Wat is programmamanagement

Inleiding

Programmamanagement is bij uitstek geschikt bij het doorvoeren van veranderingen in complexe situaties met een grote impact op de bestaande organisatie. Het gaat daarbij om trajecten met veel onzekerheden en risico’s en waarbij er een duidelijke aansluiting is met de strategie van het bedrijf. De vele lijnactiviteiten en projecten in een organisatie, de onderlinge relaties hiertussen en de afhankelijkheden met de omgeving, maken dat het management van veranderingen een hoop inspanning van de lijnorganisatie en het management vergt.

Verandermanagement

Programmamanagement levert vooral een bijdrage in situaties waarbij:

Er onduidelijkheid bestaat over de bedrijfsdoelen (bijvoorbeeld door een zeer dynamische of turbulente omgeving);
De veranderingen een grote impact hebben op de bedrijfsprocessen, terwijl de continuïteit gewaarborgd moet blijven;
Er veel risico’s zijn verbonden met het doorvoeren van de veranderingen;
Meerdere, onderling afhankelijke activiteiten en projecten nodig zijn om de veranderingen door te voeren.

Een programma bereikt de strategische doelen via aan samenhangend geheel van activiteiten en projecten. Programma’s bestaan uit diverse activiteiten die in samenhang bestuurd worden. Programma’s richten zich op het behalen van organisatiedoelen op langere termijn, terwijl projecten zich richten op het opleveren van een concreet projectresultaat op korte termijn.

Kenmerken programma’s

Doelgericht
Focus op draagvlak
Gebruik netwerken (klanten, leveranciers etc.)
Beïnvloeden en lobbyen
Monitoren programmaomgeving

Kenmerken projecten

Gericht op acceptatie projectresultaat
Focus op tijd, geld, kwaliteit
Gebruik van methoden en technieken
Onderhandelen over randvoorwaarden project
Afbakenen projectomgeving

Voordelen van programmamanagement

Sturing op de onderlinge afhankelijkheden tussen de activiteiten en projecten en de focus op het realiseren van de met de verandering beoogde doelstellingen is van belang om de volgende voordelen te kunnen realiseren met programmamanagement:

integrale aanpak van de verschillende activiteiten en projecten met behulp van een eenduidig strategisch kader;
programmamanagement voorziet in een onderbouwde prioriteitsvolgorde van de activiteiten en projecten;
goed risicomanagement doordat de activiteiten en projecten in samenhang worden beoordeeld;
management van de bedrijfsdoelstellingen (business case); door een binnen het strategisch kader verlangde onderbouwing van per activiteit of project , is een goede kosten/baten afweging mogelijk;
de overgang van de bestaande organisatie naar de nieuwe wijze van werken (‘transitie’) is een apart onderdeel binnen programmamanagement (hiervoor is een verandermanager verantwoordelijk)

Programmaorganisatie

De programmaorganisatie is ondersteunend en ondergeschikt aan de lijnorganisatie. De programmaorganisatie helpt de lijnorganisatie bij het opzetten en uitvoeren van het programma. De programmamanager geeft het programma vorm, richt de programmaorganisatie in, inspireert, motiveert, adviseert de lijnorganisatie en bewaakt de voortgang van het programma en de samenhang tussen de individuele projecten en lijnactiviteiten. De programmamanager rapporteert rechtstreeks aan de (gedelegeerd) opdrachtgever, op basis van door de betrokken organisatieonderdelen binnen het kader van het programmaplan aangeleverde informatie. Programma-activiteiten worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de lijnorganisatie. De programmaorganisatie stelt prioriteiten en neemt binnen de vastgestelde kaders beslissingen over de uit te voeren activiteiten en projecten. Of en hoe de lijnorganisatie de activiteiten uitvoert, wordt wel gevolgd door de programmaorganisatie, maar deze neemt daarover geen besluiten. Verantwoordelijkheid ligt hiervoor bij de lijnorganisatie. De verandermanager zorgt ervoor dat de met het programma opgeleverde nieuwe of verbeterde bedrijfsprocessen volgens planning gedurende de uitvoering van het programma worden gerealiseerd.

Opbouw programma

Een programma kent in hoofdlijnen drie fasen:

voorbereidingsfase,
uitvoeringsfase en
afbouwfase.

Tijdens de voorbereidingsfase komt de inhoud van het programma vast te staan. Afbakening vindt plaats m.b.t. te bereiken doelen, inspanningen (capaciteit en geld) en tijdpad. De voorbereidingsfase sluit af met het programmaplan, waarin vermeld staan op welke wijze de beoogde programmadoelen bereikt gaan worden en wat daarvoor nodig is. Tijdens de uitvoeringsfase vindt de uitvoering en bijstelling van het programmaplan vast. Zitten we nog op de goede weg? Waar moeten we bijsturen? Tijdens de uitvoering bewaakt de programmamanager onder meer de voortgang van het programma, de samenhang tussen de activiteiten en projecten, de risico’s die kunnen optreden, de belangen van de stakeholders, bijdrage van de activiteiten en projecten aan de doelen van het programma. Zodra de doelen van het programma in zicht komen, begint de afbouwfase van het programma.

Besturing van een programma

Een programma-aanpak bestaat uit 3 hoofdprocessen: vaststellen van het programma, besturen van de uitvoering en het autoriseren van (aanpassingen in) het programma. Besturing vindt plaats aan de hand van de besturingscriteria:

tempo (einddatum, tijdplanningen, beschikbaarheid capaciteit),
haalbaarheid (financieel, draagvlak),
efficiency (kosten/basten verhouding),
flexibiliteit (mogelijkheid tot bijsturing programmaplan) en
doelgerichtheid (bijdrage projectresultaten aan de programmadoelen).

Het is van wezenlijk belang deze criteria zo ‘smart’ mogelijk te krijgen. Ook is het is van groot belang de prioriteit aan te geven tussen deze criteria (welk criterium prevaleert?).