Hoe maak je een factuur

Inleiding

Wanneer je goederen of diensten levert aan andere rechtspersonen, is een factuur in Nederland wettelijk verplicht. Onder deze rechtspersonen vallen ondernemers, verenigingen en stichtingen. Aan welke eisen moet het volgens de wet voldoen en hoe maak je zo'n factuur?

Eisen aan een factuur

Er zijn een aantal eisen waaraan de factuur moet voldoen. Deze zijn te groeperen in 4 soorten gegevens. Gegevens ten aanzien van:

Je eigen organisatie
De organisatie van de afnemer
De specifieke factuur
Het product of de geleverde dienst

Eigen gegevens Gegevens afnemer Factuur specifiek Product of dienst Juridische of handelnaam Juridische of handelnaam Datum van uitreiking De beschrijving van product of dient Volledige adres Volledige adres Unieke nummer De hoeveelheid BTW nummer Bedrag exclusief BTW Datum van levering KVK nummer BTW bedrag Datum van betaling

Hoe maak ik een factuur

Ten opzichte van 10 jaar geleden heeft met anno veel keuze voor het maken van een factuur. Zo kan je je factuur handmatig met Microsoft Word maken. Wanneer deze gekoppeld wordt aan een Excelsheet kan je snel meerdere facturen uitdraaien. Het nadeel is dat er nog wat handmatig werk bij kan komen kijken.

Wie daar geen behoefte aan heeft heeft de keuze de facturen door een boekhoudprogramma te laten uitdraaien. Programma's zoals die van Exact hebben functionaliteit om facturen automatisch te laten genereren.

Een alternatief is dat je gebruik maakt van een online service. Hierbij log je in op een website waar je je boekhouding bijhoudt. Ook hier heb je het voordeel dat je automatisch facturen kan laten maken en bovendien ook digitaal kan versturen. Omdat alles op 1 plek geregeld wordt volgens vaste processen is de kans op fouten kleiner. Bovendien profiteer je van het gemak van alle hulpmiddelen en tools die je tot je beschikking krijgt. Iets wat je misloopt als je alles lokaal in eigen beheer houdt. Scheelt uiteraard wel in de portemonnee natuurlijk.

Layout

Wie een factuur wil ontwerpen krijgt veel vrijheid. Er zijn geen specifieke eisen aan het ontwerp, behalve dat de informatie dusdanig gepresenteerd wordt dat het leesbaar is en aantoonbaar aan de genoemde informatie eisen voldoet. Ook aan de vorm worden geen eisen gesteld.

Wie professioneel wil overkomen laat de layout van de factuur ontwerpen in een eigen huisstijl. Vervolgens heb je de keuze de factuur zowel op papier als digitaal verstrekken. Uiteindelijk dient de factuur in de administratie van de ontvangende partij te komen en dat kan zowel een digitale als fysieke administratie zijn. Briefpapier (drukken) is mogelijk bij een goedkope online drukker als reclameland.

Conclusie

De overheid stelt eisen aan de inhoud van een factuur. Wanneer je aan andere organisaties goederen of diensten levert, dien je aan de eisen voor deze inhoud te voldoen. Je kan deze facturen zelf maken, met boekhoudprogramma's of met online boekhouding / factuurservices.