Hoe voer je een goed slechtnieuwsgesprek

Tips voor een goed slechtnieuwsgesprek

Voor de meeste mensen is het brengen van slecht nieuws een vervelende klus waar ze tegenop zien. Je zult iemand tijdens een slechtnieuwsgesprek hoe dan ook moeten teleurstellen. Een slechtnieuwsgesprek komt zowel in persoonlijke als in zakelijke situaties voor. Een voorbeeld van een persoonlijke situatie waarbij je slecht nieuws brengt, kan bijvoorbeeld het afzeggen of uitstellen van een eetafspraak met een vriend zijn. Een zakelijk voorbeeld waarbij je slecht nieuws brengt, is een afwijzing van een verzoek om loonsverhoging of een ontslag. Onderstaande tips zijn vooral geschikt voor een slechtnieuwsgesprek in zakelijke situaties.

Slechtnieuwsgesprek: tips

De voorbereiding

Door ervoor te zorgen dat de betrokkene de boodschap juist interpreteert moet de kern van de boodschap ondubbelzinnig en bondig verwoord worden in 1 of 2 zinnen. Het is van groot belang dat de boodschap op een directe, definitieve en zelfverzekerde toon wordt gebracht zodat de ander niet de valse hoop krijgt dat er nog onderhandeld kan worden. Het is van belang om van tevoren een rustige omgeving te reserveren voor het gesprek en om ervoor te zorgen dat niemand komt storen tijdens het gesprek. Zet van tevoren alle informatie voor jezelf op een rijtje en zorg voor goede onderbouwingen voor het besluit. Rek ook voldoende tijd uit voor het gesprek, omdat de ander met veel vragen zal zitten en even zal moeten bijkomen van het slechte nieuws. Bovendien getuigt het van respect naar de gesprekspartner toe om tijd vrij te maken voor het ingrijpende nieuws.

De confrontatie

Begin het gesprek bijna direct met het brengen van het slechte nieuws. Is het slechte nieuws erg onverwacht, dan is het gepast om een korte inleiding te geven. Geef na het slechte nieuws antwoord op vragen van de betrokken persoon en toon respect voor zijn of haar gevoelens. Twee voor de hand liggende, maar niet zo effectieve manieren om slecht nieuws te brengen, zijn: 1.Inpakken en wegwezen 2.Stropmethode: er omheen draaien. Bij de eerste ‘foute’ methode zal degene die het slechte nieuws ontvangt zich niet gerespecteerd voelen omdat hij geen tijd krijgt om zijn emoties te uiten en zijn vragen te stellen. Bij de tweede onverstandige methode, zal de gesprekspartner het idee hebben dat je een spelletje met hem speelt en gevoelens van woede en onmacht krijgen.

De verwerking

De ontvanger moet uiteraard de kans krijgen om de klap te verwerken. Veelvoorkomende reacties bij de ontvanger zijn:

• Schrik
• Agressie
• Ongeloof

Als de ontvanger deze reacties geeft, reageer dan door het besluit en de reden ervan te herhalen en gun een ander de tijd. Maak hierin wel duidelijk dat het besluit vast staat. Reageer zakelijk, maar niet harteloos. Laat je gesprekspartner weten dat je het vervelend vindt voor hem en dat je zijn reactie begrijpt. Veelvoorkomende fouten in deze fase (voor degene die het slechte nieuws brengt):

• Agressief reageren
• Verdedigen
• Bagatelliseren
• Eigen gevoelens voorop plaatsen.

Blik op de toekomst

Als het slechte nieuws min of meer verwerkt en geaccepteerd is, kan het slechtnieuwsgesprek overgaan in een probleemoplossend gesprek. De ontvanger bepaalt hiermee het tempo en komt zelf met oplossingen en ideeën. Als brenger van het slechte nieuws kun je overigens wel meedenken en zelf ook me suggesties komen.