Het festivalseizoen is net afgelopen, maar dat betekent niet dat er geen leuke evenementen of feesten meer te bezoeken zijn. Nog leuker is het om een feest of evenement zelf te organiseren. 

Altijd wel een reden voor een feest

Er is altijd wel een reden te vinden om iets te vieren. In je leven moet je je eigen slingers ophangen en als je dan een geschikte reden hebt om een feest te geven of zelfs een evenement op te zetten dan kun je gaan beginnen met de organisatie.

Zelf iets organiseren is bij uitstek geschikt als je alles in eigen hand wilt houden. Zeker wanneer je echt iets te vieren hebt zoals:

• een bruiloft
• een verjaardag
• een farewellparty

Organisatie

Wanneer je een evenement wilt organiseren zijn er een aantal zaken waar je rekening mee moet houden. Uiteaard zijn deze afhankelijk van wat je precies op wilt zetten of creëren. De keuzes die je hierin maakt hebben gevolgen voor de organisatie en omvang van het evenement of feest. Denk hierbij ook aan het uitdelen van ludieke kado's of gadgets. Inspiratie kan je opdoen op Premiumgids.nl

Het organiseren van een geslaagd evenement is een kunst en expertise op zichzelf. Gelukkig zijn er bedrijven ingesprongen op dit gat in de markt. Zij hebben de juiste middelen, maar ook de ervaring en kunnen deze gebruiken om je te adviseren.

Je kunt er voor kiezen om delen van de organisatie zelf op te pakken en uit te zoeken, zoals bijvoorbeeld de aankleding of het horeca gedeelte zoals (horeca apparatuur, maar je kunt er ook voor kiezen om deze bedrijven je zorgen uit handen te laten nemen en alle onderdelen voor hun rekening te nemen.

Hierbij kun je denken aan:

• het huren van biertaps
• barbecues
• en andere vormen van life-cooking
• eten en drinken
• maar ook het leveren van personeel en aankleding

en dus de volledige organisatie van je evenement.  Het voordeel van het inschakelen van een horecagroothandel is dat ze een groot assortiment hebben en je kan kiezen in een aantal prijscategorieën van basic tot luxe.

Waar vind ik dergelijke bedrijven

Op internet zijn er veel bedrijven, waaronder horecagroothandels die dergelijke diensten aanbieden. Als je met goede steekwoorden je wensen in een zoekmachine verwerkt, volgen er meerdere hits waar je een bedrijf uit kunt kiezen dat bij je past.

Afhankelijk van wat je wilt kun je een arrangement uitkiezen dat voldoet aan je wensen en eisen. Zo kun je kiezen uit verschillende deel services zoals hierboven ook al vermeld. Het bedrijf zelf kan je hier het beste op informeren.

Maak gebruik van reviews

Voordat je een dergelijk bedrijf in de arm neemt, is het altijd aan te raden om reviews op internet te bekijken. De meeste bedrijven vermelden zelf reviews op hun eigen website, maar het kan nooit kwaad om het bedrijf en het woord review in een zoekmachine op te zoeken. Zo kun je een beter beeld krijgen van met name de service(s) van een bedrijf.

Uitbesteden 

Wanneer je de organisatie van je evenement uit handen geeft is het verstandig de zaken vooraf goed met de hen door te spreken zodat er geen sprake kan zijn van spraakverwarring of onduidelijkheid. Zo is het belangrijk om af te stemmen wie waarvoor verantwoordelijk voor is.

Denk bijvoorbeeld ook aan de volgende zaken:

• Hoe is het bedrijf verzekerd in geval van ‘het in gebreke blijven’: wanneer het eten bijvoorbeeld niet geleverd wordt. Maar bekijk ook hoe je zelf verzekerd bent, wanneer je zelf bijvoorbeeld moet annuleren.
• Zorg voor een vaste contactpersoon die op die dag ook aanwezig is of in ieder geval mobiel bereikbaar (dat geldt ook voor je de organisatie aan je eigen zijde)
• Wanneer je evenement grotere proporties aanneemt is het goed om te kijken of je nog een bepaalde vergunning nodig hebt (zoals bijvoorbeeld voor een klein of groot evenement, of ‘ innemen gemeentegrond’) .  Het bedrijf kan je hier waarschijnlijk mee helpen of in adviseren, maar in eerste instantie ben jij als organisator hier verantwoordelijk voor.
• Wellicht een open deur; maar lees even goed de kleine lettertjes, zeker wanneer het aankomt op het gebied van annuleren en dergelijke!

Ontzorgen en genieten

Het voordeel van het uit handen geven van de organisatie van je evenement is dat je je alleen op de hoofdzaken hoeft te concentreren en zaken hoeft na te lopen/ controleren. Daarbij is de kans dan ook aanwezig dat je op je eigen evenement zelfs nog een beetje kunt genieten…..