Hoe zet je een urenadministratie op

Inleiding

Een urenadministratie is een officiële eis van de fiscus voor freelancers die willen voldoen aan het urencriterium. Vooral beginnende freelancers hebben een administratie als bewijs nodig, als zij hieraan willen voldoen. Zij hebben namelijk vaak nog weinig opdrachten en dus weinig gefactureerde uren en omzet. Het houdt je bij de les en motiveert. In magere tijden is het belangrijk om door te gaan met acquisitie. Een middag telefoneren levert niet altijd onmiddellijk resultaat op. Toch is het fijn om aan het eind van die dag in te vullen: "4 uur acquisitie".

Een urenadministratie dient om:

• bij te houden hoeveel uren gefactureerd kunnen worden aan opdrachtgevers;
• aan te tonen dat je voldoet aan het urencriterium voor bepaalde aftrekposten in de inkomstenbelasting;

aan timemanagement te doen op basis van harde gegevens over je tijdsbesteding;

• overzicht te houden in al je bedrijfsactiviteiten, inclusief de niet-facturabele uren.
• Een elektronische urenadministratie in bijvoorbeeld Excel verdient de voorkeur boven de achterkant van een sigarendoosje. *Totalen, gemiddelden en verhoudingen kunnen met Excel namelijk eenvoudig berekend worden.

Stappen

Een urenadministratie opzetten

• administratie
• acquisitie
• vervoer
• onderhoud
• studie.

Je kan meer categorieën maken, die toegespitst zijn op je situatie. Ben je beginnend freelancer, dan kun je kiezen voor de categorie opstartwerkzaamheden. Ben je heel veel tijd kwijt met acquisitie? Dan kun je deze uren verder verantwoorden door ze op te splitsen in telefoongesprekken, bedrijfsbezoek en netwerken met collega’s. Houdt het totaal aantal categorieen beperkt.

Bepaal hoe je uren bijhoudt die je factureert aan je opdrachtgever. Hoe dan ook moet je alle uren die je besteedt aan je kernactiviteit bijhouden, ook als je ze niet factureert. Dit is immers tijd die je in je bedrijf gestoken hebt en die je wilt kunnen aantonen om aan het urencriterium van de Belastingdienst te voldoen.

Een urenregistratie bijhouden

Bepaal hoe vaak je de uren bij gaat houden. Een freelancer die weken achtereen aan hetzelfde project werkt, heeft aan eens per week voldoende. Een beginnend freelancer die met veel verschillende zaken bezig is, kan het beste aan het einde van elke dag zijn uren invullen.

Open een spreadsheetprogramma (bijv. Excel) en gebruik een tabblad per gewerkte maand. Geef dit tabblad een naam (bijvoorbeeld: gewerkte uren januari) en maak hierin tenminste de volgende kolommen aan: datum, uren, omschrijving, soort werk, en opdrachtgever. Met deze gegevens voldoe je aan de basics van een urenadministratie. Voeg eventueel de kolom kern/ondersteunend toe. Hierin geef je met een code het onderscheid aan tussen activiteiten die tot je core business behoren en de activiteiten waarvoor dit niet geldt.

Voeg eventueel een kolom Facturabel toe (zie ook punt 2). Hieronder kun je aangeven welk deel van de uren die je aan een kernactiviteit hebt besteed, ook daadwerkelijk gaat factureren aan de opdrachtgever. In een ideale situatie zijn die uren altijd gelijk, in de praktijk kan het voorkomen dat je de opdrachtgever wat minder of meer in rekening brengt dan je daadwerkelijk gewerkt hebt, bijvoorbeeld omdat er een vaste prijs was afgesproken.

Tips

Is een urenadministratie iets voor jou? Niet alle freelancers voeren een urenadministratie. Een urenadministratie geeft overzicht over je bezigheden. Wat is bijvoorbeeld de verhouding tussen de uren die je besteedt aan je kernactiviteit en de uren die je besteedt aan ondersteunende werkzaamheden? Hoeveel tijd is er afgelopen maand besteed aan acquisitie?

Elke maand kan je toewijzen aan een een tabblad. Als je een overzicht wilt maken van het verloop van je gewerkte uren of van de verhouding tussen totale uren en gefactureerde uren, kun je hier handig tabellen en grafieken van maken in een apart tabblad. Je urenadministratie is zo op orde. Vergeet niet om ook je agenda te bewaren als toegevoegd bewijsstuk voor de fiscus!