en andere afspraken;
- agenda's en afsprakenboeken;
- correspondentie;
- software en databestanden.
Je kan ook denken aan documenten die afspraken vastleggen als :
- Contracten
- Agenda's
- Urenregistratie
- Rittenadministratie
.//. Hoe kan je aan de bovengenoemde eisen zo goed mogelijk voldoen en wel op een gestructureerde professionele manier?
- Open een zakelijke rekening. Het is zeer aan te bevelen om de zakelijke administratie gescheiden te houden van de privé-uitgaven.
- Regel met de Belastingdienst de aanvraag van een btw-nummer.
- Maak een postsysteem voor inkomende en uitgaande documenten. Hierbij kan je een indeling kiezen waarin onderscheid wordt gemaakt tussen uitgaande facturen, inkomende facturen, afschriften, belastingen en contractuele documenten.
- Zet een urenadministratiesysteem op. Dit dient om aannemelijk te maken dat je voldoet aan het urencriterium. Vul aan het eind van elke dag in hoeveel uur je besteed hebt aan welke bedrijfsactiviteiten (bijvoorbeeld: drie uur acquisitie, één uur administratie, twee uur gewerkt aan een bepaald project.
Door standaard procedures te ontwikkelen, kan men de uitstel van administratie aangepakt worden. Door bijvoorbeeld maandelijks door de diverse administratie systemen heen te lopen zullen risicos op incidenten verkleind worden. Door het te koppelen aan een beloning kan tegenzin verkle .//.
- Iedereen heeft zijn eigen systeem, met een neiging tot een mate van chaos. De boekhouder heeft echter liever geen schoenendoos met bonnetjes en ook voor jezelf is enige mate van orde aan te bevelen. Veel boekhouders adviseren het volgende bakkensysteem, waarbij je een schifting maakt van alle inkomende en uitgaande documenten.
- Houd een urenadministratie bij van hoeveel uren u en eventueel uw fiscale partner aan de onderneming besteden. Sommige aftrekposten voor de inkomstenbelasting (de zelfstandigenaftrek en de meewerkaftrek) zijn namelijk afhankelijk van het aantal uren dat u aan de onderneming besteedt.