Hoe regel ik de fiscale Eerstedagsmelding
Nieuwe werknemers moesten tot voor kort worden aangemeld bij de Belastingdienst via de 'Opgaaf voor eerstedagmelding'. Met deze eerste dag melding wilde de overheid zwartwerken, illegale arbeid en daarmee samenhangende fraude tegengaan. Deze maatregel is vervangen door een selectieve aanpak van werkgeversfraude op basis van risicoanalyse.In dit artikel staat helder beschreven aan welke eisen de werkgever moet voldoen.
Wie moet eerstedagmelding doen?
Alle werkgevers waren verplicht om de eerstedagmelding te doen voor werknemers die in echte of fictieve dienstbetrekking bij hen komen werken. De verplichting gold dus ook voor uitzendbureaus en buitenlandse werkgevers die in Nederland inhoudingsplichtig zijn voor de loonheffingen. Als een dienstbetrekking is beëindigd, kan dezelfde werknemer later weer voor dezelfde werkgever gaan werken. Ook in dat geval moet de werkgever voor de nieuwe dienstbetrekking van deze werknemer eerstedagmelding doen.
Ook in de nieuwe situatie van selectieve aanpak op basis van werkgevers risicoanalyse moeten werknemers met een zogenoemd nul-urencontract moeten aangemeld worden als zij voor de eerste keer werkzaamheden gaan verrichten.
De werkgever hoeft niet opnieuw de eerstedagmelding te doen, zolang het dienstverband niet is beëindigd.
In de volgende gevallen is een eerstedagsmelding niet nodig:
- voor personen die niet werken, zoals uitkeringsgerechtigden en pensioengerechtigden.
- voor artiesten en beroepssporters die onder de artiesten- of beroepssporters regeling vallen.
De belastingdienst
Een Bedrijf of ondernemer kan de Belastingdienst verzoeken om als een samenhangende groep inhoudingsplichtigen te worden beschouwd. Als een werknemer binnen de samenhangende groep wisselt van inhoudingsplichtige, hoeft voor hem geen nieuwe eerstedagmelding te worden gedaan.
De eerstedag melding moet uiterlijk de dag vóór het begin van de werkzaamheden bij de Belastingdienst binnen zijn. Er bestaat één uitzondering: als een werkgever met de werknemer afspreekt dat deze nog dezelfde dag bij hem komt werken, mag de werknemer op die dag worden aangemeld, maar wel vóór het begin van de werkzaamheden.
Welke gegevens opnemen in de 'Opgaaf voor eerstedagmelding'?
De 'Opgaaf voor eerstedagsmelding' is een eenvoudig elektronisch formulier waarop de volgende gegevens moeten worden ingevuld: Het loonheffingennummer van de werkgever sofi-nummer of personeelsnummer van de nieuwe werknemer. Het personeelsnummer mag alleen ingevuld worden als de nieuwe werknemer nog geen sofi-nummer van de Belastingdienst heeft ontvangen Voorletter(s) Tussenvoegsel(s) Achternaam Geboortedatum De datum waarop de werkzaamheden beginnen
Het is verstandig om al ruim voor het begin van de werkzaamheden te beschikken over deze gegevens van de nieuwe werknemer. Het verstrekken van deze persoonlijke gegevens kan bijvoorbeeld onderdeel zijn van de aanstellingsprocedure. Wil een werknemer deze gegevens niet geven en neemt de werkgever hem toch in dienst, dan moet ten minste het personeelsnummer worden vermeld en de datum waarop de werkzaamheden beginnen. De werkgever moet bij een controle wel kunnen bewijzen dat de eerstedagsmelding betrekking heeft op die bepaalde werknemer.Startende ondernemers die nog geen loonheffingen nummer hebben, mogen voor hun eerste werknemers met een papieren formulier eerstedagmelding doen.
Hoe doet u de eerstedagsmelding?
De eerstedagsmelding moet altijd elektronisch worden gedaan. Dat kan op de volgende manieren: via de internetsite van de Belastingdienst of met aangifte- of administratie software. Ook kan de belastingconsulent of het salaris servicebureau dit voor de werkgever doen via de aangifte- of administratie software.
In principe is het verplicht de eerstedagsmelding elektronisch te doen. Alleen als ontheffing is verleend voor het elektronisch doen van de aangifte loonheffingen, mag de eerstedagsmelding op papier gedaan worden. Het papieren formulier is op te vragen bij de BelastingTelefoon: 0800 - 0543, bereikbaar van maandag tot en met donderdag van 8.00 tot 20.00 uur en op vrijdag van 8.00 tot 17.00 uur.
Eerstedagsmelding wijzigen of intrekken
Bevat de eerstedagsmelding fouten, dan kunnen deze worden gecorrigeerd door het doen van een nieuwe eerstedagsmelding met de juiste gegevens. Was de eerstedagsmelding achteraf gezien niet nodig, dan hoeft er niets te gebeuren. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn als een beoogde werknemer uiteindelijk toch niet gaat werken of al juist was aangemeld. Bij beëindiging van het dienstverband hoeft de eerstedagsmelding niet te worden ingetrokken. Het einde van een dienst betrekking of baan blijkt namelijk uit de aangifte loonheffingen. Gaat dezelfde werknemer later opnieuw voor dezelfde werkgever werken, dan moet hij wel opnieuw aangemeld worden.
Naheffing en boete
De Belastingdienst zal bij een eventuele waarneming ter plaatse (een controle op de werkplek) controleren of werknemers zijn aangemeld. Als er geen eerstedagmelding of te laat eerstedagsmelding is gedaan voor een werknemer, moet de werkgever mogelijk een naheffing en een boete betalen.
Tips bij de eerstedag melding
Op www.belastingdienst.nl staan handige tips. De Arbeidsinspectie kan boetes opleggen als de ondernemer het niet goed/tijdig doet. Per niet-aangemelde werknemer kan een boete opgelegd worden van € 1.134,-. De belastingdienst gaat er verder vanuit dat deze werknemer al 6 maanden in dienst is en zal dus ook over deze (fictieve) periode loonbelasting vorderen. Daarbovenop komt een boete voor het te laat afdragen van deze belasting. Tegenbewijs is natuurlijk mogelijk.
Handige links en bronnen
Er is veel juridische informatie beschikbaar over dit onderwerp. Dit onderwerp heeft bovendien raakvlakken met
www.belastingdienst.nl