Organisatie van een concert

Inleiding

Onlangs heb ik samen met een werkgroep van vier mensen een concert georganiseerd. De organisatie is nu voor een belangrijk deel ten einde. Op het moment dat ik dit schrijf hebben we nog ruim een week te gaan. Het enige wat nog gebeuren moet, is een interview geven voor de lokale radio, enkele e-mails versturen naar lokale kranten, coördinatie van de verkoop van de entreekaarten, een generale repetitie en de inrichting van de kerk, waar het concert wordt gegeven. Nadat de kerk is ingericht kan een dag later het concert worden gegeven en hopelijk wordt het een muzikaal hoogtepunt, waar ik overigens niet aan twijfel. Financieel gezien is het al een succes. Wat wil je nog meer.

Idee

Ik ben lid van een amateurkoor, een kerkkoor met een ledental van ongeveer 22. Wij zijn door een bevriend Engels koor uitgenodigd om een lang weekend in Engeland te verblijven waar we een tweetal concerten zullen geven. Zo´n reis, zeker naar Engeland, is niet goedkoop. Nadat we in een naburig dorp een Eucharistieviering hebben opgeluisterd, kom ik op een lumineus idee om geld in te zamelen voor deze concertreis, waardoor de kosten aanmerkelijk kunnen worden gedrukt. Ik wil dit bereiken door een concert te geven.

Echter, ik weet niet of ik deze uitdaging, want zo mag ik het wel noemen, niet te optimistisch opvat. Ik heb een simpele begroting gemaakt en deze op een repetitieavond kenbaar gemaakt. Wat blijkt, alle leden zijn enthousiast. Ik heb drie leden, die ik van te voren in mijn gedachten had (een bewuste keuze; je moet per slot van rekening beslagen ten ijs komen), gevraagd om samen met mij een werkgroep te vormen. Ze zijn verbijsterd (één lid is zelfs niet aanwezig die avond, die heb ik later geïnformeerd) maar maken geen bezwaar. Prachtig om zo te beginnen. Ik krijg de indruk dat ze er net zo veel zin in hebben als ik.

Start

De eerste vergadering die ik beleg is ongeveer 4 maanden voor het concert. Vervolgens vergaderen we om de twee weken. Gebleken is dat je dit echt wel nodig hebt. Alle vergaderingen zijn genotuleerd en de afgesproken acties zijn opgenomen. Op deze wijze krijg je eveneens een belangrijk document voor de toekomst wanneer je weer een concert wilt organiseren. Wees er van bewust dat er fouten worden gemaakt. De kunst is om ze tijdig te ontdekken, zodat één en ander kan worden hersteld. In ons geval is dat prima gelukt.

Waar moet je aan denken wanneer je een concert organiseert

Ik geef een aantal punten waarop je moet letten. Hoe je het invult is natuurlijk een zaak die elke werkgroep anders zal bekijken. Daar ben je creatief genoeg voor, denk ik.

Doel van het concert

Voor ons een duidelijke zaak: geld inzamelen. Dit betekent dat we gebruik zullen gaan maken van sponsors. Wanneer je geen financieel doel hebt, wordt het allemaal een stuk eenvoudiger.

Keuze datum

Kies zorgvuldig een datum. Informeer of er geen andere activiteiten in de buurt zijn, die mogelijk een negatieve invloed hebben op het aantal bezoekers.

Alleen of met een ander gezelschap

Weeg af of je het concert alleen geeft of met medewerking van een ander of anderen. Probeer de doelgroep in het vizier te krijgen. In je eentje (maar in ons geval dan wel als koor) een concert geven is niet gemakkelijk en wordt snel vervelend (hoe goed je ook zingt). Breng een zo breed mogelijk repertoire. Wij besluiten om met een ander (klein) koor in zee te gaan met een vergelijkbaar niveau. Probeer de kosten te drukken (als jullie wat voor ons doen, kun je ook een beroep op ons doen, dus met gesloten beurs).

Locatie

Kies een locatie waar het gezellig en knus is en waar (in ons geval) een prachtige akoestiek heerst (kerk). Stem de locatie af op de hoeveelheid te verwachten bezoekers (belangrijk; je kunt beter in een volle kleine kerk concerteren dan in een halvolle grotere kerk).

Bezichtiging van de locatie

Ga zo snel mogelijk naar de locatie om een kijkje te nemen. Noteer wat er allemaal moet gebeuren om het gezellig, indrukwekkend en realiseerbaar te maken, zoals het plaatsen van stoelen, een podium, geluidsvoorziening, plaatsen van planten en/of bloemen, installatie van een garderobe en/of toiletten. Bedenk waar de uitvoerenden moeten staan of zitten. Als een tweede gezelschap concerteert, noteer dan waar ze plaats moeten nemen wanneer ze niet actief is. Is er een ladyspeaker nodig, plaats dan een lezenaar op een goede plaats. Zorg voor mensen die de entreekaartjes controleren en het geld innen. Vraag mensen om zich te ontfermen over de sponsoren en begeleid deze mensen naar een gereserveerde plaats. Besteed hier aandacht aan. Sponsoren zijn belangrijk, wellicht ook voor de toekomst. Bied deze categorie mensen één of meerdere consumpties aan. Denk aan een locatie waar consumpties kunnen worden genuttigd, wanneer het niet mogelijk is in de ruimte waar het concert wordt gegeven. Moet uiteraard wel op loopafstand zijn.

