Kenmerken van een goede presentatie

Presenteren kun je leren

Presentator

Dat is op dit moment wel één van de meeste gevleugelde titels in trainingsland: Presenteren kun je leren. Het klopt wel dat je kunt leren presenteren, maar het is niet zo simpel als even een powerpoint presentatie maken. Een goede presentatie is namelijk iets anders dan een hoop beelden begeleidt door een verhaal. Een goede presentatie is een goed verhaal, waarin de beelden de kernpunten ondersteunen. Daarom is een goede powerpoint presentatie niet hetzelfde als een goede presentatie.

⬇ Index

Presenteren

Er zullen altijd presentaties blijven bestaan. Al was het alleen maar omdat we altijd informatie zullen moeten overdragen tussen de persoon met de informatie en personen zonder. Er is echter een verschil tussen je verhaal omzetten in een soort opsomming van punten en dat presenteren in een stapel dia’s in powerpoint en de informatie via een beamer vertonen. Het overbrengen van informatie vraagt namelijk om begrip van de informatie die je wilt overbrengen. Daarnaast vraagt het presenteren van informatie om begrip voor hoe mensen leren en de situatie waarin je de presentatie moet geven. Zo kan ik in een situatie waarin ik mensen slechts een korte introductie hoef te geven volstaan met een paar kenmerkende punten uit de informatie, om ze een idee te geven. Echter als ik mensen een diepgaander inzicht moet geven, dan kan ik niet volstaan met kenmerkende punten, dan moet ik de informatie indelen in belangrijk, interessant, leuk om te weten en onbelangrijk. Dat vraagt om een diepgaande kennis van het onderwerp. Dieper dan wat je tegenwoordig vaak ziet als iemand een powerpoint presentatie geeft.

Je hebt dus verschillende soorten presentaties. Maar een hoop dias met plaatjes en opsommingen is zeker geen presentatie, dat is gewoon een powerpoint show. Dan laat je niet zien hoeveel je weet van het onderwerp en wat een goede presentatie is, maar hoe goed je met powerpoint kunt omgaan.

⬇ Index

Een goede presentatie

Zoals eigenlijk met alles in deze wereld wat te maken heeft met kennisoverdracht begint een goede presentatie met het hebben van een goed verhaal. Dat betekent dat mijn presentatie een introductie moet hebben, een middenstuk dat naar een climax leidt en een afsluiting. Daarom is het ook veel makkelijker voor mensen die goed zijn in het vertellen van verhalen om een goede presentatie te geven, dan voor iemand die goed weet hoe powerpoint werkt. Zo’n powerpoint expert zou beter een presentatie kunnen houden over powerpoint, dan een presentatie waarbij hij of zij powerpoint gebruikt.

De reden voor het werken met een introductie, je verhaal en een afsluiting heeft te maken met het feit dat mensen de neiging hebben om het eerste en het allerlaatste wat ze horen echt te onthouden. Alles wat daar tussen zit wordt wel opgeslagen, maar is toegankelijk op basis van de introductie en de afsluiting. Dus als je introductie interessant is, bijvoorbeeld een toepasselijke grap, dan onthouden mensen je verhaal beter. Hoe slecht je powerpoint presentatie ook mag zijn.

Een ander kenmerk van een goede presentatie is, dat deze ook zonder hulpmiddelen als dia’s, overheadsheets of powerpointslides is te volgen. Eigenlijk moeten de powerpoint dia’s niet meer zijn dan ondersteuningen van het verhaal, door een verhelderend beeld toe te voegen aan het betreffende punt in je verhaal. Want soms zegt een beeld meer dan duizend woorden. Of door de hoofdpunten op te sommen mensen een hou vast te geven voor je verhaal. Zo kun je een powerpoint dia met opsommingen bijvoorbeeld gebruiken om tijdens je verhaal uit te wijden over een punt en vervolgens terug te keren naar je verhaal, door te verwijzen naar het punt waar het mee begon.

