Rapportage overwoekering aanpakken

Inleiding

Het aantal rapporten binnen een business intelligence omgeving groeit gestaag. Voor Ad-hoc verzoeken worden tijdelijke rapporten gemaakt en voor vaker voorkomende verzoeken worden rapporten aangeboden in het portfolio van beschikbare rapporten. Kenmerk van deze omgeving is dat er elke keer rapporten bij komen echter zelden worden rapporten weggegooid.

Een veel gehoorde klacht is dat ook hier de wet-van-de-toe-en-afnemende- meeropbrengsten optreedt. Door de toename van 1 rapport neemt op een gegeven moment de waarde van de totale omgeving juist af. Dit komt omdat men eigenlijk door het grote aantal rapporten het overzicht aan het verliezen is.

Hoe probeert men het tij te keren?

Men neemt voor om bij elk nieuw rapport af te vragen wat het doel is van het rapport echter men hanteert hier geen raamwerk voor waardoor het slecht uit te leggen is bij de gebruiker en de doorvragende BI-specialist als lastig heerschap en vertragende factor ervaren wordt.

Hoe zouden we het tij echt kunnen keren?

Een mogelijke oplossing voor dit probleem is om elke rapport aan een proces op te hangen. Naast dat dit structuur geeft aan de functionaliteit van het rapport geeft dit ook een kapstok om de rapportages ten op zichte van elkaar te ordenen. Het lijstwerk is het meest gemakkelijk aan een (operationeel) proces op te hangen. De uitdaging zit hem in het feit om ook de management rapporten binnen de besturingsprocessen op te hangen. Dit komt omdat de besturingsprocessen vaak niet gemodelleerd zijn. Het “framework-for-success” van Oracle kan gebruikt worden om ook deze processen te benoemen en in te richten. Binnen dit framework zijn de volgende processen opgenomen: Gain to sustain, Investigate to invest, Design to decide, Plan to Act, Analyze to adjust en Record to Report

Als we er in slagen om vast te houden aan de stelregel om elk rapport binnen een proces op te hangen, houden we beter overzicht in de bestaande omgeving en zijn we bewust van het nut van een bepaalde rapportage.

Dit beter overzicht wordt vertaald in een omgeving die efficiënter en effectiever ingericht is, hetgeen direct merkbaar zal zijn in zowel de ontwikkel- als beheerkosten. Daarnaast is het raamwerk ook een goed communicatiemiddel waardoor er ook weer een positieve bijdrage geleverd wordt aan de gebruikerstevredenheid.

Management Excellence here we come!