Functioneringsgesprek Tips voor de Leidinggevende

Inleiding

Een functioneringsgesprek is een gesprek waarin de leidinggevende samen met de medewerker kijkt naar het functioneren van de medewerker in het afgelopen jaar. Er wordt gekeken hoe het staat met de in eerdere gesprekken afgesproken doelen, naar de verbeterpunten, en naar de persoonlijke ontwikkeling van de medewerker. Het is een gesprek op gelijkwaardig nivo. Ook van de medewerker wordt input verwacht. Toch blijken deze gesprekken in de praktijk vaak lastig. Een goede voorbereiding van een functioneringsgesprek is een ‘must‘, samen met onderstaande tips kan het niet meer mis gaan.

Tips

TIP 1

Kondig het functioneringsgesprek ruim op tijd aan bij de medewerker, en zorg er voor dat er een rustige ruimte, buiten de werkplek is gereserveerd. Plan en reserveer voldoende tijd voor het functioneringsgesprek.

TIP 2

Stel een agenda samen; Onderwerpen voor de agenda kunnen zijn:

-De functie en taken van de medewerker

-Zijn er afgelopen jaar extra taken bijgekomen, of zijn er taken afgestoten.

-Wat vindt de medewerker van zijn taken en zijn functioneren.

-Wat vind je als leidinggevende van het takenpakket en de uitvoering hiervan.

-Zijn de afspraken uit een vorig gesprek afgehandeld en/of ingang gezet.

-Is er behoefte aan extra scholing.

TIP 3

Bereid je per medewerker goed voor, en lees je goed in mbt de verslagen van voorgaande jaren.

TIP 4

Denk voor jezelf na waar je met je afdeling/organisatie naar toe wilt groeien het komende jaar en wat de verschillende medewerkers hierin kunnen betekenen.

TIP 5

Zorg voor een goede gespreksopbouw, dit geeft duidelijkheid.

Voorbeeld gespreksopbouw:

-Introductie                                                                                                                                         Breek het ijs, zorg voor een ongedwong sfeer.                                                                                   Inventariseer de gespreksonderwerpen en geef aan hoe lang het gesprek gaat duren.

-Bespreek eerst de onderwerpen van de medewerker                                                                        Laat de medewerker zelf zoveel mogelijk met de oplossing komen bij problemen. Stel open vragen en vraag goed door.

-Bespreek je onderwerpen als leidinggevende                                                                                  Maak je eigen punten duidelijk en controleer goed of de medewerker alles goed begrijpt.

-Leg de gemaakte afspraken vast;                                                                                                      Beide partijen ondertekenen de gemaakte afspraken.

-Afsluiten;                                                                                                                                          -Maak, als dat nodig is een vervolgafspraak.

Tip 6

Maak de afspraken SMART.

Leg de gemaakte afspraken vast en zorg dat ze helder en duidelijk zijn. Dit kun je doen door ze SMART te maken. Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Tijdgebonden.

Tip 7

Feedback.

Sta als leidinggevende open voor de feedback van je medewerker. Ook het geven van feedback is belangrijk voor de medewerker. Dit kun je doen volgens de sandwichmethode: Begin met de positieve punten, dus geeft eerst een compliment (ik vind dat je erg goed bent in..), daarna geef je een verbeterpunt (je zou het misschien beter zo kunnen doen..) en je sluit weer af met een positief punt (verder vind ik het heel goed dat..)

Tenslotte:

Levert een functioneringsgesprek wat op? Een functioneringsgesprek geeft een kans om te zien of doelen worden gehaald binnen de organisatie, hoe de sfeer is binnen het bedrijf en tussen medewerkers onderling. Functioneringsgesprekken kunnen daarom bijdragen aan een goede relatie en sfeer binnen de organisatie en tussen medewerker en leidinggevende. Een functioneringsgesprek kan daardoor ook sterk preventief werken, gemotiveerde medewerkers, werken met plezier, zijn productief en verzuimen minder.