Een agenda schrijven voor een vergadering
Een agenda schrijven voor een vergadering: Inleiding
Een georganiseerde bijeenkomst heeft behoefte aan een goed, helder en duidelijk geschreven agenda. Bij telefonische vergaderingen zijn de regels over het algemeen hetzelfde, dit betekent dat onderstaande stappen en tips u in beide situaties kunnen helpen.
Wat tegenwoordig een groot probleem is tijdens een vergadering zijn mobiele telefoons (smartphones) en laptops (incl. touchscreen tabs). Herinner ieder betrokkene (behalve de notulist) voor de betreffende vergadering geen laptop mee te nemen en mobiele telefoon op stil te zetten. Zorg er ook voor dat iedereen pen en papier heeft tijdens de vergadering om notities te kunnen maken, deze leiden minder af dan laptops e.d.
Een agenda schrijven voor een vergadering: De stappen
- Start je voorbereiding ruim van tevoren. Misschien heb je het al aan levende lijve ondervonden dat wanneer je te laat bent het schrijven van een agenda voor een vergadering of bijeenkomst, je waarschijnlijk dingen vergeet of ze in de verkeerde volgorde plaatst waardoor de vergadering stroef verloopt en hiermee mogelijk meer tijd in beslag neemt.
- Check de agenda voor eventuele fouten. Daarmee laat u ook zien dat u aandacht hebt voor detail. Tevens voorkomt het controleren van de agenda ook dat mensen tijdens een vergadering niet afgeleid worden door kleine fouten.
- Print de agenda of e-mail het aan alle deelnemers van de vergadering of bijeenkomst. U moet dit doen zo dicht bij de daadwerkelijke ontmoeting. Indien u kiest voor het e-mailen, doe dat alleen als dit is overeengekomen met de collega’s zodat niet de helft de volgende dag andere afspraken hebben en niet aanwezig kunnen zijn.
- Print altijd reserve-exemplaren op papier voor de vergadering. Niet iedereen is even assertief, er zullen ongetwijfeld mensen zijn die vergeten een exemplaar te printen.
Een agenda schrijven voor een vergadering: Extra tips
Als uw bedrijf een speciaal formulier heeft voor agenda's, gebruik deze dan als een basis. Voor sommige bedrijven is het van essentieel belang vast te houden aan een formule en is het makkelijker voor collega’s om alles te begrijpen.
Afhankelijk van de voorkeur van uw collega's, kan het de moeite waard zijn rekening te houden met ideeën van collega’s voor in de agenda, rekening houdend met een deadline.
Wanneer een collega meldt niet aanwezig te kunnen zijn bij de vergadering dient dit aan het begin van de vergadering gemeld te worden door de voorzitter. Hier zal een geldige reden voor moeten zijn, ook moet deze reden met anderen worden gedeeld zodat er geen vraagtekens overblijven bij anderen.
Een uitstekend hulpmiddel voor het hebben van een productieve vergadering is: "DARV": Doelstellingen, Agenda, Rollen en Verantwoordelijkheden
Ten eerste moet uw vergadering een doelstelling hebben, verspil geen tijd van collega’s met een vergadering zonder doel, stuur ze een nieuwsbrief achteraf van de ontwikkelingen en vooruitgang na de vergadering. "Bepaal de driemaandelijkse doelen voor het team". De agenda is een lijst van de onderwerpen die je doorloopt om je op koers te houden voor het uiteindelijke doel. Bijvoorbeeld "
- Herziening van de status van de doelen laatste kwartaal (10 minuten),
- Ronde tafel suggesties voor extra aandachtspunten (10minuten),
- Top 5 agendapunten (30 minuten), enz.)
Ook moeten er voor een vergadering duidelijke rollen en verantwoordelijkheden worden verdeeld, bijvoorbeeld: Wie wordt de voorzitter? Wie notuleert? En wie voert welke taak uit?
Een agenda schrijven voor een vergadering: Een voorbeeld
- Werkoverleg d.d.:
- Aan:
- Van:
- Datum + Tijdstip + Locatie:
1. Opening: Door de voorzitter; het verwelkomen van de deelnemers en aangeven wat het doel is.
2. Bespreking Notulen van het vorige werkoverleg: Nadat er eventueel wijzigingen zijn aangebracht worden de notulen goedgekeurd.
3. Agendapunten: Dit zijn de agendapunten waarvoor het werkoverleg bijeen is geroepen en deze verschillen dus per werkoverleg. Behandeling van een agendapunt verloopt in 3 fasen:
- Inleidende fase: de voorzitter licht het agendapunt toe
- Bespreekfase: de deelnemers geven hun mening
- Resultaatfase: afhankelijk van het doel van het overleg kan dit zijn: meningvormend, besluitvormend, informatief
4. Wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k): Dit zijn onderwerpen die niet als agendapunten zijn opgenomen. Denk hierbij aan actuele ontwikkelingen die plaats hebben gevonden nadat de agenda werd opgesteld.
5. Rondvraag: De voorzitter stelt iedere deelnemer persoonlijk in de gelegenheid om nog vragen te stellen, opmerkingen te maken etc..
6. Sluiting: De voorzitter of notulist geeft een samenvatting van het werkoverleg. De voorzitter bedankt de deelnemers voor hun inbreng en sluit het werkoverleg af.