Six Sigma voor betere bedrijfsresultaten

Wat is Six Sigma? Six Sigma is een methodologie om problemen op te lossen en zo de prestaties van het bedrijf te verbeteren. Toepassing van Six Sigma kan de prestaties met meer dan 70% verbeteren.

Kwaliteitsverbetering, steeds lagere kosten, grotere opbrengsten, grotere klanttevredenheid, beter gebruik van de beschikbare capaciteit, minder complexiteit, kortere productieprocessen en minder fouten en/of defecte producten. Six Sigma is een voorgeschreven werkwijze met voorgeschreven rollen voor medewerkers en procedures volgens vastgestelde standaarden.

Waar komt Six Sigma vandaan?

Six Sigma is de statistische term voor een proces dat minder dan 3,4 fouten per miljoen gebeurtenissen heeft. De methodologie is bedacht bij Motorola mid jaren 80 vorige eeuw. In 1988 heeft Motorola voor Six Sigma de Malcolm Baldrige National Quality Award gekregen. Daarna is de Six Sigma methodologie door de toenmalige baas van Motorola, Robert Galvin, openbaar gemaakt. Eerst bestond er vooral bij productiebedrijven interesse in Six Sigma en later ook bij bedrijven in de dienstverlening. Six Sigma is namelijk bij elk bedrijf toepasbaar, omdat de methodologie vooral focust op de verbetering van de (bij elk bedrijf aanwezige) bedrijfprocessen. Six Sigma was oorspronkelijk vooral een kwaliteitssysteem, maar heeft tegenwoordig een bredere toepassing. Six Sigma is gebruikt door o.m. General Electric, Dupont, Bank of America, Honeywell en uiteraard Motorola zelf.

Six Sigma is een universele kwaliteitsmaat

 In onderstaande tabel kun je opzoeken hoeveel procent fouten Six Sigma inhoudt.

Six Sigma houdt in dat er 3,4 fouten per miljoen gebeurtenissen mogen worden gemaakt. Dat is buitengewoon goed. Veel bedrijven kunnen Six Sigma overigens niet bereiken omdat er vaak zeer veel kritieke processen zijn, veel bedrijfsprocessen, machines, mensen en materiaal die in een bepaalde verhouding tot elkaar moeten staan gedurende een bepaalde periode. Bij eenvoudige bedrijfsprocessen kan een hogere fouttolerantie (bijvoorbeeld Three Sigma) goed genoeg zijn.

Hoe werkt Six Sigma?

Six Sigma stelt ambitieuze doelstellingen (ROI vergroten met 70% of meer), vereist vanwege de organisatiebrede aanpak commitment van het (top)management en laat zien hoe je efficiënter en effectiever gebruik kunt maken van de beschikbare middelen. Het haalt het bedrijf als het ware uit de ‘comfort zone’ en zorgt voor een op prestaties gerichte organisatiecultuur. Six Sigma vormt een brug tussen wetenschap en leiderschap. Het stelt de klant centraal en vergroot de klantgerichtheid.

Six Sigma heeft niet alleen oog voor financiële en meetbare operationele verbeteringen, maar hanteert daarnaast ook voor ieder toegankelijke prestatie-indicatoren.

In de aanpak van Six Sigma staat een projectstrategie centraal met de volgende stappen. De eerste stap betreft het herkennen en onderkennen van problematische bedrijfsprocessen in het licht van de prioriteiten van het bedrijf. Daarbij valt te denken aan het verminderen van het aantal en de soort klachten van klanten, het verlagen van kosten verbonden aan garantiebepalingen, het verminderen van de omvang debiteuren, het opheffen van capaciteitsbeperkingen, het verminderen van aan te houden voorraden. Vervolgens wordt een geschikt project gedefinieerd met een goede ‘business case’ op basis van een concrete en vastomlijnde target. Daarna wordt het geselecteerde bedrijfsproces (input, activiteiten, output) doorgemeten en worden de uitkomsten geanalyseerd. Vervolgens worden er verbeteringen doorgevoerd op basis van de analyse en wordt het aangepaste bedrijfsproces geborgd en worden de vooraf bepaalde targets gerealiseerd.

Invoering Six Sigma

De invoering van Six Sigma kent een aantal fasen.

Fase 1

In de eerste plaats is er sprake van de initialisatiefase, waarin de doelstellingen worden bepaald en de randvoorwaarden worden gecreëerd om Six Sigma mogelijk te maken. Zo wordt er een organisatiebrede startbijeenkomst georganiseerd, worden er richtlijnen opgesteld voor de HR aspecten (competentiemodellen, loopbaanpaden), komt er een degelijk communicatieplan, wordt er een selectiemethodiek voor Six Sigma projecten opgesteld, komt er een management dashboard om de voortgang van Six Sigma te volgen en bij te sturen, worden er (IT-)hulpmiddelen ontwikkeld voor de projectbeheersing en projectrapportage en dergelijke.

Fase 2

Vervolgens worden de mensen opgeleid en worden de diverse Six Sigma rollen toebedeeld. Six Sigma kent een ‘deployment leader’, de belangrijkste vertegenwoordiger van Six Sigma. Hij of zij selecteert ‘champions’ en zorgt voor de afstemming met het topmanagement. De Six Sigma champion is de functionaris met de ‘highest level of skill’ en is in staat om complexe statistische problemen op te lossen. Hij of zij is coach voor de ‘Master/Black Belts’ (‘master of statistical problem solving’), de green belt (die weer op een lager niveau opereert dan de master/black belt) en de yellow belt (het basis kwaliteitsniveau binnen Six Sigma) en selecteert medewerkers voor deze rollen. Naast deze rollen kent Six Sigma ook het ‘core team’ (met onder andere de deployment leader, Finance vertegenwoordiging, HRM vertegenwoordiging, een trainingsdeskundige, een communicatieadviseur, business unit managers, vertegenwoordiging van het topmanagement, en een IT deskundige).

Fase 3

Daarna is de organisatie klaar om Six Sigma projecten te gaan uitvoeren en de resultaten te gaan behalen.

Fase 4

De scope van Six Sigma wordt steeds groter gemaakt en omvat uiteindelijk de gehele organisaties.

Fase 5

Tenslotte moet het werken met Six Sigma worden geborgd, worden de nodige verbeteringen doorgevoerd in de aanpak, worden er (opfris)cursussen georganiseerd en vervolgtrainingen gegeven. 

Wat doet Six Sigma anders dan andere kwaliteitsbenaderingen?

Belangrijkste verschil is dat kwaliteitsbenaderingen als Kaizen, Re-engineering, Total Quality Management en andere benaderingen een incrementele, stapsgewijze benadering kennen die er langer over doen om substantiële verbeteringen te bereiken.

Six Sigma streeft naar een significante kwaliteitsverbetering in de zin van een kwaliteitsdoorbraak (‘breakthrough improvement’) en doet dat door middel van goed geplande, systematische experimenten, die het mogelijk maken om de effecten van meer dan één variabele per keer statistisch te onderzoeken (en onbelangrijke variabelen te identificeren), het aantal tests zo veel mogelijk te beperken en er voor zorgt dat je de beste resultaten krijgt (minste fouten, betere producten, meer opbrengsten en lagere kosten).