Hoe corrigeer je gemakkelijk een Word Document

Introductie

Af en toe wordt je gevraagd om een document na te kijken op fouten, om tips te geven, om eventuele verbeteringen in de zinnen door te voeren of voor andere acties. Microsoft Word heeft hier handige functies voor: jij geeft duidelijk aan wat je wijzigt en de ander kan snel je wijzigingen over nemen. In dit artikel uitleg over hoe je documenten van anderen nakijkt.

Nakijken met Opmerkingen

Een van de mogelijkheden om documenten van iemand anders na te kijken is door Opmerkingen te gebruiken. Dit zijn kleine tekstballonnetjes naast de tekst die naar een woord verwijzen.

Je gebruikt Opmerkingen als volgt:

1. Ga naar het tabblad Controleren in 

1. In dit tabblad zie een aantal mogelijkheden. Het gaat ons hier om Opmerkingen.

3. Selecteer nu de tekst die je wilt verbeteren, of waar je een opmerking over wilt maken. Klik vervolgens op Nieuwe Opmerking. Je krijgt een ballonnetje naast de tekst. (Als het niet goed leesbaar is, klik dan op de afbeelding en je krijgt de afbeelding op volledige grootte te zien.)

Met deze methode kan je snel door een document heen gaan door bij dingen die je ziet een Opmerking te zetten. Erg handig. Een nadeel is wel dat de persoon voor wie je het nakijkt wel de wijzigingen zelf moet overnemen. Bij de andere methode die ik hierna beschrijf is dit niet zo.

Nakijken met Wijzigingen Bijhouden

Gemakkelijker voor beide partijen (nakijker en nagekekene) is de functie Wijzigingen Bijhouden. Dit schakel je zo in:

Klik op het papiertje met potlood erbij dat in de afbeelding hierboven oplicht.

Vanaf nu worden al je wijzigingen in het document automatisch bijgehouden. Word maakt zelf een notitie met de uitgevoerde verbetering zodat de persoon voor wie je het nakijkt snel kan zien wat er precies verandert is.

Bij een paar correcties ziet hij document er zo uit:

Met een doorhaling wordt aangetoond wat er niet klopt. De rode tekst is de verbetering die door de nakijkende persoon is ingevoerd/voorgesteld.

Als de opmaak wijzigt dan zet Word er een Opmerking bij aangezien dit zo duidelijker is.

Nadat je een document hebt nagekeken sla je het op met de wijzigingen. De persoon die vervolgens met het document aan de gang gaat kan snel door de (voorgestelde) wijzigingen heen lopen en deze accepteren of negeren. Dit doe je met deze knoppen (rood omlijnt).

Een korte uitleg over de knoppen:

• Volgende: Ga naar de volgende wijziging
• Vorige: Ga naar de vorige wijziging
• Accepteren: Accepteer de wijziging. Hierdoor verdwijnt de doorgestreepte tekst, wordt en voorgestelde tekst normale tekst en verdwijnt het tekstballonnetje als dit er is.
• Negeren: wijs een voorgestelde wijziging af. De verandering wordt teruggedraaid naar de vorige staat.

Evaluatie Opmerkingen vs Wijzigingen Bijhouden

Zelf ben ik een voorstander van Wijzigingen Bijhouden. Dit werkt namelijk voor beide partijen sneller: je doet een wijziging, Word houdt bij wat de wijziging was en de andere persoon ziet duidelijk wat de wijziging is. Ook kan de andere persoon accepteren of negeren. Dit scheelt die persoon weer tijd: je hoeft niet alle opmerkingen af te gaan, de opmerking te verwijderen en zelf de voorgestelde tekst in te voeren.

Opmerkingen hebben ook zo hun nut, maar meer in de zin van suggesties om stukken tekst uit te breiden of in te perken.

Conclusie: de functies Opmerkingen en Wijzigingen Behouden hebben elk zo hun nut. Ze vullen elkaar aan in gebruik. Het beste is om ze door elkaar heen te gebruiken: beide waar ze het best in zijn.

Vragen?

Was er iets onduidelijk in het artikel? Kunnen er dingen korter of juist uitgebreider of heb je een aanvulling? Laat even een reactie achter en ik pas het artikel aan.