Duidelijk communiceren

Belangrijke boodschap

Soms moet je een belangrijke boodschap naar iemand anders over kunnen brengen. Je wilt bijvoorbeeld je vriend(in) vertellen dat je niet gelukkig bent in je relatie of je moet een werknemer vertellen dat hij zijn gedrag moet aanpassen om te voorkomen dat hij ontslagen wordt. In zulk soort gevallen is het zeer belangrijk dat je duidelijk communiceert zodat je de boodschap goed kunt overbrengen. Maar hoe communiceer je op een duidelijke manier?

Duidelijk communiceren

Bij communicatie zijn er vier verschillende factoren in het spel:

De omgeving. De omgeving slaat op de plek waar de communicatie plaats vindt.
De zender. Dit is de persoon die de boodschap wilt overbrengen.
De boodschap. De boodschap omvat de informatie die overgebracht moet worden.
De ontvanger. De ontvanger is de persoon die de boodschap binnen moet krijgen.

Als jij iets aan een andere persoon wilt vertellen, heb je controle over de eerste drie factoren. Als je duidelijk wilt communiceren, loont het de moeite om voldoende aandacht aan deze factoren te besteden.

De omgeving

Om een boodschap duidelijk over te brengen, kun je het beste zorgen voor een rustige omgeving zonder teveel afleiding. Zet de radio en tv dus uit en ga ergens zitten waar je niet gestoord zult worden. Zowel jij als de ontvanger moeten vrijuit kunnen praten. Bij voorkeur zijn er geen andere mensen aanwezig die jouw gedrag of het gedrag van de ontvanger kunnen beïnvloeden. Ga rustig zitten en trek er de tijd voor uit om de boodschap over te brengen.

De zender

Aangezien jij een boodschap wilt overbrengen, ben jij de zender. Het is belangrijk dat de ontvanger je goed kan zien. Lichaamstaal maakt namelijk een groot deel van je communicatie uit. Ga dus bij voorkeur tegenover elkaar zitten. Zorg dat je elkaar in de ogen kunt kijken. Praat nooit met je hand voor je mond. Hierdoor ben je al snel onduidelijk en slecht verstaanbaar. Dit lijkt misschien wat voor de hand liggend. Je maakt echter onbewust veel meer gebaren dan je denkt. Als jij iemand iets moet vertellen wat je liever niet had gedaan, is het een natuurlijke reactie om met je hand naar je mond te gaan. De wetenschap vermoedt dat dit gebaar uitdrukt dat je je gedachten liever voor jezelf had gehouden. Let hier dus bewust op.

De boodschap

De boodschap die je wilt overbrengen, is wellicht het belangrijkste gedeelte van de communicatie. Zorg dat je altijd duidelijk verstaanbaar bent. Presenteer je verhaal doordacht en wel geformuleerd. Denk hier van tevoren dus ook goed over na. Gebruik specifieke benamingen zodat er geen onduidelijkheid kan ontstaan. Illustreer je boodschap, indien mogelijk, met voorbeelden om een beeld van de situatie te schetsen. Zorg dat je boodschap niet op meerdere manieren geïnterpreteerd kan worden. Sluit af met een treffende conclusie waarin je de boodschap samenvat.

Vervolgens...

Na het overbrengen van een boodschap zal er hoogstwaarschijnlijk een respons van de ontvanger volgen. Het is belangrijk dat je de tijd neemt om hiernaar te luisteren. Vaak is deze respons niet bedoeld om je van gedachten te veranderen maar om de kijk van de ontvanger op de zaak weer te geven. Enige discussie is dus heel goed mogelijk. Al kun je natuurlijk wel begrip tonen, het is belangrijk dat je bij je eerder gemaakte punten blijft. Doe je dit overtuigend, dan zal je boodschap zeker overkomen.