Management modellen

Modellen

Kijken

De mens werkt met modellen om het leven inzichtelijk en hanteerbaar te maken. Zelfs ons brein werkt niet met totaal overzichten, maar met gespecialiseerde elementen die vervolgens samengevoegd worden tot een interpretatie van de werkelijkheid. Zo kent het systeem waarmee we interpreteren wat we zien specifieke neuronen voor verticale, schuine, horizontale lijnen en bogen. Het werkt met contrasten en drie kleuren, rood, groen en blauw. Verder reageert het op beweging. Voor het herkennen van gezichten heeft het dan weer andere neuronen clusters die vooral kijken naar verhoudingen tussen ogen, neus en mond. Met modellen werken is dus de gangbare werkwijze van het menszijn.

Management modellen

Modellen zijn een gangbare werkwijze voor mensen of dat nu bewust of onbewust is maakt niet uit. Ook in het management van bedrijven wordt graag met modellen gewerkt. Zo kent men modellen voor het maken van plannen (Ken Blanchard’s: SMART). Men kent modellen om de kwaliteit van het uitvoeringsproces voor het plan te verbeteren (Deming cirkel: PDCA). Men kent modellen om de kwaliteit van de uitkomst van een proces te beoordelen (STAR). Om het allemaal nog eens af te maken willen managers ook wel graag het begrip KISS in de groep gooien.

Communicatie

In de loop naar al dat toepassen van modellen om een product te realiseren hebben je natuurlijk communicatie nodig. Ook daarin kennen we allerlei acroniemen. De meeste bekende is

Telefoon

natuurlijk ZMRO (Zender, Medium, Ruis, Ontvanger). Vervolgens kennen we binnen communicatie ook nog LSD (Luisteren, Samenvatten, Doorvragen). Maar ook het coachingsmodel GROW (Goal, Reality, Opportunity, Will) is een communicatiemodel. Waarbij je rekening moet houden met ZMRO en gebruik moet maken van LSD in iedere fase van het coachingsproces. Maar je zou na afloop van een coachingsbijeenkomst bijvoorbeeld ook nog het PDCA of STAR model kunnen hanteren om de kwaliteit van het proces te verbeteren.

Menselijke modellen

Wat eigenlijk het meest opmerkelijke aan al deze modellen is, is dat het varianten van elkaar zijn, maar bovenal varianten van het model dat standaard rondhangt in het brein van mensen. Het zijn allemaal recursieve modellen of anders gezegd in zichzelf terugkerende modellen. Je kunt namelijk bij allemaal steeds terugkeren naar de eerste stap in het model.

Misschien is een voorbeeld beter. Het meest eenvoudige model dat mensen hanteren is het leermodel, wat eigenlijk hetzelfde is als Plan, Do, Control, Act (PDCA) van Deming. Maar wat bijvoorbeeld ook door Kolb en Fry beschreven wordt als Ervaar, Overdenk, Concludeer, Pas toe (EOCP). Het meest zichtbare voorbeeld van dit leermodel is leren lopen. Een kind ziet dat andere mensen recht op lopen, dit leidt tot het plan om ook te gaan lopen. Het realiseren van dit plan bevat duidelijk SMART doelen. Zo bedenkt het kind dat het liggend op zijn rug nooit zal kunnen lopen. Ik heb het er nu even niet over of dat bewust gebeurd of onbewust. Misschien moet ik wel zeggen dat het brein het allemaal bedenkt en dat het kind mee moet doen. Maar het kind bedenkt dus dat je op je rug liggend er niets van lopen komt. Het leert zichzelf dus op zijn buik te draaien. Op zijn buik liggend begint het te oefenen met bewegen van zijn beentjes. Daarbij merkt het dat het bewegen van de beentjes niet leidt tot voortbewegen. Het leert zichzelf dus om overeind te komen en op handjes en knietjes te kruipen. Het komt nu wel vooruit, maar het is duidelijk niet hetzelfde als wat het bij andere mensen in haar omgeving ziet die lopen. Het kind probeert zich dus op te richten, door zich aan alles in de omgeving waaraan het zich kan optrekken op te trekken, zodat kan gaan staan. Als het eenmaal staat merkt het dat dit niet veel anders is dan op je rug of buik liggen, je komt nergens. Vervolgens probeert het dus stapjes te maken om vooruit te komen. Dit luchtstappen lijkt echter tot niets te leiden, net als dat op je buik liggen te spartelen met je benen. Op een bepaald moment ontdekt het kind dat om te lopen je je moet laten vallen, om precies te zijn je moet je voorover laten vallen. De eeste echte stappen van een kind zijn dan ook met vallen en opstaan, totdat het zich leert op te vangen met het been dat niet op de grond rust. Maar dan is het er nog niet. Het moet leren wat de timing is van het zwaaien met armen en benen om het voortdurend voorover vallen op te vangen met het been dat niet op de grond staat. Uiteindelijk na een aantal maanden oefenen begint het kind te lopen. Naarmate het meer loopt gaat het lopen soepeler en is het instaat om steeds sneller te lopen. Tot het uiteindelijk het moment ontdekt dat je ook lopen en huppelen kunt combineren tot rennen.