Programma

Motiveer de technische leiding voor een gevarieerd en interessant programma. Beperk de lengte van het concert tot maximaal twee uur, inclusief een pauze van een half uur. Vraag de ladyspeaker om korte introducties te geven van de te brengen werken (het wordt snel langdradig). Denk aan het verstrekken van huishoudelijke mededelingen. Laat de voorzitter een opening- en slotwoord voorbereiden.

Raambiljet en entreekaartjes

Ontwerp een indrukwekkend raambiljet en noem de sponsoren. Wij hebben bijvoorbeeld een poster ontwikkeld met als (donkere) achtergrond het plafond van de Sint Pieter. Denk ook aan attractieve entreekaarten.

Draaiboek

Schrijf een draaiboek, zowel van de voorbereiding als van de dag dat het concert wordt gehouden. Er is veel te doen, denk daar aan! Vermeld wie actie onderneemt. Begin hier zo vroeg mogelijk mee en pas het document van tijd tot tijd aan. Distribueer het draaiboek ook onder anderen dan de leden van de werkgroep, zoals de dirigent en bestuur. Ik heb ontdekt dat dit goed werkt en zeer nuttig is. Informeer de leden van tijd tot tijd, dit werkt motiverend.

Programmaboekje

Ontwerp een programmaboekje. Je kunt het boekje beperken tot het programma alleen. Maar als je sponsoren hebt, die met een logo in het boekje zijn vertegenwoordigd, gebruik dan meer teksten, zoals een voorwoord van de voorzitter, een leuk verhaal van de werkgroep, etcetera. Ik heb ervaren dat iedereen wel wat wil schrijven, zelfs een sponsor (verhouding advertenties/tekst 1/1). Dit maakt het boekje veel interessanter! Ik heb gemerkt dat de logo´s het beste in jpeg formaat kunnen worden aangeleverd (in pdf documenten bijvoorbeeld kun je geen veranderingen aanbrengen).

PR activiteiten

Stuur artikeltjes naar huis-aan-huis bladen en regionale bladen. Regel een interview met krant en/of lokale radio. Nodig een fotograaf uit voor een foto in de krant. Verstuur e-mails naar collegae en diverse websites, niet alleen die van jezelf. Regel een centraal bekend verkooppunt van de entreekaarten en begin op tijd met de verkoop. Motiveer de leden om zoveel mogelijk kaarten te verkopen.

Muziekinstrumenten

Wanneer een piano nodig is, zorg er dan voor dat deze gestemd is en stem de piano vervolgens af met eventueel andere instrumenten.

DVD opname

Mocht je besluiten om een DVD opname te maken, maak dan goede afspraken met de cameraman. Laat hem een dag van te voren kennis maken met de ruimte. Maak hem bewust dat hij niet storend mag werken (als hij dit al niet weet). Geld uiteraard ook voor een fotograaf. Onze cameraman maakt bijvoorbeeld van te voren een foto voor de hoes). Wij hebben besloten om eveneens interviews (van bijvoorbeeld bestuursleden, werkgroep maar ook bezoekers waaronder sponsoren) op te nemen. Maar dan moet je wel iemand vragen om de interviews af te nemen. De kosten hiervoor blijken verrassend laag te zijn!

Na het concert

Houd er rekening mee dat na het concert de concertruimte weer in originele staat moet worden teruggebracht. Het is verstandig om alle leden te mobiliseren om meteen na het concert mee te helpen alles weer op te ruimen, anders staat de werkgroep er alleen voor. Ga hierna gezellig met iedereen een consumptie nuttigen op de goede afloop.

Verantwoording

Wanneer alle baten en lasten bekend zijn, informeer dan zo snel mogelijk de leden.

Tot slot

Als je deze leidraad volgt (de volgorde behoeft niet te worden nagestreefd) kan er bijna niets fout gaan en wordt de organisatie in ieder geval een succes. Misschien dat ik iets heb vergeten, maar dat zijn details. Die kom je vanzelf tegen tijdens de besprekingen. Daarom is het raadzaam goed te notuleren.

Formeer zorgvuldig een werkgroep. Nodig leden uit die creativiteit bezitten, iets van organiseren en netwerken weten, doorzettingsvermogen hebben en compromissen kunnen sluiten.

De werkgroep die ik heb geformeerd had ik al in mijn hoofd. Het is wellicht niet gebruikelijk om mensen aan te wijzen (in plaats van vrijwilligers te vragen), maar ik heb ervaren dat dit positief werkt. De drie leden die ik heb gevraagd waren meteen enthousiast en bezitten de eigenschappen die ik zojuist heb genoemd.

Zoals ik al zei het financiële deel is reeds een succes, nu het muzikale traject nog. Misschien dat ik aan dit onderwerp nog een artikel wijd, want het concert wordt zeker indrukwekkend.