Hoe bereid je je goed voor op het notuleren tijdens een vergadering

Notuleren betekent in andere woorden: Op een goede manier aantekeningen maken van hetgeen tijdens een vergadering wordt gezegd. Een notulist haalt door goed te luisteren de informatie uit de vergadering, die voor het verslag relevant is. De aantekening die de notulist hiervan maakt worden verwerkt tot een verslag. Dit verslag moet voldoende informatie bevatten om in een eventuele volgende vergadering op voort te kunnen bouwen. Hoe ga je als notulist hierbij te werk? In dit artikel staan een aantal praktische tips beschreven.

Een goede voorbereiding

Het is belangrijk om je goed voor te bereiden op een vergadering. Dit doe je onder andere door:

Goed te bespreken welke voorbereidende werkzaamheden je tot je beschikking neemt

Dit zijn zaken als:

Het verzamelen van de agendapunten en de daarbij horende gegevens
Het rangschikken van de agendapunten tot een logische tijdsverdeling en voorstel
Het bespreken van de agendapunten met de voorzitter
Het opstellen van de agendapunten en het samenstellen van de eventuele bijlagen
Het vaststellen van de datum van de vergadering
Het regelen van een geschikte vergaderruimte, de presentatiefaciliteiten en de catering
Het bespreken en vaststellen van de het agendaontwerp en de vaststelling van de gastdeelnemers
Het uitnodigen van de gastdeelnemers
Het verzenden van de agenda plus benodigde stukken
Het controleren van de ruimte en catering
Het controleren van de presentatiefaciliteiten

Zorg ervoor dat je tijdig beschikt de agenda plus bijlagen

Als je op tijd op de hoogte bent van de agenda en de bijlagen van de vergadering, dan heb je ruim de tijd om je te verdiepen in de onderwerpen. Hierdoor wordt het gemakkelijker om goed te kunnen luisteren en aantekeningen te maken tijdens de vergadering. Je kunt je goed voorbereiden door bijvoorbeeld eerst een gesprek aan te gaan met de voorzitter en/of de secretaris die bij de vergadering aanwezig zullen zijn. Het is bijvoorbeeld ook erg fijn om alvast van te voren te beschikken over de bijlagen van eventuele gastsprekers en dus de voorzitter en/of de secretaris van de vergadering.

Zorg ervoor dat je weet wie er bij de vergadering aanwezig zullen zijn en wie welke rol zal spelen tijdens de vergadering

Het is belangrijk om een goed beeld te hebben van de komende vergadering. Denk hierbij vooral ook aan de grootte en samenstelling van de vergadergroep. Wie is de voorzitter, secretaris, de vaste vergaderdeelnemers en de gastdeelnemers tijdens de vergadering? Ook de bijzonderheden tijdens de vergadering zijn belangrijk om van te voren te weten. Maak bijvoorbeeld een voorblad om algemene gegevens van de vergadering op te noteren. Vul hierop vóór de vergadering, de kopjes en trefwoorden in zoals:

De naam van de vergadering
De datum van de vergadering
De tijd van de vergadering
De plaats van de vergadering
De aan- en afwezigen van de vergadering
De voorzitter, secretaris en de penningmeester van de vergadering
Kopie en bijzonderheden van de vergadering

Je kunt het voorblad controleren bij de start van de vergadering en eventueel dan aanpassen. Een tip bij een vergadering met een groot aantal deelnemers, is het maken van een presentielijst. Of in het geval van een vaste groep deelnemers, kun je de namen alvast noteren en de deelnemers hun paraaf laten zetten bij aankomst van de vergadering. Zo kun je je direct focusen op de inhoudelijke kant van de vergadering.

Zorg ervoor dat je weet bij wat voor soort vergadering je gaat notuleren

Er zijn verschillende soorten vergaderingen waar je bij kunt notuleren. De overeenkomst van de verscheidene soorten vergaderingen is natuurlijk, dat er beslissingen worden genomen, informatie wordt uitgewisseld en knopen worden doorgehakt. Toch zijn er per vergadering ook grote verschillen, namelijk in de manier waarop dit gebeurt. Zo zal er op een overlegvergadering sprake zijn vergaderaars die verschillende groepen vertegenwoordigen en bij een werkoverleg staat het groepsbelang voorop, er wordt dus samengewerkt. In beide gevallen wordt er gestreefd naar overeenstemming, toch kan er in een overlegvergadering ook scherp onderhandeld worden wanneer er sprake is van tegenstrijdige belangen. Deze verschillen zorgen ervoor, dat er een groot verschil is in de manier van verslaglegging. Hierdoor is het dus ook heel belangrijk om een goed beeld te hebben van de te notuleren vergadering.

Bepaal de juiste verslagvorm die wordt verwacht

Wat voor soort verslagvorm wordt er verwacht? Dit wordt voornamelijk bepaald door het soort vergadering. Dit kan zijn:

een uitgebreid verslag, hierin geef je de kern weer van iedere partij die iets aan de orde heeft gesteld in de vergadering.
een beknopt verslag, hierin vermeld je slechts een actiepuntenlijst en de essentie van de bespreking.
een lijst met afspraken en acties.

Maar wat als je een verslag hebt uitgewerkt en het blijkt niet de juiste te zijn, die van je verwacht wordt? De notulist kan dan bijvoorbeeld de volgende regels hanteren:

een uitgebreid verslag gebruiken bij partijen en tegenstrijdige belangen.
een beknopt verslag gebruiken bij een gezamenlijk belang.
wanneer het verslag slechts dient als geheugensteun voor de controle op de te ondernemen acties.

