Tips voor een probleemoplossend gesprek

Een probleemoplossend gesprek is een gesprek waarbij je uitvoerig een probleem beschrijft en tot de kern van het probleem probeert door te dringen. Bij een probleemoplossend gesprek besprek twee personen of partijen het probleem en proberen samen tot een oplossing te komen. In de praktijk blijkt vaak dat het voeren van een probleemoplossend gesprek niet eenvoudig is omdat er vaak hevige emoties aan vooraf zijn gegaan en beide partijen zullen al snel eerder proberen hun gelijk te krijgen dan daadwerkelijk het probleem aanpakken. Hierdoor is het belangrijk om je goed voor te bereiden op een probleemoplossend gesprek en jezelf te kunnen verplaatsen in de ander zodat je samen tot een bevredigende oplossing komt voor het probleem.

Oplossen of meedenken

Er zijn 2 soorten problemen:

Technische en eenvoudige problemen2.Abstracte of vage sociaal-emotionele problemen

Eenvoudige problemen zijn meestal vragen. Technische problemen zijn de problemen waarvan De oplossing van goede kwaliteit dient te zijn en waarbij de hulp van een expert nodig is. Het gespreksmodel wat vaak gebruikt wordt bij deze problemen is het diagnoserespons model. Dit houdt in dat je op basis van je kennis een aantal vragen formuleert om een diagnose te kunnen stellen. Daarna formuleer je een oplossing die bij het probleem past: het recept.

Abstracte of vage sociaal-emotionele problemen is een verzamelnaam voor alle problemen waarvoor geldt dat:

Degene met het probleem over de relevante informatie beschikt om het probleem op te lossen en niet de expert.
De kern van het probleem niet het ontbreken van de expertkennis is maar helder denken en het vertrouwen in ene haalbare oplossing.
De acceptatie van de oplossing door degene die het probleem heeft belangrijker is dan de kwaliteit ervan.

Voorbeelden van abstracte of vage sociaal-emotionele problemen

Iemand is partij in een conflict dat escaleert
Een manager die gezagsproblemen heeft
Iemand twijfelt over een studie of een baan
Een medewerker is herhaaldelijk vergeetachtig, waardoor hij fouten maakt.

Bij dit soort problemen wordt het participatiemodel gebruikt. Dit houdt in dat degene met het probleem participeert in het formuleren van de kern en de oplossing. Hij doet het werk en wordt hierbij gecoacht door zijn gespreksleider.

Omschrijving van het probleem

Vragen die behulpzaam kunnen zijn bij het definiëren van een probleem:

Hoe manifesteert het probleem zich?
Wat is de oorzaak van het probleem?
Voor wie is het een probleem?
Wat is de last die je ervan hebt?
Waaruit blijkt dat dat de oorzaak is?

Vaststellen van het doel

Naast het eens zijn over een probleem moet er ook een overkomst worden bereikt over de na te streven doelen. Het doel moet zo goed mogelijk worden geformuleerd, zodat de effecten later meetbaar zijn. Hierdoor is het van belang om de doelen in positieve termen te formuleren. Ook moeten de doelen haalbaar en aantrekkelijk zijn voor alle betrokkenen.

Afspraken over te ondernemen acties

Er moet geformuleerd worden welke acties de betrokkene moet ondernemen om de problemen op te kunnen lossen.

Tips voor een probleemoplossend gesprek