Procesmatig werken

Processen en systemen

Regen

Alles in deze wereld is een systeem of maakt deel uit van een systeem. Maar wat nog veel vreemder is, is dat al die systemen pas een resultaat realiseren als ze een proces doorlopen. Of je moet vinden dat het proces een deel van het systeem is, wat eigenlijk een veel betere benadering is. Omdat je dan er vanuit gaat dat het systeem een product creëert omdat het een combinatie is van fysieke elementen en processen.

♺ Index

Systemen

Als we over systemen praten dan klinkt het te vaak als een soort zwarte doos, waar je aan de ene kant een product instopt om er aan de andere kant een bewerkt product uit te krijgen. Het systeem is dan iets ondoorzichtigs en onbegrijpelijks, dat iets creëert.

Doos

Maar ondertussen weten we dat systemen bestaan uit onderdelen die elkaar beïnvloeden of samenwerken. Het is dat beïnvloeden of samenwerken dat het proces vormt, waardoor je aan het begin van het systeem de ene toestand hebt en aan het eind een andere toestand.

Zo is het klimaat een systeem, waarin het proces van dag en nacht en het feit dat de aarde voor ruim 70% een wateroppervlakte heeft en rond de zon draait het weer veroorzaakt. Ook het omzetten van ijzererts en andere metaalertsen en andere grondstoffen in een auto is een systeem, waarbinnen de processen ertoe leiden dat je een auto kunt kopen.

Processen zijn dus naast de andere onderdelen van systemen een belangrijk aspect om een systeem tot een succes te maken. Zo vormt het proces van het bevoorraden van supermarkten een belangrijk aspect van het systeem supermarkt. Zonder het bevoorradingsproces zouden er geen producten in de supermarkt liggen en zou de supermarkt geen klanten krijgen om die producten te kopen.

♺ Index

Processen

Het succes van een systeem hangt voor een belangrijk deel dus af van de kwaliteit waarmee de processen binnen het systeem verlopen. Het gaat dan om de begrijpelijkheid en duidelijkheid van de processen. Het gaat dan om de afstemming tussen subprocessen en hoofdprocessen, is

Rommel

die zo dat de uitkomsten van alle processen uiteindelijk tot het gewenste resultaat leiden. Waarbij je gewenst resultaat veel breder moet zien dan dat fysieke product in het supermarktschap. Ook het op tijd in het schap liggen is bijvoorbeeld een gewenst resultaat. Je wilt tenslotte geen producten in het schap hebben liggen die over de uiterste houdbaarheidsdatum heen zijn. Die worden namelijk niet verkocht of ze komen terug en dan heb je drie keer werk aan ze gehad, zonder dat je er wat aan verdient hebt.

Denken vanuit de processen binnen een systeem is dan ook een belangrijk aspect van systeemdenken. Het zijn namelijk de processen die zorgen dat het systeem werkt, niet de fysieke onderdelen. Dus het is niet voldoende om een fiets te hebben om vooruit te kunnen komen, je zult die trappers rond moeten bewegen met de banden op de grond.

♺ Index

Procesmatig denken

Nu is het punt met processen en systemen wel zo dat je daarvoor procesmatig moet denken. Je moet je er bewust van willen zijn dat om van metaalerts en andere grondstoffen naar een auto te komen, je een aantal processen moet doorlopen. Waarvan sommige processen parallel lopen en andere processen de uitkomsten van andere processen nodig hebben. Zo kan ik van metaalerts wel allerlei soorten metaal maken, maar heb ik daar niets aan als die metalen in de smeltkroes

Gesmolten

afkoelen. Ik zal dus ieder deelproces moeten laten aanlsuiten op het volgende deelproces om uiteindelijk te komen tot het product dat ik wil maken. Het metaalerts zal eerst tot metaal omgesmolten moeten worden, waarna het bijvoorbeeld in de vorm van metaalplaten doorgegeven kan worden aan het volgende proces dat metaalplaten omzet in deurpanelen en andere voorgevormde panelen.

♺ Index

Hoe doe je dat?

Maar hoe doe ik dat dan procesmatig denken? Het begint er eigenlijk mee dat je er op vertrouwt dat anderen hun werk zullen doen. Vervolgens vraagt procesmatig denken om inzicht in het eigen proces. Dus medewerkers van een hoogoven moet weten waar het metaalerts te koop is. Vervolgens moet ze weten bij welke temperaturen de verschillende soorten erts smelten en welke brandstoffen die temperaturen halen. Ze moeten per soort metaal weten welke metaalertsen de basis vormen en hoe ze behandeld moeten worden om de gewenste kwaliteit metaal te krijgen. Ze moeten weten welke vorm metaal het volgende proces in het systeem wil hebben. Maar ze moeten bijvoorbeeld ook weten hoeveel tijd alles kost om te doen, zodat ze op tijd het erts kunnen inkopen, zodat ze op tijd de juiste metalen kunnen afleveren. Procesmatig denken gaat dus over denken in de combinatie van materialen, grondstoffen, kennis en vaardigheden en tijd in het geval van een hoogoven. Procesmatig denken binnen een bank gaat bijvoorbeeld over de combinatie van ingelegd geld in de vorm van gestorte salarissen, spaargeld, uitgeleend geld in de vorm van kortlopende en langlopende leningen, incasso, rente en tijd nodig om alles te registreren. Maar ook bijvoorbeeld kennis van alle wettelijke regels en het op peil houden van die kennis.

In de kern gaat procesmatig denken dus over de combinatie van tijd en handelingen, die nodig zijn om van een grondstof een product te maken. Of die grondstof nu een fysieke grondstof is of kennis en vaardigheden en of het product nu een auto is of een advies. Er is een proces dat de grondstof verbindt aan het product en in dat proces komen tijd en handelingen samen. Blijft er nog één vraag over: