Hoe maak je snel etiketten met je Outlook

Etiketten maken met Outlook

Een kaart versturen is altijd leuk. Het kan tegenwoordig gratis en elektronisch maar zelf ontvang ik toch liever zo'n echte, ouderwetse kaart. Vooral rond de jaarwisseling vind ik die e-kaarten maar een seriegedoe… Wat minder leuk is om te doen, is het handmatig schrijven van al die adressen van mijn dierbaren. Gelukkig heb ik een handige collega tegenover mij zitten!

Etiketten uit Outlook verhuizen naar een Word document

Ik was aan het klagen tegen mijn collega dat mij dat toch wel een avondje ging kosten om mijn dierbaarste omgeving een nieuwjaarswens te sturen. Waarop ze heel verbaasd vroeg: Lang duren?. Dat gaat toch vanzelf met 'Outlook' riep ze over onze bureau's heen. Daar wilde ik het fijne van weten!

Outlook: eerste hulp bij ongemak!

Outlook dus. Een en ander hangt wel samen met hoe je je contactpersonen hebt georganiseerd: iedereen in één grote groep? Of heb je ze ingedeeld in categorieën? Dit is eigenlijk het meest vanzelfsprekend om het overzicht te behouden. Bijvoorbeeld: een categorie met familie, eentje met collega's (of werk), eentje met sportvereniging enz…

Hoe dan ook: ga naar je Outlook, open Contactpersonen en selecteer die personen die je een kaart wilt gaan sturen en waarvoor je dus een etiket nodig hebt. Om de opeenvolgende stappen goed te kunnen volgen, zijn ze genummerd:

Ga naar Extra: afdruk samenvoegen;

Dan verschijnt het scherm: Contactpersonen gebruiken voor Afdruk samenvoegen;

Klik: Alleen geselecteerde contactpersonen;

Klik: Alle contactpersoonvelden;

Kies bij Documentbestand voor Nieuw Document;

Kies bij Documenttype voor Adres-etiketten;

Kies Samenvoegen naar voor Nieuw Document;

Klik op OK.

Het Word gedeelte!

Automatisch maakt Outlook een koppeling naar Word: in de taakbalk (onderaan je scherm) gaat een document van Word knipperen! Klik op dat document. Je krijgt nu een melding dat Outlook een document heeft aangemaakt. Bevestig met OK.

Je ziet nu een scherm met de titel Afdruk Samenvoegen;

Klik op Instellen;

Je krijgt nu een scherm waarin het etiket kan worden geselecteerd waarop moet worden afgedrukt.

Kies bij etiketproducent het merk etiketten;

Staat jouw merk etiketten er niet bij dan kun je je eigen etiket maken: klik op Nieuw;

In het volgende scherm worden de afmetingen en aantal etiketten ingevoerd. Zo weet Word precies hoe het etikettenvel eruit ziet en komen de gegevens op de juiste plaats.

Klik nu op OK.

Je ziet nu een printvoorbeeld

Namelijk een Word-document met de etiketten. Je bent er nog niet: je moet nog bepalen welke gegevens op het etiket moeten komen. In principe zijn dat de NAW-gegevens: naam, adres en woonplaats.

Plaats je cursor in het eerste etiket!

Kies Samenvoegvelden invoegen;

'Nog enkele tips!'

TIP 1: gebruik voor de naam het veld Volledige_naam.

TIP 2: gebruik voor het adres het veld Adres voor adressenlijst.

Het eerste etiket is gemaakt. Klik op Etiketten bijwerken;

Kies in het menu bij Voltooien en samenvoegen voor Afzonderlijke documenten bewerken. Het uiteindelijke resultaat is nu op je scherm te zien. Dit voorkomt verspilling van etikettenvellen door foutieve prints.

Kies in het scherm Samenvoegen naar nieuw document voor Alles.

Je krijgt weer een nieuw resultaat te zien met alle etiketten. Dit overzichtsdocument is nu klaar voor afdruk op je printer.

Conclusie

Ik ben het niet eens met mijn collega als zou het ‘vanzelf gaan’. Je moet toch verschillende stappen doorlopen en experimenteren. En let er ook nog op: deze uitleg is van toepassing op Word en Outlook 2007. Heb je andere versies dan moet je de handleiding waarschijnlijk hier en daar aanpassen.

Links

Handige schermafdrukken bij dit onderwerp vind je bij Easy Template