Wat is de juiste adressering voor binnenlandse en buitenlandse brieven

De adressering van binnenlandse brieven

Tegenwoordig wordt de post allemaal geautomatiseerd uitgezocht door sorteermachines. Om dit zo correct en snel mogelijk te laten verlopen, zijn er door de normeringsinstituten NEN en BIN en de posterijen richtlijnen opgesteld voor de manier waarop enveloppen moeten worden afgedrukt. Welke? Dat lees je in het onderstaande overzicht.

De geadresseerde

Geadresseerde betekent "bestemmeling". De geadresseerde is dus degene voor wie de brief bestemt is. Het adres staat voor de plaats waar de geadresseerde zich bevind of in ieder geval zijn post ontvangt. Wat er op de envelop moet komen te staan om de brief op de juiste plaats terecht te laten komen noemen we dan ook "het bestemmingsadres".

Waar op de envelop moet het bestemmingsadres komen te staan?

Om het bestemmingsadres op de juiste plaats te krijgen op de envelop, volg je deze vaste opbouw:

Allereerst begin je met de naam van de organisatie of het bedrijf.
Eventueel de naam van de afdeling binnen het bedrijf.
Hierna volgt ter attentie van (t.a.v.).
Hierna volgt de regel waar je het straatadres, postbus- of antwoordnummer noteert.
De regel hieronder en tevens de laatste regel, is bestemt voor de postcode, gevolgt door twee spaties en tot slot de woonplaats in hoofdletters.

Welke richtlijnen gelden er bij het bestemmingsadres?

De richtlijnen waar je aan moet houden voor een goede plaatsing van het bestemmingsadres op de envelop zijn:

Zorg ervoor, dat je minimaal een halve centimer ruimte vrij laat rondom het adres.
Binnen Nederland kunnen adressen bestaan uit minimaal 3 en maximaal 6 regels.
Maak geen gebruik van onderstrepingen.
Zorg voor één spaties tussen de cijfers en de letters van de postcode.
De woonplaatsnaam moet altijd in hoofdletters op de envelop komen te staan, ook als deze uit meerdere woorden bestaat. Plaats tussen de woorden dan ook één spatie. Er is wel een uitzondering voor bijvoorbeeld de plaatsnaam 's- Hertogenbosch, hier mag de "s" als kleine letter worden genoteerd.
Het huisnummer kan uit enkel een getal bestaan, maar kan ook een huisnummertoevoeging hebben. Dit is een letter of een cijfer. Noteer een lettertoevoeging direct achter het huisnummer, hiertussen moet een spatie worden gezet. Dit wordt dan bijvoorbeeld De Lindelaan 20 A. Is de toevoeging een cijfer, dan wordt er tussen het huisnummer en de toevoeging een liggend streepje geplaatst. Dit wordt dan bijvoorbeeld De Lindelaan 20-1.
In de rechterbovenhoek van de envelop moet de frankering komen. Laat hiervoor een zone van 74 mm breed en 40 mm hoog vrij.
Zorg ervoor, dat je tussen de 20 en 30 mm vrij houd aan de onderrand van de envelop. Dit omdat posterijen zogenaamde sorteercodes op de envelop printen, soms met stickers. Dit zorgt ervoor, dat de post automatisch verwerkt kan worden.
Om bepalingen op te zoeken voor de juiste notatiewijze van adressen op enveloppen, kun je naslag plegen op de normbladen: NEN 5825 en NEN 1025:1978 van het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN) en voor België normcode Z 01-004 van het Belgisch Instituut voor Normalisatie (BIN).

De afzender

Dit ben jij als schrijver en/of verzender van de brief. Het adres van de afzender komt ook op de envelop te staan. Zo kan de ontvanger reageren op de brief, door naar het afzendadres terug te schrijven, of de posterijen kunnen de brief terugzenden naar het afzendadres in het geval van moeilijkheden met de verzending (bijvoorbeeld een onvolledig of niet bestaand bestemmingsadres op de envelop).

Waar op de envelop moet het afzendadres komen te staan?

Je hebt de keuze uit twee mogelijkheden:

Niet handgeschreven adressen kunnen op de voorzijde van de envelop (bijvoorbeeld linksbovenaan) op één regel worden getypt. Dit zónder de onderdelen naam, straat, plaats te scheiden door middel van leestekens als komma's en/of middenstippen.
Handgeschreven of gestempelde adressen moeten op de achterzijde van de envelop worden geplaatst.

De opmaak van de adresgegevens op de envelop

Hiermee wordt de vormgeving van de adresgegevens bedoelt. Hiervoor bestaan richtlijnen om het overzichtelijk te houden op de envelop. Als iedereen maar gewoon ergens op een willekeurige plek op de envelop wat gegevens over het adres neer zou zetten, per persoon weer in een andere volgorde enzovoort, ja dan zou het zeker een chaos worden daar op de sorteerafdeling van de posterijen.

Wat is de juiste opmaak van de adresgegevens?

Je doet er verstandig aan om de aanwijzingen, die hieronder voor de vormgeving van de adresgegevens worden gegeven, te volgen:

Adressen altijd links uitlijnen.
Maak gebruik van schreefloze lettertypes (letters waar geen pootjes uitsteken zoals het lettertype sans-serif), zoals Arial of Helvetica
Indien mogelijk vermijd cursieve letters, matrixschrift en contourletters.
De corpsgrootte die je het beste kunt gebruiken is tussen de 10- en 12-punts.
Geen adresonderdelen onderstrepen.