Hoe maak je een offerte

Een offerte opstellen

Een offerte is een gespecificeerd en nauwkeurig aanbod van een product of dienst. Vaak gaat er een aanvraag aan een offerte vooraf. Deze aanvraag kan zowel schriftelijk als mondeling binnenkomen. Zo'n aanvraag is meestal niet volledig. De aanvrager houdt zich vaak met opzet op de vlakte in de hoop dat hij meer krijgt dan hij vraagt, maar het komt ook vaak voor dat een aanvrager niet precies weet te omschrijven wat hij nodig heeft en alleen een indicatie geeft. De offerte dient antwoord te geven op een aanvraag, of deze nu wel of niet duidelijk is gesteld.

Welke soorten offertes zijn er?

De meest voorkomende soorten offertes:

Vaste offerte

Bij een vaste offerte verbindt de aanbieder zich aan het aangeboden product of dienst tegen de in de offerte genoemde prijs en onder de in de offerte gestelde voorwaarden als de koper ermee akkoord gaat. Vaak zit hier een tijdslimiet aan vast. De aanbieder biedt dan bijvoorbeeld iets voor twee maanden onder dezelfde voorwaarden aan. Daarna is hij vrij om te doen wat hem uitkomt. Het is ook niet uitgesloten dat een koper na enkele maanden onverwachts op een offerte ingaat als er geen datum is genoemd. De verkoper is in dit geval verplicht om te leveren tegen de in de offerte gestelde prijs, zelfs als bijvoorbeeld de kosten zoals lonen, vracht en verpakking drastisch zijn veranderd.

Vrijblijvende offerte

Met een vrijblijvende offerte kan een aanbieder meer kanten op. Hij kan de aanbiedingsprijs bijvoorbeeld wijzigen, de leverings- en/of betalingsconditie aanpassen of zelfs de offerte intrekken Het is overigens wel schadelijk voor het imago en de betrouwbaarheid van de verkoper als hij besluit om achteraf de offerte in te trekken, tenzij hij in extreme omstandigheden verkeert.

Bemonsterde offerte

Bij een bemonsterde offerte (dit kan overigens zowel een vaste als een vrijblijvende offerte zijn) wordt een monster van het aangeboden product meegezonden met de offerte. De potentiële afnemer is hierdoor in staat het product van te voren te beoordelen en zal deze beslissing meenemen in zijn keuze om al dan niet het product aan te schaffen.

Hoe maak je een goede offerte?

Een offerte is goed, als deze:

zo volledig en specifiek mogelijk het aanbod van een product of dienst beschrijft;
de toon zakelijk houdt;
niet te lang is;
eventueel is gecontroleerd door een jurist;
overzichtelijk is.

Structuur en inhoud van een offerte

Bij een offerte dien je van de volgende opbouw uit te gaan:

Inleiding
Gespecificeerde omschrijving van het aanbod
Afsluiting
Algemene verkoopvoorwaarden

1. Inleiding

De inleiding wordt vaak gebruikt om het geheugen van de lezer op te frissen en hem te bedanken voor de aanvraag. Ver dient de inleiding interesse op te wekken.

2. Gespecificeerde omschrijving van het aanbod

Dit onderdeel vormt de kern van de offerte. Hier komt hetgeen aan bod wat bepalend is voor de aankoopbeslissing van de lezer. Hierin dien je het volgende uit te werken:

Product of dienst: kenmerken, gewichten, maten, kleur, oorsprong
Verpakkingswijze: kratten, kisten, bundels, cartons, pallets
Transport: transportwijze, wie zijn er verantwoordelijk, levertijd
Verkoopprijs en betalingsvoorwaarde: prijs, condities
Installatie
Onderhoud

3. Afsluiting

In de afsluiting wordt de potentiële klant nogmaals bedankt voor zijn belangstelling voor het product of de dienst. Verder staat er vermeldt waar de klant terecht kan voor verder contact en de afsluiting wordt voorzien van een handtekening met de naam en functie van de verantwoordelijke eronder. De bijlage worden ook in de afsluiting vermeldt.

4. Algemene verkoopvoorwaarden

Iedere onderneming dient over algemene verkoopvoorwaarden te beschikken. Deze worden na de afsluiting vermeld.