Maar bij een goede presentatie is powerpoint dus een ondersteuning, niet het uitgangspunt. Als je verhaal niet verteld kan worden zonder powerpoint, dan is het eigenlijk niet waard om verteld te worden.

⬇ Index

Een goede powerpoint presentatie

Een goede presentatie heeft dus eigenlijk geen powerpoint nodig, omdat het een goed verhaal is. Toch zijn er voor de situatie waarin je toch graag een presentatieprogramma als powerpoint gebruikt wel een paar adviezen te geven.

Zorg dat je verhaal past op maximaal 15 dias, liever minder zelfs.
Gebruik per dia niet meer dan twee afbeeldingen en liefst zelfs maar één.
Plaats niet meer dan 5 (vijf) punten tot 7 (zeven) op een dia. Als je meer punten nodig hebt, kijk dan nog eens naar de punten of sommige samengevoegd kunnen worden.
Gebruik beweging in de dia slechts om een nieuw punt onder de aandacht te brengen.

Toehoorders

Een paar redenen voor deze adviezen zijn de volgende.

1. Zodra je boven de 15 dia’s komt, wordt de hoeveelheid informatie die je wilt overbrengen te groot voor het korte termijn geheugen. Mensen zullen dan alleen de eerste twee en de laatste dia onthouden. Wat betekent dat je dertien tot dertig dia’s voor niets hebt zitten maken.
2. Mensen hebben redelijk veel tijd nodig om onbekend beeld te verwerken. Eén afbeelding neemt dus al genoeg tijd in beslag en leidt zelfs af van het gesproken verhaal, omdat de meeste mensen visueel zijn ingesteld. Twee afbeeldingen vragen zoveel aandacht dat je net zo goed je mond kunt houden en wachten tot het mensen opvalt dat je niets meer zegt. Te merken aan het feit dat ze onrustig worden.
3. Bij meer dan zeven punten op een dia, gaan mensen zitten lezen in plaats van luisteren. Zelfs als je de punten met behulp van powerpoint één voor één laat verschijnen, creëer je een probleem. Bij het laatste punt moeten mensen namelijk het hele lijstje weer lezen en zijn dus afgeleidt van je verhaal. Waarmee de eerste woorden voor niets zijn uitgesproken.
4. Doordat mensen visueel ingesteld zijn en dan vooral ingesteld op beweging, trekt bewegend beeld hun aandacht weg bij je verhaal. Wil je dus een filmpje of bewegend beeld opnemen in powerpoint, laat de mensen dan rustig kijken na je introductie en doe je verhaal nadat het filmpje is afgelopen. Als je fimplje jouw verhaal nodig heeft om begrepen te worden is het het verkeerde filmpje voor bij je verhaal. Het filmpje of bewegende beeld moet voor zichzelf kunnen spreken of anders slechts op hoofdpunten jouw ondersteuning nodig hebben. Maar als jij als voice-over moet optreden dan heb je het verkeerde bewegende beeld voor je verhaal.

⬇ Index

Kenmerken van een goede presentatie

De belangrijkste kenmerken van een goede presentatie zijn dus dat het een samenhangend verhaal is. Waarbij er een kop, middenstuk en eind aan zit. Verder is de visuele presentatie in powerpoint vorm of een ander presentatieprogramma ondersteunend en niet leidend. Een goede presentatie is dus ook te volgen als er geen visuele ondersteuning bij is. Verder is de goede presentatie aangepast aan de situatie, waarbij de situatie bepaald wordt door het doel van de presentatie en de aanwezige toehoorders.

Je zou bijna kunnen stellen dat een goede presentatie ook in het donker te houden is. Zolang je maar weet wie je publiek is en met welk doel ze naar je zijn komen luisteren. Tot slot is de belangrijkste eigenschap van een goede presentatie het feit dat de toehoorders weggaan met de informatie die jij als presentator belangrijk vindt. Wat eigenlijk betekent dat je zou kunnen volstaan met een powerpoint dia aan het eind van je presentatie, waarop je samenvat wat je wilde vertellen. Waarmee maar weer eens bewezen is dat in de beperking men de meester herkent.

⬇ Index