Hoe controleer je een btw-nummer

BTW nummers controleren

Nieuwe klanten zijn altijd welkom. Als je een factuur gaat sturen, mag maar moet daarop het BTW nummer van de klant niet vermeld staan. Het btw nummer kun je rechtstreeks aan de klant vragen. Om zeker te spelen of het opgegeven nummer correct is, kun je dat controleren op VIES. Dat is een nieuwe website van de Europese Unie.

Waarom een BTW checken via deze site

Wil je nagaan of het opgegeven BTW nummer correct is of je hebt helemaal geen BTW nummer dan is er vanaf 1 oktober 2012 de site VIES. VIES is de afkorting van VAT Information Exchange System. VAT is Engels voor BTW. Je kunt hier niet alleen btw-identificatienummers van klanten uit Nederland of België controleren. Ook van bedrijven in de overige EU-lidstaten. Dit is dus een welgekomen website waar internationale bedrijven beslist hun voordeel mee kunnen doen. Tot nu toe kon je deze informatie alleen maar checken bij de Belastingdienst, althans voor wat Nederland betreft. Dat was half werk: de ambtenaar of website bevestigde alleen maar of de combinatie die je opgaf van bedrijfsnaam en het btw-nummer correct was of niet. Was het btw-nummer niet juist dan kreeg je geen enkele verdere informatie welk het juiste btw-nummer dan wèl was.

In de meeste lidstaten gaat de service zelfs nog verder. Als je een btw-nummer ingeeft, krijg je ook de adresgegevens van het bedrijf dat erbij hoort.

Waarom een btw-nummer controleren?

Als bedrijf moet je altijd controleren of de klant wel degelijk een ondernemer is. Ongeacht welke ondernemingsvorm (CV, BV, VOF enz…) van toepassing is. Het bedrijf riskeert immers een naheffingsaanslag als bij controle van uw boekhouding blijkt dat dat niet het geval is. Waarom? Als je een faktuur stuurt naar het buitenland wordt daarop geen BTW doorberekend. Klopt het opgegeven btw-nummer niet dan moet er alsnog btw worden betaald door uw bedrijf over de zonder btw geleverde goederen en diensten.

Moet je het btw-nummer van de afnemer vermelden?

Het antwoord is NEE! Of je nu elektronische facturen verstuurd of de ouderwetse papieren facturen: het btw-nummer van de afnemer/geadresseerde hoef je niet te vermelden! Wat moet er wèl op staan?

de factuurdatum;
een uniek factuurnummer (nummer uw facturen doorlopend en opeenvolgend);
uw eigen btw-nummer;
uw eigen kvk-nummer;
naam en adres van uw bedrijf;
naam en adres van uw klant;
een omschrijving, de hoeveelheid en de aard van het product of dienst die u heeft geleverd;
de datum waarop de levering of dienst heeft plaatsgevonden.;
de prijs exclusief btw en inclusief btw afhankelijk van de situatie;
het te betalen bedrag aan btw (idem).

Wellicht wist je dit al: van elke uitgaande factuur moet je een kopie bewaren in uw administratie.

Opgelet: vanaf 1 jauari 2013 komen er nieuwe factureringsregels btw!

Conclusie

Als bedrijf zijnde moet je voorzichtig en correct omspringen met de btw-nummers van buitenlandse klanten. Check altijd het btw-identificatienummer dat je van je klant spontaan ontvangt of in het geval je helemaal geen BTW-nummer hebt van je buitenlandse afnemer. Doe dat altijd en in elk geval als je een btw-nummer vermeldt op je uitgaande facturen. Doe je dit niet dan draai je als bedrijf zelf op voor de niet betaalde BTW.

De link van de EU-site waar je kunt controleren op de geldigheid van een BTW-nummer.