Valkuilen bij een Functioneringsgesprek

Inleiding

Het voeren van funtioneringsgesprekken is een manier om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen en het functioneren van de verschillende medewerkers, maar ook om te weten wat er speelt in een organisatie. Maar daarnaast is het ook goed je bewust te zijn van de valkuilen die je kunt tegenkomen. Waar moet je op letten?

Valkuilen:

• Slechte voorbereiding;

Slechte voobereiding blijkt toch nog steeds een van de grootste valkuilen als het gaat om functioneringsgesprekken. Het komt nog vaak voor dat de voorbereiding voor een functioneringsgesprek veel te wensen over laat. Het is belangrijk de gesprekken met de medewerkers goed voor te bereiden. Neem even de tijd en lees je goed in, lees eerdere verslagen, ga eventueel te rade bij collega’s of klanten.

• Tussendoortje;

Beschouw een functioneringsgesprek niet als een tussendoortje. Je kunt niet even een telefoontje afhandelen tijdens een functioneringsgesprek en je bent even niet bereikbaar voor collega’s of andere medewerkers. Je hebt tijd vrij gemaakt voor deze medewerker en die geef je alle aandacht.

• Arbeidsvoorwaarden;

Een functioneringsgesprek is geen salarisgesprek of een gesprek over arbeidsvoorwaarden. Vaak worden deze onderwerpen aangekaart door de medewerker, maar laat je niet verleiden om hierop in te gaan. Wees duidelijk over wat een functioneringsgesprek inhoud, het gaat namelijk over arbeidsverhoudingen en arbeidsomstandigheden en over taak- en functie inhoud.

• Toekomstgericht;

Het functioneringsgesprek is vooral een gesprek dat toekomstgericht is. Wat zijn verbeterpunten, wat is nodig om iemand beter te laten functioneren, hoe kun je je medewerker beter tot zijn recht komen. Zorg ervoor dat je niet in de rol van de beoordelaar gaat zitten en alleen bezig bent met de zaken die niet goed zijn gegaan en op deze manier teveel afrekening geeft over het verleden, daarvoor heb je immers een beoordelingsgesprek. Kijk naar de toekomst!

• Gelijkwaardig;

Denk eraan dat dit een gesprek is op gelijkwaardig nivo. Verval niet in de “baas/ondergeschikte“ verhouding, laat dit zoveel mogelijk los. Ga met een ‘open mind’ het gesprek in en sta ook open voor kritiek op je eigen functioneren. Stel je als leidinggevende kwetsbaar op.

• Kritiek;

Zijn er punten van kritiek die je wilt bespreken, bespreek die dan ook. Wees eerlijk en maak dingen niet mooier (of erger) dan ze zijn. Wees duidelijk en zakelijk. Maak eventueel gebruik van de sandwichmethode. (positief- minder positief- positief)

• Vage onduidelijke afspraken;

Het gebeurt maar al te vaak, dat na een goed verlopen functioneringsgesprek vergeten wordt om alles goed vast te leggen en dat is jammer en een gemiste kans. Zorg er daarom voor om aan het eind van het gesprek de gemaakte afspraken en actiepunten duidelijk vast te leggen. Wie doet wat op welk moment. Maak de gemaakte afspraken SMART Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Tijdgebonden.

Tenslotte:

Als je geregeld bijpraat met je medewerkers blijf je op de hoogte van wat speelt in het bedrijf. Functioneringsgesprekken zijn een prima instrument om op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen die gaande zijn binnen het bedrijf. Zorg daarom dat deze gesprekken op een goede manier gevoerd worden zodat je het optimale uit een gesprek kunt halen.