Het belang van een sterke inkoop

Inleiding

Grote bedrijven hebben hun focus al enige jaren op inkoop gericht. Soms uit noodzaak, maar niet altijd. Die bedrijven hebben ingezien dat met het professionaliseren van de inkoopfunctie meer winst wordt gegenereerd en behouden. Veel inkoopafdelingen hebben zich de afgelopen jaren moeten bewijzen met aantrekkelijke raamovereenkomsten. Het slechts hebben van een raamovereenkomst met een leverancier is een beperkte vorm van samenwerking. Beperkt in de zin dat het gaat om het vastleggen van prijs-, bonus- en kortingsafspraken en de afstemming van de wederzijdse voorwaarden. Van verdere ontwikkeling in samenwerking, in het bijzonder bij bedrijven die projectmatig werken, is echter nog geen sprake. Daar is wel behoefte aan. Wat wordt bespaard aan de inkoopgebonden kosten is pure winst. De inkoopfunctie van die bedrijven zou meer moeten zijn dan alleen het afsluiten van raamovereenkomsten. De tijd is aangebroken voor bedrijven om verder te gaan én de inkoopfunctie op een hoger niveau te brengen.

Het effect van het inkoopaandeel

Wanneer we kijken naar de kostenstructuur van bedrijven,blijkt dat het grootste deel van de productiewaarde of omzet wordt gevormd door ingekochte goederen en diensten.

Bron:Prof. Dr. Van Weele. A. (1997). Inkoop in strategisch perspectief: analyse, planning en praktijk, 3^e druk, Alphen a/d Rijn: Samson Bedrijfsinformatie. Blz. 14.

Uit bovenstaande afbeelding is op te maken van ongeveer 60% van de productiewaarde of omzet door inkoopuitgaven wordt bepaald. Het ligt dus voor de hand, dat bij bedrijven zich beginnen af te vragen, welk concurrentievoordeel zij kunnen bereiken met een reduceren van hun inkoopuitgaven. De inkoopuitgaven wordt (vanzelfsprekend) bepaald door het bedingen van hogere kortingen bij leveranciers, maar in toenemende mate door het inrichten van een krachtig en efficiënt inkoopproces en optimale samenwerking met leveranciers. Het voordeel zit dan meer in beperking van de bestede uren en indirecte kosten van het personeel.

Met behulp van de DuPont-schema kan het effect van inkoopbesparingen op het rendement van het bedrijf worden geïllustreerd. De onderlinge samenhang tussen de elementen die de rentabiliteit van een bedrijf bepalen, wordt hierin tot uitdrukking gebracht. Met behulp van dit schema is het mogelijk de invloed van de op de balans en winst- en verliesrekening voorkomende posten te bepalen. Zoals bijvoorbeeld het verlagen van de inkoopgebonden kosten. Uit onderstaand DuPont-schema blijkt indien de totale inkoopgebonden kosten met 2% verlaagd worden, de operationele winstmarge voor rente en belasting met meer dan 10%stijgt.

Bron: Prof. Dr. Van Weele. A. (1997). Inkoop in strategisch perspectief: analyse,planning en praktijk, 3^e druk, Alphen a/d Rijn: Samson Bedrijfsinformatie. Blz. 15.

Het omgekeerde geldt natuurlijk ook: als gevolg van een weinig krachtig en efficiënt opererende inkoopafdeling en –proces kan een voorzien positief resultaat omslaan in een verliessituatie. Dit effect is sterker naarmate het inkoopaandeel in de kostprijs van het product hoger is.

Waar moet je rekening mee houden?

Het mag duidelijk zijn: met bovenstaande (voor velen wel bekende inzichten) blijkt dat met een krachtig en efficiënte inkoop geld te verdienen is. En dat is van alle tijd, maar zeker is het meer van belang in crisisjaren.

Er is een aantal aanknopingspunten voor bedrijven om een start te maken met het verkrijgen van een krachtige en efficiënte inkoop. Hierbij is van belang om te weten op welke wijze het management van een bedrijf naar de inkoopfunctie kijkt. Welke visie is er op inkoop! Er zijn op hoofdlijnen een viertal visie te benoemen: een bestel, een commerciële,een logistieke of een strategische visie.