Weet wat de doelen zijn van de verschillende agendapunten

Dit helpt je om goed te kunnen luisteren tijdens de vergadering. Ga na of het doel bijvoorbeeld is:

informatieoverdracht
meningsvorming
besluitvorming

Deze doelen kunnen ook gecombineerd zijn. Als goede notulist moet je de vergaderstructuur goed kennen en precies weten in welke fase de vergadering is beland. Het is daarom ook erg handig, dat veel vergaderingen tegenwoordig een toelichting bij de agendapunten geven voor de vergadering. Dit wordt wel een geannoteerde agenda genoemd. Hier kun je uit opmaken welk doel een bepaald agendapunt heeft.

Zorg ervoor dat je je registratiemateriaal controleert

Een tip is om altijd pen en papier bij je te hebben als notulist zijnde tijdens een vergadering, ook al heb je een laptop bij je om op te werken. Je laptop kan het bijvoorbeeld begeven, dan zit je. Zoiezo zijn er situaties waarin het handiger is om handmatig aantekeningen te maken, bijvoorbeeld in een chaotische discussie waarin je het overzicht wilt bewaren.

Twijfel nooit om hulp te vragen

Ook tijdens de discussie moet je nooit twijfel om duidelijkheid te vragen over wat er bijvoorbeeld nou precies in het verslag moet komen. Dit kun je met bijvoorbeeld de voorzitter van de vergadering van te voren bespreken. Zo kun je afspreken op welke manier je tijdens de vergadering aangeeft wanneer het je onduidelijk wordt en even opheldering nodig hebt. Je wilt immers goed werk afleveren en er zal niemand zijn die je hierop aankijkt. Misschien is het handig om een plek naast de voorzitter te hebben tijdens de vergadering, zodat het als minder storend wordt ervaren wanneer je iets wilt overleggen.

Denk ook aan een sanitaire stop tussendoor

Denk vooral voor jezelf er goed aan om vóór de vergadering eerst een bezoekje aan de wc te brengen. Met een volle blaas wordt het wel erg moeilijk om je goed te kunnen concentreren op de vergadering en het notuleren. Voor jou als notulist is het ook niet erg handig om tussendoor even naar de wc te gaan, want dan ben je afgeleid van hetgeen je mee bezig was, of je hebt een onderwerp gemist.

Aandachtspunten tijdens de vergadering

Enkele tips om de vergadering beter te kunnen blijven volgen:

op een actieve manier luisteren, denk er hierbij om welke onderwerpen er aan de orde zullen komen, het vergaderdoel en de structuur hiervan te spitsen, gebruik te maken van signaalwoorden om relevante informatie te selecteren
de juiste registratietechniek gebruiken, hierbij kun je gebruik maken van het kolommensysteem om de nadruk op essentie en afronding te leggen, voor jezelf uitmaken of het fijner en sneller werkt met een laptop of pen en papier, de mindmaptechniek gebruiken om het overzicht te bewaren in discussies.

Enkele tips om aantekeningen te maken

Hier volgen enkele tips voor het maken van aantekeningen tijdens een vergadering:

in de kolom Essentie is het niet handig om hele zinnen te noteren, gebruik afkortingen en/of symbolen die je zelf handig vind zoals voorzitter (vz) of voorstel (V)
gebruik veel leestekens om een zin te kunnen afkorten en later makkelijk te kunnen herkennen.
maak geen onnodige aantekeningen, zoals Opening bij het openen van de vergadering, dit wordt immers altijd aan het begin van een vergadering gedaan door de voorzitter dus dit weet je.
maak gebruik van een tekstverwerker op je laptop, hierin noteer je vóór de vergadering alvast in een leeg document de gegevens van de vergadering zoals: de naam, plaats en datum, de aan- en afwezigen.
in de tijd dat de vergaderaars niet relevante informatie bespreken, kun je alvast je trefwoorden en afkorting volledig uitschrijven, dit bespaart tijd voor later als je het verslag gaat uitwerken.
ook kun je in die tijd je lijsten bijwerken.
sla tussendoor je documenten op, dit voorkomt dat je bij het uitvallen van je laptop alles kwijt bent.
maak gebruik van een stopcontact bij het werken op je laptop in plaats van de accu, hierdoor hoef je je geen zorgen te maken of je laptop genoeg stroom heeft tot het einde van de vergadering en kun je je aandacht beter bij je werk houden.
om je documenten automatisch in chronologische volgorde opgeslagen te krijgen op je laptop, sla je je document met aantekeningen als volgt op: datum vergadering-naam vergadering-concept. Bijvoorbeeld: '12032010-OR-concept'. Geef je document de naam 'datum vergadering-naam vergadering', dus concept laat je achterwege.
kopieer de lijsten niet naar een nieuw document, maar vul ze in of verwijder ze in hetzelfde document.

Enkele tips voor na de vergadering

Om snel een goed verslag af te leveren, kun je gebruik maken van de volgende tips:

zorg voor een rustige werkomgeving en stel jezelf als doel om het verslag binnen 3 dagen af te werken.
zorg er goed voor, dat je verslag voldoet aan de gestelde eisen, dus volledig, beknopt, overzichtelijk, objectief of exact.

Zorg er bij het maken van een verslag altijd voor, dat het zonder spel- en stijlfouten is. Ook het aanhouden van de voltooide tijd maakt het voor de lezer makkelijker om het verslag te kunnen volgen.

Handige links

Op http://www.Secretaresseassistent.nl staan een aantal handige checklists voor het maken van een verslag. Deze vind je in de rubriek: vergaderingen voorbereiden en notuleren.