Debiteurenbeheer
Organiseren
U moet er rekening mee houden dat uw facturen soms langer uitstaan dan afgesproken. Vaak onderschatten ondernemers de schade die zij kunnen lijden door slecht betalende klanten en lange betalingstermijnen. Soms wordt een rekening zelfs helemaal niet betaald. Een solide debiteurenbeleid kan de schade aanzienlijk beperken. Het is echter nooit een garantie tegen wanbetalers.
Debiteurenbeleid:
Slecht betalende klanten en lange betalingstermijnen kunnen jaarlijks een aanzienlijke schadepost betekenen. Rekeningen die lang openstaan hebben directe gevolgen voor de liquiditeit van uw onderneming. Soms krijgt u een factuur zelfs helemaal niet betaald. Daardoor kan uw winstprognose opeens omslaan in een daadwerkelijk verlies! Hoewel er altijd hardnekkige wanbetalers blijven bestaan, kan een goed debiteurenbeleid de schade aanzienlijk beperken.
Uw beleid:
Begin met de huidige situatie in kaart te brengen. Hoe groot is het debiteurensaldo? Wat is de gemiddelde betalingstermijn van uw klanten? Hoe houdt u in de gaten wanneer er betaald wordt? En hoe gaat u om met niet betalende klanten? Ook is het handig om te bekijken hoe effectief uw aanmaningen en eventuele andere stappen zijn.
De volgende tips en vuistregels kunnen helpen bij uw beleid:
- Zorg dat er geen misverstand over kan bestaan wanneer een klant moet betalen. Onderneem direct actie als een klant niet betaalt.
- Zet een duidelijk beleid uit: wanneer stuurt u aanmaningen, wanneer geeft u de vordering uit handen?
- Houdt rekening met de klant: Kan hij niet betalen of wil hij niet betalen, is hij ontevreden?
- Telefonisch contact of dreigen met incasso heeft vaak betere resultaten dan de zoveelste aanmaning.
- Standaard aanmaningen sturen heeft niet altijd het gewenste effect. Een eerste aanmaning suggereert immers dat er ook nog wel een tweede of misschien zelfs derde zal volgen.
- Zorg dat u inzicht hebt in het betalingsgedrag van uw klanten: een rapportagesysteem is onmisbaar.
- De belangrijkste reden waarom klanten niet betalen is omdat ze ontevreden zijn over het resultaat van de opdracht.
- Check daarom al bij oplevering van uw product/dienst of de klant tevreden is. Anders hoort u het misschien pas als u informeert naar de reden van niet betalen.
- Bevestig telefonisch gemaakte betalingsafspraken schriftelijk aan de klant.
Highlights
- Iemand met lef is geschikter voor het debiteurenbeheer, dan een boekhouder
- Geef de verantwoordelijke voldoende bevoegdheden
Beter is het om er een aparte taak van te maken. En nog beter is het om zelf geregeld tijd vrij te maken om met uw debiteurenbeheerder te overleggen. Uit onderzoek van C.B.S. blijkt dat de helft van de ondernemers in het MKB minder dan vier uur per week aan debiteurenbeheer besteedt.
Zij zitten hun debiteuren duidelijk te weinig achter de broek.
1. Iemand met lef
Stel voor het debiteurenbeheer iemand aan die met klanten kan omgaan. Het moet iemand zijn die de telefoon durft te pakken en afspraken durft te maken. En dus niet iemand die alleen goed is met getallen.
2. Bevoegdheid
Geef deze persoon ook de bevoegdheid om betalingsafspraken met klanten te maken, zodat er aan de telefoon meteen spijkers met koppen geslagen kunnen worden.
3. Niet bij de boekhouding
Het debiteurenbeheer onderbrengen op de boekhoudafdeling werkt goed als u alleen maar trouwe klanten heeft die altijd op tijd betalen. Is dat niet het geval, dan verdient het aanbeveling een aparte afdeling op te zetten of het debiteurenbeheer bij de controller onder te brengen.