Doel werkoverleg voor organisaties

Het Werkoverleg, algemene inleiding

Het doel van een onderneming, instelling, organisatie is: zo goed mogelijke resultaten bereiken voor belanghebbenden. De verschillende belanghebbenden zijn: de klanten (afnemers en/of gebruikers van de producten en/of diensten van de organisatie), de eigenaar(s) of aandeelhouder(s), de werknemers, de financiers, de leveranciers, de overheid, de concurrenten, de maatschappij, de directe omgeving. De basis voor elke organisatie wordt gevormd door de ideeën voor een product of dienst, de mensen en de middelen om de producten of diensten te realiseren. Ondernemen is feitelijk: door het verrichten van activiteiten deze ingrediënten tot meerwaarde brengen om daarmee de verschillende belanghebbenden te kunnen dienen. De klanten kunnen de producten of diensten afnemen, de aandeelhouder krijgt rendement op geïnvesteerd vermogen, de werknemers krijgen beloning voor hun arbeid, enzovoort.

Succesvol ondernemen

Om succesvol te kunnen ondernemen moeten voortdurend beslissingen genomen worden: Welke activiteiten moeten verricht worden? Op welk tijdstip? Welke mensen moeten we daarvoor inzetten? Welke middelen hebben we daarvoor nodig en hoe komen we eraan? Wie is bevoegd om welke beslissingen te nemen? Hoe gaan we de taken en bevoegdheden verdelen? Met welke leveranciers zullen we in zee gaan tegen welke voorwaarden? En duizend andere vragen waarover beslist moet worden.

De beslissingen moeten vervolgens leiden tot het uitvoeren van activiteiten op een zodanige manier, dat de gewenste resultaten geboekt worden. Om de beslissingen zo goed mogelijk te kunnen nemen en om te zorgen, dat genomen beslissingen ook zo goed mogelijk uitgevoerd worden, is goed overleg noodzakelijk. Overleg in een organisatie is nodig om tot goede samenwerking te komen.

Overleg gebeurt op verschillende manieren, in verschillende situaties, in verschillende vormen:

Ad hoc, incidenteel, meestal operationele onderwerpen: Het dagelijkse werk brengt vaak onverwachte problemen met zich mee bij de uitvoering. Het overleg vindt direct plaats. Problemen komen onverwacht op en moeten in verband met de noodzakelijke voortgang van het werk snel worden opgelost.

Gepland, incidenteel, zowel beleidsmatige als operationele onderwerpen: Voor een belangrijk probleem wordt van een groep deskundige en bij het probleem betrokken medewerkers eenmalig een overleggroep samengesteld. Er wordt een duidelijke opdracht geformuleerd. De overleggroep wordt weer opgeheven als de opdracht voltooid is.

Gepland, structureel, zowel beleidsmatige als operationele onderwerpen: Vaste overleggroepen, op alle niveau’s in de organisatie, meestal twee hiërarchische niveau’s. Beleidsvaststelling, vertaling van beleid in operationele acties, probleemaanpak. De overleggroepen dienen voor zowel horizontale als verticale afstemming in de organisatie en vervullen daarom een schakelfunctie in de communicatie in de onderneming. Zowel de samenstelling van de groep als de te bespreken onderwerpen zijn meestal een vast gegeven. Incidenteel vinden aanpassingen plaats in verband met actuele ontwikkelingen.

== Doel van het werkoverleg == Werkoverleg heeft tot doel:

De betrokkenheid van de medewerkers te vergroten, door hen goed te informeren en de ruimte te geven om mee te denken.

De kwaliteit van de besluitvorming te vergroten, door de creativiteit en het probleemoplossend vermogen van medewerkers maximaal te benutten.

Acceptatie van beslissingen te bevorderen door medewerkers in de besluitvorming te betrekken. Dit betekent concreet, dat werkoverleg optimale informatie-uitwisseling tussen chef en medewerkers nastreeft over de afdelingsdoelen en de realisering ervan. Het stimuleert betrokkenen problemen te signaleren en met concrete suggesties tot verbeteringen te komen.

Kenmerken van werkoverleg

Werkoverleg kenmerkt zich door:

het collectieve karakter: het is overleg tussen de chef en al zijn ondergeschikten als groep.
de regelmaat: werkoverleg keert regelmatig terug en is vast gepland. De regelmaat kan het beste samengaan met het verschijnen van periodieke informatie m.b.t. voortgang en resultaten. Een logische en veel voorkomende frequentie is eenmaal per maand.
de wederzijdse betrokkenheid: er is sprake van tweerichtingsverkeer. Waar mogelijk wordt zoveel mogelijk de actieve inbreng van de deelnemers aangemoedigd.
accent op het eigen werk: het werk op de eigen afdeling moet centraal staan, echter wel gezien vanuit de rol, die de eigen afdeling speelt in het grotere geheel. In het werkoverleg kunnen de volgende drie soorten vragen aan de orde komen:
Hoe staan we er voor? (informatie-uitwisseling)

De chef geeft informatie over belangrijke ontwikkelingen in het bedrijf, afdelingsresultaten, veranderingen in procedures en regelingen, etc. De vraag welke informatie zinvol is om regelmatig door te geven aan de medewerkers kan onderwerp van overleg met de medewerkers zijn.

Aandacht moet worden besteed aan de wijze waarop informatie doorgegeven wordt. Soms zal schriftelijke informatie de snelste of nauwkeurigste manier zijn, dan weer is mondeling de beste manier, maar ook kan een combinatie gekozen worden.

Medewerkers kunnen informatie geven aan elkaar en aan de chef over zaken die hen belemmeren bij het optimaal uitvoeren van hun taken. Het gaat dus om knelpunten en verbeteringsmogelijkheden m.b.t. werkmethode, machines, materialen, werkomstandigheden, samenwerking, organisatie.