Het inkoopresultaat kan worden opgevat als de mate waarin de inkoopfunctie erin slaagt de haar gestelde doelen en taken te bereiken tegen zo laag mogelijke kosten. Samenvattend zijn er vier gebieden waarop de beoordeling en meting van een krachtige en efficiënte inkoopfunctie wordt bepaald. Op het gebied van:

materiaalkosten en –prijzen
kwaliteit van ingekochte materialen en diensten
de inkooplogistiek
en de inkooporganisatie.

Bron: Prof. Dr. Van Weele. A. (1997). Inkoop in strategisch perspectief: analyse,planning en praktijk, 3^e druk, Alphen a/d Rijn: Samson Bedrijfsinformatie. Blz. 240.

Een krachtig en efficiënt inkoopproces is te beoordelen op de aspecten van bovenstaand schema. Vooral de visie van het management op inkoop bepaalt de inhoud van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden die aan de inkoopfunctie zijn toegewezen en waarop deze beoordeeld kan worden.

Inkoopeffectiviteit heeft betrekking op de mate waarin men erin slaagt de doelstellingen en taken die waren gesteld, te realiseren. Het effectiviteitbegrip relateert een gepland resultaat aan een werkelijk resultaat.

Inkoopefficiency heeft betrekking op de middelen die ingezet worden om een bepaald activiteiten-programma (de doelstelling van de inkoopafdeling) te realiseren. Het legt een relatie tussen de verwachte kosten en werkelijke kosten.

Drie eerste aanknopingspunten zijn op te pakken door bedrijven en gericht op nakomen van afspraken, een betere communicatie en het investeren in de ontwikkeling van inkopers.

1. Betrouwbare partner zijn.

Het afsluiten van raamovereenkomsten wekt naast verwachtingen ook verplichtingen. Het komt te vaak voor dat bedrijven zich niet aan de keuze van de leverancier houden en elders inkopen.Het bereikte inkoopvoordeel laat men dan liggen; soms omdat men van het bestaan van een raamovereenkomst niets afweet, soms omdat men denkt het inkopen beter te kunnen of bij de huidige leverancier wil blijven. Het op een gestructureerde wijze maken van gedragen keuzes voor leveranciers met de daarbij behorende inkoopvoordelen, zal ertoe bijdragen dat de professionalisering sneller gaat.

2. Communicatie en cultuur.

Een betere communicatie over alles wat de inkoop voor bedrijven oplevert, kan beter.Binnen veel bedrijven is het onvoldoende bekend wat inkoop doet en kan betekenen. Dit is zeker van belang in geval er een hoge mate van autonomie in de cultuur van het bedrijf ingesloten is. Een te beperkte sturing op (de voordelen) het inkoopproces en de keuzes voor leveranciers, is desastreus. Men laat het bereikte inkoopvoordeel onbenut en het komt de samenwerking met leveranciers (op langere termijn) niet ten goede.

3. Ontwikkelen competenties van inkopers.

Houding en attitude van inkopers laat vaak te wensen over. Dit geldt zeker binnen het eigen bedrijf. Hoe gaat de inkoper om met zijn/haar collega? Is er een plezierige interne samenwerking en wordt ieders rol gerespecteerd? Hoe profileert de inkoper zich naar zijn/haar leveranciers? Een krachtig en efficiënt inkoopproces wordt grotendeels bepaald door de inkoper zelf. Laat de inkoper zich niet alleen ontwikkelen op vakinhoudelijke kennis, maar zeker ook op zijn/haar vaardigheid en competenties. Het gedrag van inkopers wordt bepaald door de wijze waarop hun resultaten worden gemeten. Mits de doelen van te voren SMART zijn vastgesteld en de inkoper weet wat hem/haar te doen staat.

Binnenkort volgen meer artikelen op het gebied van de inkoopontwikkeling!

Inkoopplus

Leo Stoelinga

April 2012.