Hoe gebruik je voorwaardelijke opmaak in Excel

Introductie

Excel is voor velen een tamelijk mysterieus programma: het programma kan veel maar er zijn maar weinig mensen die al deze functies kunnen gebruiken. In dit artikel meer uitleg over een van de meer basis functies van Excel: de Voorwaardelijke Opmaak.

Wat is voorwaardelijke opmaak?

Voorwaardelijke opmaak is exact wat de naam aangeeft: er wordt een bepaalde opmaak toegepast als aan een voorwaarde voldaan is. Denk hierbij dat in een financieel werkblad in Excel het handig is als een getal rood wordt als het minder dan 0 is. Dit kan worden bereikt met Voorwaardelijke opmaak. Als aan voorwaarde (getal is 0 of minder dan 0) is voldaan pas dan een bepaalde opmaak (maak het getal rood) toe. Hoe je dit kan bereiken laat ik hieronder zien.

Voorwaardelijke opmaak gebruiken

Hier de stappen die je moet doorlopen om voorwaardelijke opmaak op een cel of op een groep cellen toe te passen:

1. Open Excel

1. Selecteer de cel of de cellen waar je de voorwaardelijke opmaak wilt gaan toepassen. Ik gebruik in dit voorbeeld de cel C3. In het plaatje hieronder zie je dat ik cel C3 heb geselecteerd.

Als ik dezelfdee voorwaardelijke opmaak op meerdere cellen wil toepassen dan selecteer ik die cellen, de rij of de kolom.

1. Klik op Voorwaardelijke Opmaak

4. Er verschijnt het volgende menu. Klik in dit menu op Nieuwe regel...

5. Het volgende scherm komt in beeld:

6. In dit scherm kun je de voorwaarden instellen.

7. Klik in dit venster op de tweede regel: Alleen cellen opmaken met. Het scherm wijzigt:

8. In dit kan je onderin instellen wat de voorwaarde is. Ik ga door met het voorbeeld dat het om een financieel bestand gaat waarin duidelijk moet worden aangegeven dat een getal onder 0 is. Om dit te bereiken klik ik op het vakje waarin nu tussen staat. Hierdoor komt er een pull-down menu tevoorschijn:

Omdat ik gewaarschuwd wil worden als een getal kleiner is dan 0 kies voor kleiner dan. Als ik hier op klik wordt de zin dus: Celwaarde kleiner dan: 

Aangezien de cel maar kleiner kan zijn dan 1 getal vervalt er een van de hokjes rechts. Dit zie je hier:

9. In dit scherm vul ik rechts 0 in. Vervolgens klik op Opmaak... om te bepalen wat er moet gebeuren als er aan de voorwaarde (Celwaarde kleiner dan 0) is voldaan.

10. Het Opmaak scherm ziet er als volgt uit:

In dit scherm staan bovenin de tabbladenGetal, Lettertype, Rand enOpvulling. De meestgebruikten hierin zijn Lettertype, Rand en Opvulling.

In Lettertype kan je instellen of het lettertype moet veranderen, of de tekst onderlijnt moet worden, of de kleur verandert moet worden etc.

In Rand kan je instellen of er een rand om de cel heen moet komen als aan de voorwaarde (zie vorige stappen) voldaan is.

Bij Opvulling kun je kiezen voor een opvulling als aan de voorwaarde voldaan is.

Zelf geef ik de voorkeur aan Opvulling omdat dit het duidelijkst is.

Het scherm Opvulling zie je hieronder:

Omdat een negatief saldo vaak wordt geassocieerd met Rood kies ik voor de kleur rood door hierop te klikken in het kleurenpalet aan de linkerkant. jzigenVerwijderenmove

Aangezien een zwarte tekst niet zo fijn leest in een rode cel maak ik tekstkleur wit. Hiervoor ga ik naar het tabblad Lettertype om de tekstkleur wit te maken.

In het vakje Kleur: kies ik voor Wit.

11. Nu alles ingesteld staat klik op OK. Je komt nu terug in het vorige scherm (zie stap 9). Hier krijg je nog even te zien hoe de cel eruit komt te zien als aan de voorwaarde voldaan is.

12. Om te laten zien dat het werkt typ ik een getal lager dan 0 in de cel:

Als ik echter een getal boven de 0 invoer dan wordt de cel weer normaal:

Hiermee heb je dus een Voorwaardelijke Opmaak ingesteld.

Voorwaardelijke opmaak wissen

Als je per ongeluk een voorwaardelijke opmaak hebt ingesteld en je wilt deze wissen dan doe je dit als volgt: 

Klik weer op Voorwaardelijke Opmaak en klik vervolgens op Regels beheren...

In dit scherm kun je de regel selecteren die je wilt veranderen of wilt verwijderen. Zorg wel dat je de cel geselecteerd hebt waar op dat moment een regel op ingesteld staat. In mijn geval is dat C3.

Je krijgt dit scherm te zien bij Regels Beheren...

Hier kan je nog meer regels instellen met Nieuwe Regel, een regel aanpassen met Regel Bewerken of de regel verwijderen met Regel Verwijderen. Aangezien we de regel willen verwijderen gebruik je de laatste knop.

Vervolgens even op OK klikken en de regel is verwijderd.

Vragen?

Als er dingen niet duidelijk zijn in dit artikel, laat dan even een reactie achter. Wil je meer informatie over een bepaalde stap, reageer even en geef zo snel mogelijk antwoord.