Hoe los ik een bedrijfskundig probleem op

Inleiding

In de bedrijfskunde komen vraagstukken voor die te maken hebben met een bedrijf zelf, de relaties van een bedrijf en de omgeving ervan. Mensen en middelen proberen bepaalde doelen te halen, maar wanneer deze doelen niet worden bereikt dient er zich een bepaalde situatie voor die als "probleem" kan worden ervaren. Er is een verschil aanwezig tussen de gewenste situatie en de werkelijke/huidige situatie, waarvoor een oplossing moet worden gevonden.

Nu is er een verschil in problemen te onderscheiden:

 

  • Kennisproblemen: problemen die relatief makkelijk zijn op te lossen door het opzoeken van kennis/informatie. Voorbeeld: Wat is het percentage van startende bedrijven dat binnen twee jaar failliet is gegaan?
  • Handelingsproblemen: problemen die minder eenvoudig zijn op te lossen en die niet alleen door informatie en kennis inwinning zijn op te lossen. Vaak gaat het in het geval van een handelingsprobleem over het veranderen van een situatie, waar natuurlijk ook de nodige kennis voor nodig is, echter zal de kennis alleen het probleem niet oplossen. Voorbeeld: Hoe zorg ik ervoor dat mijn bedrijf niet binnen twee jaar failliet gaat?

In bedrijven en de bedrijfskunde zal het vaak gaan om handelingsproblemen die kunnen worden beschreven, geanalyseerd en worden opgelost door kennis te gebruiken op één bepaald vakgebied, monodisciplinair, deze problemen kunnen relatief simpel zijn en weinig variabelen bevatten, of op meerdere vakgebieden, multidisciplinair, deze problemen zijn relatief complex en bevatten een hoeveelheid aan verschillende variabelen. Daartussen ligt natuurlijk een groot gebied met tussenvormen.

Hoe pakt u nu een bedrijfskundig probleem aan?

Stappen

Allereerst zorg ervoor dat u de middelen tot uw beschikking heeft, hier gaat het om de nodige kennis van probleemoplossen tot het begrijpen van hoe deze kennis te gebruiken. Daarnaast moet er ook durf zijn om een probleem aan te pakken. Om overzichtelijk en systematisch een probeem aan te pakken volgt hier een stapsgewijze aanpak met daarbij een toelichting.

  1. Probleemidentificatie globale probleemstelling
  2. Formuleren van de probleemaanpak planning van het oplossingsproces
  3. Probleemanalyse definitie en analyse van het probleem en de probleemstelling
  4. Formulering van alternatieve oplossingen rapportage over de alternatieven
  5. Beslissing keuze van een van de alternatieven
  6. Implementatie verandering van huidige situatie als gevolg van de uitvoering van gekozen oplossing
  7. Evaluatie vergelijking van de gewenste situatie met de gerealiseerde situatie

FASE 1: probleemidentificatie

Aan de hand van de volgende vragen kan het probleem in grote lijnen in beeld worden gebracht:

  • Wat is de feitelijke situatie
  • Wat is de gewenste situatie
  • Wat is het verschil tussen beide situaties
  • Welke indicatoren van het probleem kiest u
  • Wie hebben met het probleem van doen
  • Hoe definiëren deze betrokkenen het probleem
  • Welke probleemdefinitie kiest u uiteindelijk

FASE 2: het formuleren van de probleemaanpak De volgende vragen zijn van belang

  • Wie zijn betrokken bij dit probleem
  • Bent u alleen verantwoordelijk of een groep en hoe werkt deze
  • Wat zijn de belangen en welke invloed hebben anderen
  • Wat zijn de randvoorwaarden (geld, tijd)
  • Welke middelen zijn nodig om deze probleemaanpak mogelijk te maken (informatie, mensen)

FASE 3: probleemanalyse

Deze fase heeft 3 doelen

  • Beslissen welke indicatoren u wilt relateren aan de oorzaken
  • Opsporen van de oorzaken
  • Relaties tussen oorzaken en indicatoren duidelijk maken

FASE 4: formulering van alternatieve oplossingen

  • Juiste presentatie van kosten en baten
  • Stel prioriteiten en doelen (rekening houdende met beschikbare middelen)
  • Formuleer subdoelen om einddoel te bereiken
  • Verzamel alle informatie over mogelijke oplossingen
  • Breng alternatieven effectief en efficiënt in beeld, kosten baten
  • Geef totaalbeeld van elk alternatief

FASE 5:beslissing

  • Vaststellen van de beslissers, wie is of zijn dat
  • Fasering van de beslissing, mindere alternatieven, minder beslissers
  • Meewegen van meningen beslissers, gewone meerderheid, gekwalificeerde meerderheid, etc.
  • Subjectieve elementen, neem deze mee
  • Informatievoorziening, heldere weergave
  • Begeleiding van procedure
  • Acceptatie beslissers

FASE 6: implementatie

  • Door de diversiteit aan problemen, oplossingen en organisaties, volgen globale stappen
  • Kies de instrumenten om beslissing uit te voeren, met bijbehorende doelen, maak een begroting en verdeel de bevoegdheden
  • Maak een systeem die de voortgang controleert, bijhoudt
  • Kies voor een top-down of bottom-up benadering
  • Houd rekening met weerstand van de organisatie en medewerkers en anticipeer hierop

FASE 7: evaluatie

Vaak wordt deze fase van een probleemaanpak overgeslagen of niet behandeld, hoewel deze van groot belang kan zijn om input te leveren voor toekomstige probleemoplossingsprocessen. De volgende stappen kunnen van groot belang zijn

  • Beslis wat het doel van de evaluatie moet zijn
  • Houd vroeg in het proces al rekening met de evaluatie
  • Bepaal de belanghebbenden
  • Bepaal de te evalueren indicatoren
  • Bepaal wie de evaluatie moet uitvoeren
  • Maak afspraken over de werkwijze van de evaluatie
  • Bepaal en bewaak een tijdschema voor het evaluatieproces
  • Verspreid de evaluatieresultaten
  • Kom tot een eindoordeel waarin alle betrokkenen hun mening hebben kunnen geven
  • Zorg dat de evaluatie als een terugkoppling voor de betrokkenen wordt gezien

Deze evaluatie kan ervoor zorgen dat u wellicht nieuwe verschillen vindt tussen een gewenste situatie en een huidige/werkelijke situatie. In dat geval kunt u van voren af aan beginnen bij deze methode om tot een wenselijke oplossing te komen.

Tips

  • Het kan mogelijk en nuttig zijn om problemen systematisch op te stellen, enkele genoemde stappen kunnen een helder beeld schetsen op uw eigen situatie.
  • Ookal zult u de genoemde aanpak niet bij elk dagelijs werk toepassen, er zit altijd wel een bruikbaar onderdeel in deze methode van een probleem oplossen.
  • U kunt natuurlijk altijd een (onafhankelijk) professioneel adviesbureau inschakelen. Zij zin immers bekend met problemen binnen een bedrijf en het bedrijfsleven in het algemeen. Daarnaast hebben zij de nodige kennis in huis, waarvan u het bestaan nog niet wist.