Wat is implementatiemanagement precies
Wat is implementatiemanagement?
Veel bedrijven werken met software systemen om het werk van hun medewerkers te vergemakkelijken. Daarnaast is vaak ook een doel dat, door het werken met een dergelijk systeem, bedrijven efficiënter worden. Er zijn enorm veel soorten systemen. Hieronder een aantal voorbeelden van de meest bekende:
- Systemen om alle bronnen binnen een bedrijf zoals financiën, mensen en voorraad goederen in kaart te hebben. Deze systemen worden ERP (Enterprise Resource Planning) systemen genoemd. Een bekende leverancier van dergelijke systemen is Microsoft. Zij hebben dit product Microsoft Dynamics NAV genoemd. Een alternatief is Microsoft Dynamics AX. Beide zijn ERP systemen, maar AX is vooral bedoeld voor multinationals. Microsoft Dynamics NAV is gericht op het midden- en kleinbedrijf.
- Systemen waarin alle documenten van een organisatie digitaal kunnen worden opgeslagen en vervolgens gemakkelijk door iedereen kunnen worden ingezien. Deze worden DMS, ofwel Document Management Systemen genoemd. Microsoft Sharepoint wordt door de meeste bedrijven gebruikt als DMS systeem. Een ander bekend systeem is Decos.
- De laatste categorie systemen is de CRM oplossingen. Voorbeelden van bekende systemen op dit gebied zijn SugarCRM en Microsoft Dynamics CRM.
Als een bedrijf besluit een bovengenoemd systeem te gaan invoeren vergt dat een hoop energie en specifieke kennis. Veel bedrijven hebben niet de capaciteit om dit zelf op te pakken. Hiervoor wordt dan vaak tijdelijk een implementatiemanager ingehuurd. Wat een implementatiemanager precies voor taken uitvoert, wordt hieronder verder uitgelegd.
Wat doet een implementatiemanager?
Een implementatiemanager is de schakel tussen de gebruikers van het nieuwe systeem en de leverancier van de software. De taken die een gemiddelde implementatiemanager uitvoert variëren, maar er zijn altijd een aantal standaardtaken die moeten worden verricht. Hieronder volgt een opsomming van de meest voorkomende taken:
Inventariseren eisen & wensen
Vaak heeft een organisatie zelf al een keuze gemaakt voor een bepaald softwarepakket. Soms is er alleen bekend dat 'er een ERP systeem moet komen'. In dit geval gaat een implementatiemanager samen met gebruikers bepalen wat een systeem precies moet kunnen. Op basis hiervan wordt dan een lijst gemaakt van mogelijke pakketen die dit allemaal kunnen.
Leveranciersselectie
Is er een keuze gemaakt voor een bepaald pakket, bijvoorbeeld Dynamics CRM, dan moet een leverancier worden gezocht die de software gaat installeren. Hiervoor gaat een implementatiemanager bij een aantal partijen langs om te bepalen welke de meest geschikte is. Op basis van de ervaring uit voorgaande projecten kent een implementatiemanager soms al een aantal geschikte leveranciers. Vaak hebben leveranciers het standaardpakket zelf ook aangepast, zodat dit beter aansluit bij bedrijven uit een specifieke branche.
Communicatie over aanstaande veranderingen
Medewerkers van de organisatie waar het nieuwe systeem wordt ingevoerd moeten weten wat er allemaal gaat veranderen. Dit is belangrijk om draagvlak te creëren voor het nieuwe systeem. Je wil immers dat medewerkers het nut ervan inzien en het daarom enthousiast gaan gebruiken. Hiervoor worden bijvoorbeeld bijeenkomsten of presentaties tijdens vergaderingen georganiseerd. Ook door middel van meer ludieke acties, bijvoorbeeld een wedstrijd voor de nieuwe naam van het systeem, worden medewerkers betrokken bij deze verandering.
Aanpassen werkinstructies en processen
Bij een nieuw systeem hoort vaak een andere manier van werken. Je moet als gebruiker weten, waar je welke informatie invoert en terugvindt. Bij een CRM systeem zijn de gegevens van klanten een belangrijke bron van informatie. Als bedrijf wil je dat iedereen op dezelfde wijze deze gegevens invoert en gebruikt. Op deze manier voorkom je bijvoorbeeld dat de ene medewerker altijd alleen de voorletters van een contactpersoon invult en de andere medewerker altijd de gehele voornaam. Ook maak je afspraken over wie wat mag doen in het nieuwe systeem. Niet zomaar iedereen zal toegang krijgen tot de financiële gegevens van klanten.
Aansturen technisch implementatiepartner
Het installeren en aanpassen van de software op de ICT infrastructuur wordt gedaan door de technische implementatiepartner. Vaak passen zij ook nog de software aan, zodat deze precies aansluit bij de organisatie waar het wordt geïnstalleerd. De implementatiemanager stuurt vaak de technische partner aan. De implementatiemanager is verantwoordelijk voor het gehele traject en moet dus zorgen dat de technische partner op tijd oplevert.
Opstellen testscripts en coördinatie gebruikerstesten
Nadat een systeem is geinstalleerd en is ingericht moet het worden getest. Er moet immers worden bepaald of het systeem helemaal werkt zoals van te voren is afgesproken. Het testen wordt vaak samen met gebruikers gedaan. Deze moeten dan fictieve cases doorwerken. Deze cases of testscripts vertellen wat voor informatie een gebruiker moet invoeren in het systeem. Dit hele traject van opstellen van cases tot het begeleiden van de sessies waarin gebruikers het nieuwe systeem testen en het aanpassen van de eventuele fouten, wordt uitgevoerd door een implementatiemanager.
Opleiden en begeleiden van medewerkers bij gebruik nieuw systeem
Als medewerkers het nieuwe systeem gaan gebruiken zullen zij hiervoor eerst moeten worden opgeleid. Er zijn veel gespecialiseerde trainers die bijvoorbeeld alleen maar trainingen op het gebied van Sharepoint of Dynamics verzorgen. Ook tijdens de eerste paar weken dat een systeem 'live' is, moeten gebruikers worden ondersteund. Ook hiervoor worden gespecialiseerde trainers ingezet. In kleine bedrijven zie je dat deze taak vaak ook wordt uitgevoerd door de implementatiemanager.
Inrichten functioneel beheer
Als een systeem eenmaal draait moet er onderhoud aan worden gepleegd. Er komen updates van de software die moeten worden doorgevoerd of medewerkers hebben wensen voor bepaalde aanpassingen. Deze taken worden vaak belegd bij de applicatiebeheerder binnen een organisatie. De implementatiemanager zorgt ervoor dat deze taken worden overgedragen aan de applicatiebeheerder. Daarnaast moet de organisatie weten hoe zij om moet gaan met foutmeldingen.
Meer weten over implementatiemanagement?
Er zijn bedrijven die zich helemaal hebben toegelegd op implementatiemanagement of het leveren van implementatiemanagers voor projecten. Wilt u meer weten over de werkzaamheden neem dan eens contact op met Bureau Tromp. Deze organisatie levert tijdelijke ervaren medewerkers voor ICT implementaties. Een aanrader is het boek "Communicatie en Implementatie" van Pater. Hierin veel praktijkvoorbeelden over hoe je medewerkers mee krijgt in een veranderingstraject naar een nieuw systeem. Een ander nuttig boek is geschreven door van Geenen en heet Nieuwe software implementeren. Het boek behandelt het gehele traject van een software implementatie en bevat onder andere een standaard projectaanpak hiervoor.