Hoe voorkom je dat een vergadering uitloopt

Voor de vergadering moeten er een aantal zaken worden geregeld

Of het nou gaat over het organiseren van een kinderfeest, een actie voor het ondersteunen van het plaatselijke dierenasiel, het inrichten van een winkel of welke activiteit dan ook, er moet eerst een plan worden gemaakt. Met z'n allen weet je meer dan alleen, dus je gaat met elkaar vergaderen. Als je vaak vergaderingen bijwoont, dan weet je vast wel dat ze oeverloos kunnen uitlopen. Dat is echter niet nodig als je tevoren met elkaar afspreekt hoeveel tijd je aan vergaderen wilt besteden. Hiermee komen we gelijk bij het eerste punt:

Spreek af hoe lang de vergadering maximaal mag duren

Als je een begin- en eindtijd afspreekt, weten alle deelnemers waar ze aan toe zijn.

Bepaal samen wie wat doet, vele handen maken licht werk

Wie de VOORZITTER tijdens de vergadering is. De voorzitter zal de punten van de agenda bepalen en kan aan het begin vragen of er nog agendapunten toegevoegd moeten worden. De belangrijkste taak van de voorzitter is de vergadering te leiden en er voor te zorgen dat de vergadering doelgericht blijft.

Wie DE TIJD BEWAAKT. Deze deelnemer kan ook, eventueel samen met de voorzitter, bepalen hoeveel tijd er per agendapunt wordt uitgetrokken. De tijd moet nauwlettend bewaakt worden om te voorkomen dat aan het eind van de afgesproken tijd een aantal punten onbehandeld blijven.

Wie de AFSPRAKEN VASTLEGT (de notulen maakt.) Het is niet de bedoeling dat woord voor woord wordt opgeschreven wat er wordt besproken. Het (agenda)puntsgewijs noemen van wat er beslist is, is voldoende. Er kan eventueel ook nog een takenlijst worden gemaakt.

Wie de AFSPRAKEN PRESENTEERT. Als er bijvoorbeeld een buurtfeest wordt georganiseerd zullen er vrijwilige medewerkers zijn die op de hoogte moeten worden gesteld van de besluiten. Je kunt er voor kiezen om ze de notulen toe te zenden. Een andere manier om ze te informeren is een presentatie geven. De besluiten kunnen dan meteen worden toegelicht en eventuele vragen worden beantwoord. Als er voor een presentatie wordt gekozen, dan is het ook belangrijk om af te spreken hoe lang de bijeenkomst maximaal mag duren.

Tijdens de vergadering heeft elke deelnemer zijn eigen actieve rol

De tijd is beperkt. Het doel is binnen die beperkte tijd een zo goed mogelijk resultaat neer te zetten. Hierin hebben ook deelnemers zonder specifieke taak hun eigen actieve rol. Bereid je dus goed voor!

Tips

Bedenk voor je naar de vergadering gaat de punten die je ter sprake wilt brengen. Maak er een lijstje van en streep ze af als ze behandeld zijn.
Richt je aandacht op het doel van de bijeenkomst.- Niet iedereen zal het altijd met elkaar eens zijn. Respecteer de mening van de andere deelnemers.- Leg de nadruk op de punten waarover de meesten het eens zijn.- Verdoe geen tijd met het uitvergroten van verschillen in de meningen.

Er kan aan het begin van de vergadering een korte brainstormsessie worden gehouden. Uit die sessie kunnen verschillende goede ideeën komen.

Als het mogelijk is, vergader dan aan een ronde tafel. Of zet de tafels zo dat je elkaar aan kunt zien. Dat praat een stuk prettiger.