Wat wel en niet doen bij een e-mail

Inleiding

Algemeen

E-mail versturen behoort bijna tot het dagelijks leven. Maar versturen is één, maar belangrijker is dat deze ook nog wordt gelezen en dat de boodschap overkomt. Het liefst met de juiste tekst, zeker bij zakelijke e-mail. De ontvanger heeft meestal een overvolle mailbox, dus moet jouw mail aandacht zien te krijgen.

Stappen

Wat moet u zeker doen:

Voordat u de e-mail wordt verstuurd de te verzenden mail eerst heel goed doorlezen. Indien mogelijk altijd de spellingscontrole gebruiken voordat de verzendicoon wordt aangeklikt. Dit heeft een extra voordeel, want de mail wordt zeker nog een keer doorgelezen.
Bij het onderwerp duidelijk aangeven wat u van de ontvanger verwacht en vooral wanneer u dat verwacht.
Probeer altijd de ontvanger aan te spreken met zijn naam, bijvoorbeeld “Geachte heer Jansen, of Geachte Bob”. Wanneer een mail begonnen wordt met “Beste of Geachte”, zonder naam, dan wordt dat ervaren dat er in het wilde weg een mail gestuurd wordt. Tevens wordt het ook ervaren dat de verzender onverschillig is of de juiste persoon de mail ontvangt.
Wanneer een naam niet bekend is, dan is de aanhef van de mail “Geachte mevrouw, meneer,”.

Lay-out e-mail

Controleer altijd of de juiste e-mail adressen worden gebruikt.
Begin een e-mail altijd met de boodschap en voeg daarna de toelichting pas toe
Indien er meerdere onderwerpen of verzoeken gemaild moeten worden, nummer deze dan
Zoveel mogelijk de e-mail kort houden, natuurlijk niet te kort en te zakelijk. Houdt wel de formulering en actieve schrijfstijl in de gaten. Langere teksten plaatst u in een bijvoegsel
Houdt het taalgebruik helder en de lay-out overzichtelijk, op deze manier wordt de boodschap het beste overgebracht.
Gebruik niet meer dan 1 hoofdzin en 1 bijzin. Zorg ervoor dat de zinnen tussen de 15 en 20 woorden bedragen.
Selecteer eerst de eventuele bijlage en type daarna pas de boodschap c.q. verzoek. Dit is de beste manier om een bijlage niet te vergeten.
Leg in de tekst met een bijlage uit wat het doel van de bijlage is en wat men van de ontvanger verlangt.
Voorzie de bijlage van een duidelijke naam.
Wanneer een mail wordt doorgestuurd, deze even doorlopen en de overbodige informatie verwijderen.
Iemand alleen een CC sturen, wanneer dat belangrijk is voor de ontvanger.
De e-mail altijd ondertekenen, samen met een beleefdheidsvorm zoals “Met vriendelijke groeten, of Alvast bedankt voor uw medewerking”.

Vooral niet doen bij e-mail

Onderwerp niet vermelden bij uw e-mail, de ontvanger zal sneller de neiging krijgen de mail niet te lezen.
Vermijdt de woorden “info” en “reclame”. Hierdoor kan eventueel een spamfilter worden geactiveerd. Wanneer deze spamfilter in actie komt, wordt de mail waarschijnlijk gezien als spam en automatisch verwijderd.
Uw naam vergeten onder de mail te plaatsen
Zich verschuilen achter een mail
Vertrouwelijke of privé informatie via de mail versturen
Andere mailadressen open en bloot meesturen als een mail naar meerdere externe contacten gaat.
De hele afdeling dezelfde mail sturen, in de hoop dat de juiste persoon de boodschap oppakt.
Bij haast, boosheid of neiging tot het voeren van een discussie is het beter even te bellen of de persoon in kwestie te bezoeken.
Roddelen via de mail.

Tenslotte

Het versturen van een e-mail is niet alleen een vorm van het versturen van informatie over een bepaald onderwerp. Een e-mail wordt ook gezien als informatie over de verzender en het bedrijf. Een mail kan, waarvan de tekst divers uitgelegd kan worden, een heel eigen leven gaan leiden. En dat is meestal geen positief leven.