Hoe kan je interne criminaliteit door personeel aanpakken

Inleiding

Een deel van de fraude en diefstallen binnen bedrijven wordt gepleegd door het eigen personeel. De feiten:

* Veertig procent van de winkeldiefstallen wordt gepleegd door eigen medewerkers. Het Hoofdbedrijfschap Detailhandel (HBD) biedt een folder over het omgaan met interne criminaliteit (Pdf).
* In het Dossier Interne Criminaliteit van het HBD staan praktische tips voor ondernemers in de detailhandel. Ook is er achtergrondinformatie over interne criminaliteit te vinden.
* Daarnaast biedt het HBD het 'Dilemmaspel'. Hiermee kunnen ondernemers interne fraude aan de orde stellen tijdens het werkoverleg of een speciaal belegde avond. 
* In de brochure 'Boeven op de loonlijst' van VNO-NCW staan praktische tips om interne criminaliteit tegen te gaan. 
* Ook het Centrum voor Criminaliteitpreventie en Veiligheid (CCV) biedt informatie over interne criminaliteit.

Interne criminaliteit zorgt voor grote materiële en immateriële schade. Een actieve en preventieve houding is dan ook vereist om deze vorm van criminaliteit te voorkomen.

Hoe pak je interne criminaliteit door persooneel aan? Dit artikel bestaat uit:

voorkomen door aanname fout personeel
voorkomen door gedragsregels, bewustmaking integriteit of huishoudelijk reglement
voorkomen door opvangst signalen en personeelscontrole

Stappen

Voorkomen aanname van fout personeel via zwarte lijst (waarschuwingsregister)

Naast een goede screening van personeel, is het belangrijk dat ondernemers informatie kunnen achterhalen over 'fout' personeel. De vraag hierbij is altijd of het belang van het bedrijf groter is dan het belang van degene die op deze lijst voorkomt. Daarom worden er hoge eisen gesteld aan het opstellen en gebruiken van een zwarte lijst. De stichting Fraude Aanpak Detailhandel (FAD) is opgericht in 2005, als onafhankelijk toezichthouder en beheerder van een algemeen erkende zwarte lijst: waarschuwingsregister.

Voorkomen corruptie bij huidige personeel door Gedragsregels

Ondernemers kunnen in aanraking komen met corrupte politici en ambtenaren, zowel in Nederland als daarbuiten. Deze functionarissen laten zich bijvoorbeeld omkopen met cadeaus, bijzondere kortingen of vakanties. Corruptie leidt tot scheve verhoudingen en blokkeert het ondernemerschap en de ontwikkeling van mens en maatschappij. Voorkom dat uw bedrijf hieraan bijdraagt en stel gedragsregels op, waarin staat dat omkoping onacceptabel is. Op het niet naleven van deze gedragsregel stelt u een duidelijke sanctie vast. Neem een vast standpunt aan die u naar alle stakeholders in en buiten de organisatie uitdraagt! (bron BING en Rijksrecherche)

Voorkomen criminaliteit bij huidige personeel via Bewustmaking Integriteit

Integriteit ofwel betrouwbaarheid is van belang voor de manier waarop mensen binnen organisaties met elkaar omgaan en voor hoe de organisatie zelf functioneert. Dit geldt zowel voor het bedrijfsleven als voor de overheid. Veel overheidsorganisaties hebben inmiddels een gedragscode voor integriteit ontwikkeld.

Voorkomen criminaliteit via huishoudelijke reglement

Zorg voor een duidelijk huishoudelijk reglement. Zo’n reglement geeft grenzen aan, maar schept ook duidelijkheid. Wat zijn de normen voor uw bedrijf? Hoe wordt mgegaan met kasverschillen, retour- en ruilprocedures, personeelsaankopen, het openen en sluiten van de winkels etc. Geef duidelijk aan welke consequenties het overtreden van de normen heeft.

Voorkomen criminaliteit bij huidige personeel na specifieke signalen

U kunt zelf veel doen om diefstal door eigen medewerkers te voorkomen. Belangrijk is dat u alert bent op signalen die kunnen duiden op interne fraude:

Plotseling vertrek medewerker zonder speciﬁeke reden.
Gevoel, intuïtie: hier klopt iets niet.
Non-verbaal: rood hoofd, stilvallen, zenuwachtig.
Iemand is er altijd als eerste en gaat als laatste weg.
Opvallend vaste patronen in pauzes.
Smoezen verzinnen (eerder naar huis).
Hoog ziekteverzuim.
Niet houden aan regels en procedures.
Een levensstijl van de medewerker die niet overeenkomt met zijn inkomen.
Bewust werken zonder collega’s die mee kunnen kijken, of altijd met dezelfde collega.
Heimelijke telefoongesprekken.
Veelvuldig foutbonnen, retouren, kastekort bij dezelfde mensen.
Sparen in de kassa, aantekeningen bij de kassa.
Tips van klanten: geen bon, datum klopt niet, bonbedrag klopt niet.
Veelvuldig voorkomen ronde verschillen.
Nooit kasverschil.
Leveranciers die aangeven orders te missen.
Ongebruikelijke leveringen.
Opengemaakte verpakkingen in het magazijn.
Vaak schade aan bepaalde artikelen.
Verstopte goederen in personeelsruimte of kluisjes.

Voorkomen interne criminaliteit door personeelscontrole

Personeelscontrole, ook wel visitatie genoemd, is niet hetzelfde als fouilleren. Dat is alleen aan de politie voorbehouden. Toch zijn er andere manieren om de inhoud van jassen, handbagage, ﬁ etstassen etc. te controleren. U kunt hierbij bijvoorbeeld gebruik maken van een dobbelsteensysteem: Laat iedereen die vertrekt structureel met een dobbelsteen gooien, wanneer er een 6 wordt gegooid dient die persoon zijn jaszakken en tassen te legen. Binnen uw winkel mag u eigen medewerkers altijd controleren, mits de visitatieregeling opgenomen is in het huishoudelijk reglement. U kunt de visitatie ook door de veiligheidsdienst of onderling laten uitvoeren.

Voorkomen interne criminaliteit met technische hulpmiddelen

Er zijn technische en elektronische hulpmiddelen voorhanden die kunnen ondersteunen bij het terugdringen van interne criminaliteit. Zo brengen (verborgen) camerasystemen situaties duidelijk in beeld en kunnen deze als bewijsmateriaal dienen. Het opnemen van beelden is echter wel aan banden gelegd. Voorwaarde is dat uw werknemers weten dat er cameratoezicht plaats kan vinden, zodat u geen strafbaar feit pleegt. U kunt in het huishoudelijk reglement of in het contract hierover een passage opnemen, zodat uw medewerkers hiervan op de hoogte zijn. Minder kostbaar, maar toch effectief kunnen bouwkundige maatregelen zijn. Hierbij kunt u denken aan spiegels in de winkel, kluizen en sleutelkastjes.