In dit hele proces is er dus steeds een Plan: leren lopen. Er wordt voortdurend Uitgevoerd en geHandeld: op je buik rollen, benen bewegen, kruipen, optrekken, laten vallen, opvangen, lopen, huppelen, rennen. Er wordt ook voortdurend ervaren: ik lig op mijn buik, mijn benen bewegen, ik kan me op mijn handen en knieën krijgen, ik kan gaan staan, ik kan vallen, ik kan opvangen, ik kan lopen, ik kan huppelen, ik kan rennen. Er wordt geControleerd en Overdacht: lig ik al op mijn buik, steun ik al op mijn handen en knieën, sta ik al recht op, val ik niet meer op de grond, loop ik. Er wordt ook voortdurend in dit proces van leren lopen geHandeld en toegePast: ik lig op mijn buik en beweeg mijn benen, ik steun op mijn handen en knieën en kruip, ik sta overeind en van mijn val op met mijn vrije been, ik loop.

Recursieve/Reflectieve modellen

Reflectie

Je zou in plaats van recursieve modellen ook kunnen spreken van reflectieve modellen ze bevatten namelijk allemaal een moment van reflectie of dragen bij aan de reflectie op wat je aan het doen bent.

PDCA

Plan, Do, Control, Act van Deming is samen met het Kolb en Fry model: Ervaar, Overdenk, Concludeer, Pas toe, het meest reflectieve. Ze bevatten beide een duidelijk reflectie moment. Nadat je iets gePland, geDaan en Ervaren hebt Controleer, Overdenk en Concludeer je. Waarna je de Conclusie uit je Controle en Overdenking toePast en Acteert.

SMART

Het bijzondere aan het SMART model is dat het vooral handig is in de Planningsfase van het PDCA model van Deming. Je Planningsfase begint tenslotte met een doel dat je wilt realiseren en waarvoor je plannen maakt. Ken Blanchard beschreef SMART dan ook als:

• Specifiek en Meetbaar
• Motiverend
• Acceptabel en Relevant
• Realiseerbaar en redelijk
• Traceerbaar.

Waarmee Blanchard eigenlijk duidelijk wilde maken dat je de menselijke maat moet aanhouden als je doelen stelt. Maar wel de menselijke maat van de mensen waarmee je samenwerkt. Dus niet doelen die je zelf wel zou kunnen halen, maar doelen die passen bij de mogelijkheden van je medewerkers.

STAR

Het STAR model dat staat voor Situatie, Taak, Actie en Resultaat, is bedoeld om te kijken naar wat je hebt gedaan. Het is bijvoorbeeld een handig instrument om functioneringsgesprekken te structueren. Maar nog veel handiger is het om binnen de controle fase van de PDCA cirkel of de Overdenk en Concludeer fase van het EOCP model van Kolb en Fry STAR te gebruiken. Het dwingt je namelijk terug te kijken naar de omstandigheden waarin je je plan tot uitvoer hebt gebracht en welke taak er werd uitgevoerd. Daarnaast kijk je naar wat je hebt gedaan binnen die taak en wat het resultaat van die handeling was. Vervolgens kun je op basis van de uitkomst van de toepassing van STAR dan weer SMART doelen gaan opstellen, die je nu gaat uitvoeren in de Acteer fase die Deming benoemd of de Pas toe fase van Kolb en Fry. Overigens moet je voordat je met STAR aan het werk gaat wel even de SMART doelen er bij pakken die je hebt vastgesteld. Anders wordt STAR niet veel meer dan een leuk gesprek ins Blaue hinein. Want welke situatie kies je dan uit en welke taak bespreek en naar welke actie kijk je en welk resultaat beoordeel je? Dat is natuurlijk niet de manier om de kwaliteit van de processen waar je mee werkt te verbeteren.

KISS

Dit is eigenlijk geen model, maar een waarschuwing, die voor alle modellen en hun toepassing geldt. Het betekent simpelweg: Keep It Simple S...

Te vaak denken we namelijk te ver door als we ergens intensief mee bezig zijn of ons druk maken over de uitkomsten van onze plannen. Het gevolg is dat we plannen proberen te maken die in alles voorzien ook de zaken die we niet kunnen voorzien. Door deze complexiteit worden onze plannen onbegrijpelijk voor anderen en onuitvoerbaar. Vandaar vaak de waarschuwing KISS aan mensen die bezig zijn plannen te maken. Het blijkt namelijk dat het vaak de simpele plannen zijn die succesvol uit te voeren zijn.

Conclusie

Mensen hebben voor alles modellen, zelfs ons brein werkt eigenlijk op basis van modellen ook al zijn we ons daar niet bewust van. Dus het is ook wel logisch dat we modellen gebruiken om onze wereld beheersbaar te maken. Een belangrijk kwaliteitsmodel voor procesmatig werken is

Sturen

de Deming cirkel die stelt dat je eerste moet plannen, dan uitvoeren, vervolgens controleren of je uitvoering strookt met je plan en dan acteren op basis van je controle om het proces te verbeteren. Binnen de Deming cirkel, die lijkt op het leercyclus model van Kolb en Fry, kun je gebruik maken van SMART en STAR om het model aan te kleden. SMART gebruik je dan om doelen te realiseren die uitvoerbaar zijn. STAR gebruik je vervolgens om te controleren of je de uitvoering volgens plan is verlopen. Als je alles dan ook nog eens KISS houdt, dan maak je een grote kans om je plannen tot een succes te maken.

Extra

Afbeeldingen

Kijken door ronnieb

Telefoon door solrac_gi_2nd

Reflectie door anitapatterson

Sturen door jppi

Index van koppen