Hoe lang moet je een bedrijfsadministratie bewaren

Inleiding

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). De Belastingdienst streeft echter naar zo min mogelijk administratieve lasten en hanteert soms kortere bewaartermijnen. Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie.

Stappen

Soort gegevens

Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:

het grootboek;
de debiteuren- en crediteurenadministratie;
de voorraadadministratie;
de in- en verkoopadministratie;
de loonadministratie.

Duur

De basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij u op.

Details: Afspraak met Belastingdiens

de vorm waarin u de gegevens bewaart (op papier of elektronisch);
het detailniveau (bijvoorbeeld dagstaten of telstroken van de kassa).

Medium conversie

De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren. Dit wordt conversie genoemd. De voorwaarden zijn:

U zet alle gegevens over.
U zet de gegevens inhoudelijk juist over.
U zorgt ervoor dat de nieuwe gegevensdrager tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar is.
U kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken.
U zorgt ervoor dat een controle van de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd kan worden uitgevoerd.
Het is verstandig om, voordat u tot conversie overgaat, uw plannen voor te leggen aan de Belastingdienst.

Als u (een deel van) uw administratie laat verzorgen door een computer- of loonservicebureau, dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht.

Tips

Uitzondering In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken 10 jaar bewaren.

Voor de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar. Voor de basisgegevens en de overige gegevens kunt u met de Belastingdienst afspraken maken over:

Handige links

http://www.belastingdienst.nl/zakelijk/ondernemen_administratie/ondernemen_administratie-02.html