Getting things done

Heb jij ook vaak het gevoel dat je je werk nooit afkrijgt, of dat je actielijst alleen maar langer wordt? Ben je de hele week druk geweest en ben je nog niet toegekomen aan wat je eigenlijk had willen doen? Dan is het tijd voor time management. Welk getting things done systeem voor jou werkt, is heel persoonlijk. Voor de één werkt het ouderwetse lijstjes maken op een kladblokje het beste, een ander geeft de voorkeur aan een uitgebreid softwarepakket waar naar hartelust de emailinbox aan een agenda gekoppeld kan worden met geïntegreerde digitale lijstjes. Dit artikel beschrijft kort de kerngedachte van time management en gaat dieper door op het Getting things done systeem van David Allen. Als slot is er nog een overzicht van de beste, gebruiksvriendelijkste online GTD software.

Time management

Globaal zijn de meeste time management theoriën gebaseerd op het onderscheiden van hoofd- en bijzaken en hieraan de juiste prioriteiten geven: wat is belangrijk en wanneer moet het gebeuren. Als je dat onder de knie hebt, heb je het grootste deel van je werk al goed gestructureerd. Hoe je dat kan doen, zijn verschillende time management theoriën voor bedacht. Enkele voorbeelden: de kaasschaafmethode, de 80-20 regel en het doe-het-nu principe.

David Allen

Getting Things Done (of: GTD) is hét time management systeem van David Allen, dé expert op het gebied van Getting things done methoden. Zijn systeem is eenvoudig en actiegericht. We zijn vaak gewend veel vanuit ons hoofd te werken: acties onthouden, planningen maken, enzovoort. Door alles ergens vast te leggen, krijg je ruimte in je hoofd. Omdat je je niet meer hoeft te herinneren wat je moet doen, kan je je volledig concentreren op wat je moet doen en het uitvoeren van je taken. Heel verhelderend.

Hieronder is in een aantal stappen kort samengevat wat de getting things done methode van David Allen inhoudt:

Collect Verzamel alles wat van belang is, of wat je moet doen op één centrale plek: David Allen noemt dit de 'bucket'. Dus zorg dat je een (digitale) opslagplek hebt in plaats van rondzwervende post-it papiertjes en visitekaartjes. Sla hier ook de dingen op die in je hoofd komen: losse acties, gedachten, ideeën. Dit is de basis. Het uitgangspunt waarvanuit je je acties verder kunt structureren.

Process Verwerk vervolgens wat in je bucket zit: doe één ding tegelijk, als er een actie nodig is: als deze binnen twee minuten gedaan kan worden, doe het dan direct (anders kost het meer tijd de actie op je actielijst te zetten, dan om hem direct af te handelen). Zet hem anders op een actielijst, of delegeer hem.

Als er geen acties nodig zijn: bewaren voor later, direct weggooien, of opnemen als toekomstige actie.

Organize Nu moeten de acties georganiseerd worden. Verdeel de acties die je moet doen in een aantal categoriën: een lijst met 'volgende acties' waarin je vastlegt wat de actie is en wat de volgende acties zijn om vooruitgang te boeken. Omschrijf elke taak die hiervoor nodig is. Hanteer ook een lijst met projecten. Hierin is elk los onafgerond eindje aan te merken als project. Gebruik een derde lijst voor zaken die 'in de wacht' staan, omdat je hierbij afhankelijk bent van anderen, of omdat de actie nog niet uitgevoerd kan worden. Een vierde lijst noemen we 'someday/maybe'. Hierop komen dingen te staan die je wellicht ooit zou willen doen zoals het maken van een wereldreis, of het halen van je vliegbrevet. Zo zijn ze uit je hoofd, maar kan je ze niet vergeten.

Review Als je lijsten af zijn, is het de tijd ze te bekijken en de meest urgente actie uit te kiezen om te doen. Let erop dat je hierbij geen uitstelgedrag vertoont en telkens de leukste of gemakkelijkste taak uitkiest. Als dit een valkuil is, kan je ervoor kiezen de actielijst gewoon van bovenaf af te werken en de taken één voor één uit te voeren.

Do Dit is natuurlijk waar het om gaat. Doen wat op je lijstje staat. En natuurlijk ook het getting things done systeem up to date houden.

GTD software

Zie hieronder de beste en leukste online Getting Things Done software:

Tadalist: Doet precies wat je verwacht: een doordachte to-do-list zonder fratsen.

Remember the milk: Leuke extra aan deze tool is dat je je acties ook aan een kaart kan koppelen, zodat je acties ook op locatie te rangschikken zijn.

Vitalist: Een zeer mooi vormgegeven en overzichtelijke tool. Ook kun je hier verschillende projecten aanmaken, om zo je acties per project te rubriceren.